Optimiser l’expérience de l’environnement de travail numérique

Les environnements de travail numériques visent à faire converger les ressources des utilisateurs et la gestion IT dans une seule technologie. Mais cela ne va pas sans quelques défis d’administration et d’expérience utilisateur.

Les environnements de travail numériques offrent aux utilisateurs un portail personnalisé qui leur donne accès à des applications et des postes de travail virtualisés, des applications SaaS, des fichiers et d’autres ressources.

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Citrix, avec Workspace, et VMware, avec Workspace One, par exemple, proposent tous deux des environnements de travail numériques, avec l’ambition de personnaliser et simplifier l’accès à toutes les ressources destinées aux utilisateurs, à partir d’une seule interface.

Du point de vue de l’utilisateur, il est utile de disposer un portail personnalisé et adapté à toutes les ressources. L’environnement de travail numérique permet aux utilisateurs d’accéder facilement aux ressources les plus pertinentes, tout en passant moins de temps à naviguer entre les applications ou les fichiers et plus à effectuer leurs tâches professionnelles.

Lorsqu’un environnement de travail fonctionne correctement, il peut contribuer à simplifier les workflows des utilisateurs et à améliorer la productivité globale, mais il est nécessaire de tenir compte de la complexité sous-jacente de la fourniture d’un environnement de travail de qualité.

Administration des environnements de travail numériques

L’environnement de travail numérique est en effet constitué de nombreux composants. Le premier est la présentation des applications et des postes de travail virtualisés, que l’environnement de travail génère en fonction de l’utilisateur et du groupe auquel il appartient. Cet aspect de l’administration de l’environnement de travail est relativement simple, car la plupart des fournisseurs, dont Citrix et VMware, disposent de technologies matures pour le supporter.

D’autres aspects de l’administration de l’environnement de travail sont plus complexes, à l’instar celle des applications SaaS et des microapplications. L’environnement de travail ajoute ces applications à l’interface personnalisée pour chaque utilisateur dans le cadre de ce les éditeurs appellent « environnement de travail numérique intelligent ».

Ces applications dépendent d’appels API et d’autres mécanismes d’intégration qui peuvent changer en fonction du fournisseur. Elles peuvent donc cesser de fonctionner lorsque les fournisseurs modifient quelque chose de manière inattendue. Par exemple, si une organisation présente les demandes de congés des employés dans l’environnement de travail numérique et que le fournisseur de logiciel RH modifie son outil, les données peuvent ne pas apparaître correctement ou ne pas être présentées du tout. Cette situation est frustrante pour les utilisateurs qui sont devenus dépendants de l’apparition d’informations spécifiques dans leur environnement de travail. De quoi affecter les bénéfices effectivement retirés de celui-ci.

Si un service informatique ne dispose pas de suffisamment d’expertise en matière d’environnement de travail numérique en interne pour créer et maintenir ces intégrations, il devra probablement faire appel à des compétences externes. En plus de la dépendance vis-à-vis de ce partenaire, l’entreprise doit tenir compte de ce coût supplémentaire dans le budget de maintenance continue de l’environnement de travail numérique.

L’expérience utilisateur

Il y a quelques années, les utilisateurs accédaient aux applications et aux postes de travail virtuels d’une certaine façon, aux applications SaaS d’une autre et à des ressources supplémentaires de diverses autres manières. En outre, les utilisateurs devaient parcourir les partages réseau ou les sites SharePoint pour trouver les éléments d’information dont ils avaient besoin. Ce processus pouvait retarder le moment où un nouveau collaborateur devient pleinement opérationnel. Les environnements de travail numériques permettent de réduire ce délai.

Mais il y a quelques défis à relever pour offrir aux utilisateurs une expérience optimale de l’environnement de travail numérique. Ce dernier peut afficher des microapplications et des données essentielles aux workflows de certains utilisateurs comme si elles étaient pertinentes pour des collaborateurs qui n’en ont pas besoin. Cette situation est similaire à celle des publicités en ligne sur les sites web : certains contenus n’ont aucune pertinence.

Mais la notion de pertinence peut également dépendre du moment ou d’autres circonstances. Un responsable peut ne pas vouloir que les demandes de congés apparaissent en haut de l’interface de son environnement de travail si l’entreprise refuse des jours de vacances pendant une saison chargée.

Les administrateurs doivent aider l’environnement de travail à déterminer le contenu le plus pertinent via des personnalisations de microapplications, d’interfaces et de workflows afin de garantir que les utilisateurs aient une expérience positive de l’espace de travail. Les workflows inutiles dans l’interface peuvent être frustrants pour les utilisateurs, c’est pourquoi les administrateurs doivent fournir des options pour modifier l’affichage et présenter les données en fonction de ses besoins.

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