Cet article fait partie de notre guide: ERP pour PME : le Cloud, l'option idéale ?

La clé d’une mise en œuvre ERP réussie ? La conduite du changement

Les déploiements d’ERP les plus performants sont ceux qui ne négligent pas une composante principale du projet : la conduite et l’accompagnement du changement.

Ce n’est un secret pour personne : la conduite du changement est une composante essentielle pour le succès d’un projet ERP. Or, cette partie organisationnelle est l’un des aspects les plus souvent négligés.

La gestion du changement, indispensable pour faire des nouveaux processus une réalité

La plupart des ERP ont suffisamment de fonctionnalités pour apporter des améliorations à votre entreprise. Mais ces modifications ne se matérialiseront pas toutes seules. Avoir un ERP plus moderne et plus performant n’évite pas les réticences, les confusions, les solutions de contournement voire le retour aux anciens processus métier.

En revanche, un plan efficace permettra d’identifier les modifications spécifiques à chaque groupe de travail pour personnaliser les formations et les communications.

Par exemple, chaque employé a sans doute des habitudes de travail bien ancrées : l’utilisation de feuilles de calcul, des processus manuels, des méthodologies qui leur sont propres, etc. Une stratégie efficace expliquera pourquoi ces processus disparaîtront et indiquera exactement par quoi ils seront remplacés dans le « nouveau » modèle.

Ce n’est que par cette approche personnalisée et détaillée que les employés comprendront, et donc s’adapteront, au nouvel environnement ERP. Et appliqueront les bonnes pratiques et les nouveaux processus voulus par l’entreprise.

Élaborez une stratégie de communication ciblée

De même que chaque changement doit être clairement défini, les informations communiquées à chaque groupe et à chaque employé doivent être adaptées à leurs besoins spécifiques. Ainsi, il convient d’informer les employés de la nature, des circonstances, des raisons et des modalités des changements qui les concernent leur(s) groupe(s).

Les changements qu'implique votre ERP devront être communiqués au moins sept fois à chaque employé pour que le message soit bien entendu.

Ces messages doivent être communiqués par les canaux les plus efficaces. Par exemple, des cadres préféreront sans doute de courtes listes qui reprennent les points essentiels, tandis que les commerciaux préféreront peut être des réunions en face à face, d’autres encore des rappels sur des tableaux d’affichage.

Il ne faut pas non plus oublier que les changements qu’implique votre nouvel ERP devront être communiqués au moins sept fois à chacun des employés concernés, pour que le message soit bien entendu et intégré.

Adaptez les supports de formation à votre organisation

La formation à l’ERP doit être spécialement adaptée à votre secteur d’activité et à vos processus opérationnels. Or, la documentation officielle standard est souvent générique.

Dans ce contexte, il est extrêmement important de consacrer le temps et les ressources nécessaires pour adapter les supports et les cours. Sinon, il est peu probable que vos employés comprennent ou retiennent les nouveaux processus métier qu’ils sont censés appliquer.

Évaluez honnêtement si vos collaborateurs sont prêts

De nombreux cadres pensent que leurs collaborateurs seront prêts à une date donnée juste parce qu’ils leur ont demandé de l’être. Mais ce n’est pas aussi simple.

Les collaborateurs ne sont pas prêts à une date donnée juste parce qu'on leur a demandé.

Une conduite du changement efficace, au contraire, évaluera les problèmes de préparation, les suivra et les corrigera au fur et à mesure.

On peut par exemple identifier des points de résistance au travers d’enquêtes et de groupes de discussion, et intégrer ces retours à un plan personnalisé d’accompagnement.

La conduite du changement ne s’arrête pas avec le déploiement

La plupart des entreprises sont soulagées quand elles sont parvenues à mettre en production leur ERP. Elles n’ont plus aucune envie, à ce stade, d’ajouter des tâches au projet. Pourtant, le seul moyen de concrétiser et d’optimiser les avantages métier d’un nouvel ERP consiste à mesurer les résultats après le déploiement.

Ce suivi sert à repérer les résultats non conformes aux attentes, à trouver leurs causes et à appliquer des actions correctives pour les transformer en retombées positives. Il suffit d’ailleurs souvent d’organiser une formation de rattrapage pour certains employés ou de redéfinir un processus métier.

Conclusion

Les efforts, le temps et les coûts associés à la conduite du changement et à l’accompagnement des collaborateurs ont beau ne représenter qu’une toute petite goutte d’eau dans l’océan d’un déploiement d’un ERP cloud ou sur site, trop d’entreprises négligent ce facteur important de réussite.

Or l’expérience prouve que les déploiements les plus performants le font. Ne l’oubliez pas si vous migrez vers un nouvel ERP.

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