Comment superviser les tchats dans Microsoft Teams ?

1. Vérifiez que vous disposez de la bonne licence

Toutes les formules de Microsoft 365 n’offrent pas la possibilité de contrôler et de consigner les tchats. Les services IT qui utilisent des licences Basic, Standard ou Premium devront passer au plan de licence E5 ou au plan de licence E3 avec un module complémentaire E5 Compliance pour bénéficier de cette fonctionnalité.

2. Activer la gestion de la conformité des communications

Avant de pouvoir superviser les messages instantanés dans Teams, vous devez activer l’utilisation globale des fonctions de gestion de la conformité des communications. Une fois cette étape faite, les administrateurs autorisés peuvent accéder à toutes les configurations qui permettent le monitoring de tout ou partie des utilisateurs.

Les administrateurs peuvent être affectés à l’un des rôles suivants, avec des fonctions et des accès différents aux logs des conversations. Par exemple :

• L’administrateur de la conformité des communications peut activer les fonctionnalités, définir des administrateurs de niveau inférieur et effectuer les opérations classiques de lecture/écriture/mise à jour/suppression des politiques.
• L’analyste de la conformité peut examiner les politiques créées et visualiser les métadonnées des messages, mais pas le contenu des messages.
• L’inspecteur chargé de la conformité des communications peut consulter les métadonnées des messages et les messages eux-mêmes. Il peut également marquer des communications afin qu’elles soient ajoutées à des processus de e-discorvery (le processus pour obtenir et échanger des preuves dans le cadre d’une affaire ou d’une enquête judiciaire).

3. Déterminer qui surveiller

Les administrateurs avec la licence appropriée peuvent surveiller les discussions (et les autres communications Teams) de tous les employés, ou de certains employés.

Ils peuvent également placer les utilisateurs dans des groupes de contrôle spécifiques, ce qui simplifie la configuration du contrôle de certaines équipes ou de certains départements qui ont besoin de règles plus granulaires.

4. Créer une politique de monitoring

Les administrateurs doivent planifier et configurer des politiques de conformité des communications pour établir le bon degré de suivi de chaque groupe. Microsoft propose des modèles de politiques ou la possibilité de créer des politiques à partir de zéro.

Une troisième option consiste à utiliser un assistant intégré (un wizard) qui guide les administrateurs tout au long du processus de création de la politique.

Quelle que soit la méthode utilisée, l’objectif de la création d’une politique est de :

• Placer les utilisateurs dans des groupes de supervision.
• Choisir qui peut examiner la politique et/ou les messages qui sont contrôlés.
• Sélectionner les canaux de communication à surveiller au sein de Microsoft 365.
• Désigner les conditions et les mots-clés sur lesquels l’outil de conformité doit alerter.
• Choisir si les communications entrantes, sortantes ou uniquement internes doivent être surveillées.

Bien que de nombreuses autres étapes soient nécessaires pour mettre en place une gestion de la conformité des communications au sein d’une entreprise, les étapes principales ont été couvertes ici.

Une fois ces actions terminées, les utilisateurs et les groupes créés pourront commencer à surveiller et à alerter sur les violations de conformité, conformément à la politique en vigueur.

L’employeur peut-il consulter l’historique des discussions dans Teams ?

Oui. Un administrateur de Microsoft 365 peut suivre l’activité des tchats dans Teams, via des tableaux de bord, indiquant par exemple le nombre de groupes Teams et de messages de chat privés initiés par un utilisateur et le nombre de réponses à ces messages.

Les administrateurs peuvent anonymiser des informations identifiables dans ces données d’activité, les noms et les adresses électroniques. Mais une entreprise peut aussi, dans certains cas, consulter le contenu des tchats d’un employé, par exemple lors d’un processus d’e-discovery. Dans ces cas, l’administrateur peut voir :

• Les messages.
• Les messages édités.
• Les composants de Microsoft Loop.
• Les Emojis et les GIF.
• Les réactions.
• Les noms des canaux Teams.