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Les bonnes pratiques pour implémenter un ERP

Le déploiement d’un nouveau système ERP est une entreprise risquée. Voici comment réduire les risques et augmenter les chances de réussite grâce à huit bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves.

Lorsqu’il s’agit d’implémenter un ERP, les bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves restent intemporelles, même lorsque les choses changent. Et les choses ont beaucoup changé.

Avec l’essor des ERP cloud, plus modulaires, le cauchemar du déploiement sur plusieurs années est en grande partie révolu. « Qu’il s’agisse d’une PME ou d’une grande entreprise, les cycles de mise en œuvre de l’ERP sont trois fois moins longs qu’auparavant », constate Bill McNee, fondateur et analyste principal de McNee Associates.

De plus, l’évolution de l’ERP a apporté des fonctionnalités qui étaient impensables il y a quelques années seulement, mais elle a également rendu l’ERP accessible aux plus petites entreprises, auparavant limitées à QuickBooks et aux feuilles de calcul Microsoft Excel.

Pourtant, malgré tous ces changements, et quelle que soit la taille et l’échelle d’un déploiement ERP moderne, les bonnes pratiques restent donc les mêmes.

Attention, toutefois, aucune d’entre elles à elle seule ne garantit le succès d’un projet ERP. « Le risque d’échec n’a pas vraiment diminué au fil du temps ; en fait, il a probablement augmenté », avertit Eric Kimberling, PDG de Third Stage Consulting Group, spécialiste dans la mise en œuvre de progiciels de gestion intégrés. « La bonne nouvelle, c’est que les mesures que vous pouvez prendre pour limiter les risques d’échec sont bien connues ».

Qu’est-ce que l’implémentation d’un ERP ?

La réponse courte à cette question est que l’implémentation d’un ERP est le processus de déploiement d’un système ERP.

Mais en réalité, le processus est complexe et comporte plusieurs étapes distinctes qui s’étalent sur plusieurs mois, voire plusieurs années.

Il commence généralement par l’établissement d’un budget et l’analyse des logiciels et des processus d’entreprise. Ensuite, un plan de projet est créé, une équipe de projet est désignée et les exigences du nouveau système sont identifiées, ce qui constitue la base du choix du produit ERP à acheter.

Le nouveau système est ensuite installé, configuré et testé, et toutes les données de l’ancien système (s’il y en a un) sont migrées vers le nouveau. Les utilisateurs sont formés, le système est mis en service et une équipe plus restreinte assure l’assistance et la maintenance continues.

Le chef de projet analyse ensuite l’ensemble du projet afin d’en tirer des enseignements pour la suite.

Tableau des principaux pièges à éviter lors de l'implémentation d'un ERP
Un grand nombre des pièges peuvent être évités en suivant les bonnes pratiques reconnues.

8 bonnes pratiques pour l’implémentation d’un ERP

Beaucoup de choses peuvent mal tourner avec autant d’étapes, de systèmes et de personnes impliquées. Mais ces huit bonnes pratiques aideront à éviter bien des écueils et à augmenter les chances de réussite du déploiement de l’ERP.

1. Définir d’abord les objectifs de l’entreprise

Trop d’entreprises mettent la charrue avant les bœufs. Elles choisissent des logiciels prêts à l’emploi dont elles pensent qu’ils leur donneront des idées sur la manière de mieux gérer leur entreprise, regrette M. Kimberling.

Cette approche peut saper les forces d’une entreprise. Au lieu de cela, elles devraient commencer par définir clairement les indicateurs de performance clé souhaités (KPI) et effectuer la planification stratégique nécessaire pour aligner les efforts sur les activités de l’entreprise.

2. Améliorer la qualité des données

Le processus de mise en œuvre d’un ERP est l’occasion idéale de mettre un peu d’ordre dans les données d’une l’organisation. À l’inverse, ne pas s’occuper de la qualité des données peut condamner le projet. Il est devenu encore plus important de s’attaquer au problème à l’ère émergente de l’ERP cloud, de l’analytique et de l’IA.

« Des données sales peuvent vous coûter des millions et conduire à des prises de décision désastreuses », prévient M. McNee. « La clé est de s’engager dans des pratiques rigoureuses de gestion des données qui permettent de s’assurer que leur qualité ne s’érode pas au fur et à mesure de l’agrégation, de la duplication et de l’intégration de diverses sources de données internes et externes ».

M. McNee recommande de se concentrer sur l’essentiel avant d’entreprendre une migration des données. C’est-à-dire qu’il faut établir des définitions et des formats de données cohérents et veiller à ce que les pratiques en matière de données soient harmonieuses entre les systèmes et les frontières organisationnelles.

Il suggère également de travailler avec un éditeur de Master Data Management qui propose des outils et des méthodologies complets.

3. Identifier clairement les forces et les faiblesses de vos équipes

Il s’agit là d’une règle générale en matière d’IT, mais elle est particulièrement importante pour les déploiements d’ERP.

L’ERP touche toutes les parties d’une entreprise. Il affecte presque tous les processus. Il enregistre toutes les transactions et produit des informations. Si une organisation veut bien faire les choses, le fait d’avoir les bonnes personnes peut faire une énorme différence.

Une chose à éviter est de trop se fier à une seule personne. Rick Gemereth, DSI et vice-président senior de Lionel, un fabricant de trains miniatures et de voitures moulées à Concord, en Caroline du Nord, rappelle qu’il est essentiel que la personne responsable soit entourée de talents. « La personne qui dirige le projet ne peut pas sauver le monde à elle seule », résume-t-il.

Ne vous y trompez pas : le déploiement d’un progiciel de gestion intégré (PGI) va dégrader la productivité de votre entreprise si vous n’y prenez pas garde. C’est pourquoi il est important de procéder à une évaluation honnête de votre équipe et de poser des questions difficiles sur ce que vos collaborateurs peuvent supporter, avertit Wally Johnson, directeur de la chaîne d’approvisionnement chez SMTC Corp, un fournisseur de services de fabrication en sous-traitance basé à Melbourne, en Floride. « Vous pouvez être opérationnel, mais ne seriez-vous plus efficace avec une aide extérieure ? », demande-t-il.

4. Trouver un partenaire de confiance pour la mise en œuvre

La recherche d’un bon partenaire peut être difficile, mais le jeu en vaut souvent la chandelle.

« Mon conseil aux DSI serait de s’assurer qu’ils bénéficient d’une aide de qualité, qui a traversé les guerres de déploiement de ces solutions à un niveau stratégique », invite Bill McNee.

« La sauce secrète [de l’ERP] consiste à trouver comment appliquer [ces recettes] à votre entreprise », ajoute Wally Johnson. « Si vous essayez de le faire vous-même, vous échouerez ».

5. Créer une bonne méthodologie de mise en œuvre

Les méthodologies de mise en œuvre déterminent souvent le succès ou l’échec du déploiement d’un ERP.

Un bon déploiement nécessite de définir les besoins de l’entreprise par le biais d’une documentation, insiste Rick Gemereth. Depuis que Lionel est passé à NetSuite en 2010, il a pu constater la différence qu’une bonne documentation peut faire. C’est elle qui lui a permis de personnaliser son ERP cloud plus efficacement.

« Nous avons adapté NetSuite de nombreuses façons, mais sans documentation, cela aurait été beaucoup plus difficile », assure-t-il.

La pratique du « sandboxing » (exécution d’un nouveau logiciel dans un environnement de test séparé et isolé) peut également faire partie d’une bonne méthodologie de mise en œuvre.

« Je ne pense pas qu’il soit judicieux de débrancher les anciens systèmes et de brancher les nouveaux en disant “OK, on y va” », avertit Rick Gemereth, ajoutant qu’il est toujours nécessaire de faire fonctionner les anciens et les nouveaux systèmes en parallèle.

6. La communication au cœur de l’action

La liste des meilleures pratiques en matière de mise en œuvre d’un système ERP ne serait pas complète si elle ne mettait pas l’accent sur la communication.

La communication est d’autant plus cruciale que les déploiements d’ERP sont des projets horizontaux qui touchent tous les secteurs d’une entreprise, a déclaré M. Gemereth.

Le déploiement d’un système ERP n’est pas un projet informatique », a-t-il déclaré, « c’est un projet d’entreprise ».

La communication est un élément de la gestion du changement organisationnel, une pratique exemplaire à laquelle Third Stage Consulting adhère, a déclaré M. Kimberling.

Qu’il s’agisse d’un déploiement sur site ou dans le cloud, les employés doivent savoir en quoi le logiciel modifie leur travail et être formés à ces nouveaux outils, a-t-il ajouté. Cela peut grandement contribuer à déterminer l’efficacité de l’adoption d’un nouveau système par les utilisateurs.

7. Accepter les petits échecs en cours de route

Comment peut-on à la fois prévenir et accepter l’échec ? La réponse est qu’il n’y a pas vraiment d’autre option.

Tenter de prévenir l’échec de la mise en œuvre de l’ERP pour l’ensemble du projet est une évidence. Aucune organisation ne souhaite dépenser des millions pour constater que le logiciel est inefficace à l’arrivée.

Néanmoins, il est certain que de petits échecs se produiront au cours d’un déploiement. Il faut l’accepter. La manière dont une organisation y répondra contribuera à l’efficacité finale du nouveau système ERP.

Ce qui nous amène au dernier conseil.

8. Savoir attendre

Les processus opérationnels sont devenus si compliqués, et l’entreprise type a tellement plus d’applications et de systèmes sur lesquels elle s’appuie, que les étapes post-déploiement d’intégration et de formation du personnel se sont allongées.

À la lumière de ces réalités, les DSI doivent considérer la patience comme une pratique exemplaire, souligne Eric Kimberling. Parfois, les entreprises ont intérêt à résister à l’envie de mettre en œuvre un nouveau système ERP maintenant, alors qu’il est peut-être trop tôt.

« Il se peut que les processus soient défaillants ou que les personnes ne soient pas bien formées », illustre Kim Kimberling. « Attaquez-vous d’abord à cela. Attendez quelques années que ces solutions cloud arrivent à maturité. Vous serez dans une bien meilleure position pour tirer parti de ces technologies. »

Note de l’éditeur : cet article a été développé, édité et republié afin d’améliorer l’expérience du lecteur.
Tony Kontzer était un journaliste indépendant basé en Californie qui a couvert les technologies pendant plus de 20 ans.

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