Afibel automatise et optimise ses traitements de facturation avec un ordonnanceur Automic

Le VPCiste spécialisé dans l’habillement pour séniors a souhaité optimiser et automatiser les flux applicatifs de sa facturation. La société traite 20 000 commandes quotidiennes sur papier, par téléphone et Web.

Lorsqu’on est un acteur traditionnel de la vente par correspondance multicanal, la gestion des flux  applicatifs émanant de la facturation est un facteur capital. Ce constat, Afibel, ce spécialiste de la VPC, qui détient 75 % du marché de l’habillement des séniors, aujourd’hui propriété de Damart, l’a réalisé au fur et à mesure de la mutation de ses activités. Un secteur mis sous pression par les  ventes en ligne notamment,  et par l’essor du numérique que lui aussi doit prendre en compte.

La société, qui réalise un chiffre d’affaire de 130 millions d’euros, gère au quotidien quelque 20 000 commandes par jour, réparties sur trois canaux, résume Frédéric Vast,  le directeur informatique d’Afibel. 89% des commandes viennent du papier et sont pris en charge par un pool de saisie de 50 personnes ; une plateforme téléphonique absorbe 6% des commandes alors que le Web reste un faibe vecteur des ventes du groupe. Derrière, Afibel a logiquement une chaîne logistique adéquate : 150 personnes dont la mission est de contrôler la livraison et le bon acheminement des produits.

Dans ce contexte, l’ordonnanceur, qui planifie et orchestre les enchaînements de traitements  applicatifs est un outil assurément stratégique, que ce soit pour la chaîne logistique, la gestion des entrepôts et la chaîne de facturation, lance Frédéric Vast. D’autant que l’enseigne dispose d’une présence en Angleterre et en Belgique – avec l’ambition d’étendre ses livraisons à d’autres pays européens comme la Pologne. La DSI est, de son côté, essentiellement centralisée en France et gérée par une équipe interne qui prend en charge tous les processus. « Tous ce qui est cœur de métier est internalisé, commente  Frédéric Vast, y compris le CRM et les sites de eCommerce. Cela nous permet d’avoir plus d’agilité  et de déployer des  nouveaux services sur les trois canaux. L’infrastructure de la société a été développée par les développeurs en interne ». La DSI compte une équipe de 15 personnes.

Face à cette complexité, la chaîne de facturation est millimétrée et étroitement monitorée, résume-t-il, rappelant encore une fois que l’ordonnanceur joue aussi un rôle clé pour les métiers, car au final c’est lui qui automatise et optimise l’ensemble des flux de traitement et celui des enseignes.

Historiquement, Afibel est un client Orsyp et avait signé  avec la société pour son ordonnanceur. Suite au rachat de la société par Automic, une remise à niveau s’est présentée avec la possibilité de migrer vers la dernière version d’Automic Dollar Universe. Frédéric Vast affirme que la migration vers la nouvelle version a été « extrêmement  fluide ». Un point clé pour la société dont les processus applicatifs sont désormais  globalement automatisés par cet ordonnanceur. Le DSI met également en avant la capacité d’influencer la feuille de route de la solution ; ce qui a été un point clé et un signe d’agilité recherchée.

Traitement de la facturation : de 4 à 1 heure

Aujourd’hui, les processus de facturations issues les 20 000 commandes quotidiennes (via les  trois canaux) sont orchestrés et optimisés « en temps réel ou en mode batch pour que les entrepôts livrent en temps en heure », souligne encore Frédéric Vast. « Le  bon timing  est clé. Il faut aussi entretenir les ressources dans les entrepôts (…). Cela profite aussi au service Achat pour le réassort. Il peuvent démarrer leurs commandes et ainsi réduire les temps de différés », commente-t-il.

Une optimisation telle que, grâce à un lancement en parallèle de plusieurs sessions et jobs, la société est parvenue à réduire les fenêtres d’exécution du traitement des factures. Le temps de facturation a été réduit de 4 heures à une heure aujourd’hui, souligne encore le DSI. Et autant d’impact sur l’ensemble de la chaîne.

Frédéric Vast souligne enfin que grâce au Web Services proposés par la plateforme d’Automic, l’intégration de nouveaux flux de traitement se fait au fur et à mesure de la création de nouveaux services. Un point clé lorsqu’on parle d’innovation et de réduction de time-to-market.

 

Dernière mise à jour de cet article : mai 2016

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