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5 conseils pour bien maintenir votre système ERP

Votre ERP est un actif essentiel de votre entreprise. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour le maintenir en bon état de marche.

L’ERP est l’épine dorsale de l’IT dans la plupart des organisations. Lorsqu’il est correctement mis en œuvre, un logiciel ERP peut accroître l’efficacité, accélérer le flux d’informations, renforcer la satisfaction des clients et améliorer la prise de décision.

Comme pour tout actif critique, la maintenance régulière d’un système ERP est vitale. Vous avez probablement investi beaucoup de temps et d’argent pour mettre en place votre ERP et le faire fonctionner. Pour maximiser le ROI à long terme et assurer le bon fonctionnement de votre système, vous devez veiller de manière prévoyante à son bon état de santé.

Pourquoi la maintenance de l’ERP est-elle importante ?

Au fil du temps, la qualité et la performance des données tendent à se dégrader. Les besoins de l’entreprise changent. Des applications tierces apparaissent et disparaissent, créant de nouvelles exigences en matière d’intégration. De nouvelles menaces de cybersécurité se font jour. Ce paysage en constante évolution nécessite un plan de maintenance proactif.

Dans le même temps, les éditeurs de progiciels de gestion intégrés (PGI) mettent à jour leurs produits pour y ajouter des fonctionnalités, créant ainsi de nouvelles possibilités de rationaliser les processus, d’améliorer les niveaux de service et de réaliser des économies. Un examen périodique des capacités du logiciel par rapport à l’évolution des besoins de l’entreprise peut constituer un élément précieux d’un plan de maintenance complet.

5 conseils pour la maintenance des systèmes ERP

Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour la maintenance des ERP.

1. Créer un plan écrit de maintenance du PGI

Avant tout, vous devez vous assurer que votre ERP continue à fonctionner de manière adéquate. Créez un plan écrit pour examiner les limites et les spécifications techniques, puis veillez à ce que votre équipe garde une longueur d’avance sur tout problème potentiel.

Si vous êtes sur le point de manquer d’espace disque, par exemple, le logiciel ERP peut tout simplement cesser de fonctionner correctement. Le pire scénario consiste à découvrir le problème après qu’il se soit produit, surtout s’il coïncide avec un pic d’activité de l’entreprise.

Autre exemple, si vous n’avez pas appliqué vos correctifs de sécurité, vous risquez de vous retrouver avec une crise sur les bras. Les cybercriminels s’attaquent de plus en plus aux PME, et les bases de données ERP sont une cible de choix pour les ransomwares. L’application d’une routine planifiée et d’une check list des points potentiels de problèmes peut vous aider à éviter ce type de mal de tête, qui est souvent le fruit d’une simple négligence.

2. Effectuer des examens fonctionnels périodiques

Votre système ERP vous sert-il toujours aussi bien aujourd’hui qu’au moment de sa mise en service ? La mise en œuvre d’un ERP est généralement un projet bien défini, avec un début et un terme précis. Au fur et à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent et que votre fournisseur de PGI lance de nouvelles versions du logiciel, vous devez envisager d’apporter des ajustements à la configuration de votre PGI.

Discutez régulièrement avec les parties prenantes et déterminez ce qui a changé. De nouveaux processus opérationnels ont-ils été mis en place ou des modifications ont-elles été apportées aux processus existants ? Votre fournisseur d’ERP a-t-il lancé de nouvelles fonctionnalités susceptibles d’être utiles à l’entreprise ? Les processus manuels et les solutions de contournement font-ils perdre un temps précieux au personnel ? Les systèmes externes ont-ils changé, nécessitant de nouveaux points d’intégration ? L’entreprise doit-elle se conformer à des normes de conformité imminentes ?

En vérifiant les éléments auprès des responsables de département tous les trois à six mois et en posant ce type de questions, vous pourrez mieux adapter les capacités de votre logiciel ERP aux besoins de votre organisation.

3. Lisez les updates de votre fournisseur d’ERP

Il y a de fortes chances que vous receviez de nombreux mails qui décrivent les correctifs, des mises à jour majeures et des fonctionnalités prévues pour les prochaines versions de votre ERP. Bien qu’une grande partie de ces informations puisse sembler sans rapport avec votre entreprise, il est néanmoins important de se plonger dans les détails et de comprendre les changements qui se profilent à l’horizon.

Les bulletins de sécurité sont aussi particulièrement importants. Il en va de même pour les avis d’interruption de l’assistance pour certaines technologies ou intégrations. En suivant ces informations au fur et à mesure qu’elles sont disponibles, vous disposez de suffisamment de temps pour planifier votre réponse.

4. Se préparer à l’imprévu

Il va sans dire que vous devez sauvegarder vos données ERP régulièrement, au moins une fois par jour. Vous devez également effectuer des tests pour vous assurer que ces sauvegardes sont fonctionnelles et qu’elles vous seront utiles en cas de besoin.

Vous devriez également conserver un calendrier de sauvegardes plus anciennes au cas où vous auriez besoin de restaurer un point datant de plusieurs semaines (voire plus). Les rançongiciels peuvent rester non détectés dans votre base de données pendant un certain temps, rendant inutiles les sauvegardes les plus récentes.

La reprise après sinistre (DR) est une autre considération importante. Si une inondation, un incendie, un acte de vandalisme ou tout autre incident détruit vos systèmes, comment pourrez-vous les remettre en marche rapidement ? Élaborez un plan de reprise après sinistre et testez-le régulièrement pour vous assurer qu’il vous sera utile en cas de besoin.

5. Connaître ses capacités et savoir quand demander de l’aide

Personne ne peut connaître votre entreprise aussi bien que vous et votre équipe interne. Il n’en va pas nécessairement de même pour votre logiciel ERP. Compte tenu de la complexité de la plupart des systèmes ERP, il est peu probable que vous en sachiez plus sur leurs capacités que les spécialistes externes qui s’y consacrent à plein temps.

Certaines entreprises disposent de capacités internes suffisantes pour se tenir au courant des changements apportés au logiciel ERP, les adapter aux besoins et ajuster le système pour créer de la valeur. Mais même dans ces cas, il sera parfois judicieux de faire appel à des consultants disposant d’une expertise spécialisée.

Développez donc une relation solide avec votre partenaire de service ERP. Recherchez une organisation qui a de solides antécédents en matière de respect des accords de niveau de service.

Élaborer un plan de maintenance ERP adapté à vos besoins

Si votre organisation utilise un système ERP purement SaaS, certaines de ces tâches de maintenance peuvent ne pas être applicables. Pour les systèmes traditionnels sur site ou hébergés, par exemple, une révision périodique du dimensionnement du matériel est appropriée.

Les sauvegardes peuvent également être fournies dans le cadre de votre abonnement à l’ERP cloud. Mais ne partez pas pour autant du principe que c’est le cas. Assurez-vous que ces sauvegardes sont bien effectuées, dans les délais, et que vous êtes sûr qu’elles seront utilisables en cas de besoin.

Les activités de maintenance telles que la sauvegarde des données, l’optimisation de la base de données et les examens fonctionnels périodiques permettront de maximiser les avantages de votre système ERP, d’optimiser les performances et d’éviter les temps d’arrêt. La maintenance d’un système ERP ne consiste pas seulement à assurer le fonctionnement du logiciel. Il s’agit de s’assurer que l’ERP continue à aider l’entreprise dans un environnement en constante évolution.

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