Comment Jardiland est passé à Google for Work

Refonte d’un Intranet avec Google Site, déploiement de Gmail et Drive et enfin Powertools for Drive de Cirusseo pour doper les capacités de gestion documentaire de Drive… Le passage au tout Cloud de Google s’est fait progressivement chez Jardiland.

L’histoire entre Jardiland et Google ne date pas d’aujourd’hui. Cette grosse PME française de 2 600 salariés, bien connue dans le secteur des produits et services pour le jardinage et les animaux de compagnie (80 succursales, 5 000 franchisés et un chiffre d’affaire de 744,7 millions d’euros en 2014) est venue progressivement aux applications proposées par la firme de Mountain View. Entrées par la porte de l’Intranet, les Google Apps, aujourd’hui Google for Work, ont été déployées auprès des employés du groupe, du réseau de magasins et des franchisés.

Ce déploiement est finalement le résultat de plusieurs facteurs, confie Patrick Barrabé, Chef de projet Intranet et Community Management. D’abord, la décision de modifier des processus stratégiques comme le passage d’une gestion en rayon des produits à une gestion unitaire des produits (au code à barre). Une rupture radicale, explique-t-il, car cela implique de tracer logiquement chaque produit pour mieux suivre les stocks. Cela pose les bases et la nécessité de d’accompagner les utilisateurs vers des processus de gestion globaux.

En 2011, Patrick Barrabé met en place des documents d’aide, associés aussi à une aide en ligne, à destination de tous les magasins du groupe. Cette aide comporte alors des documents attachés que les agents téléchargent en fonction des besoins. Mais rapidement, le nombre de documents augmentent, rendant leur gestion et leur consultation moins pratiques. Jardiland et Patrick Barrabé décident de déployer un intranet documentaire. Leur choix se porte sur une petite solution développée en PHP et MySQL.

Après un changement au niveau de la DSI, le groupe a cherché à davantage structurer cet intranet, devenu un composant clé. Entre alors Google Site ; le contenu de l’intranet peut désormais migrer vers la solution de Google. « Si Google Site était déployé, nous pouvions dès lors faire entrer d’autres applications Google », résume Patrick Barrabé. Et cela tombait plutôt bien, car en interne, d’autres contraintes commençaient à se faire sentir : celles liées à la messagerie Exchange des employées, limitée dans sa capacité de stockage et dans la bande passante, poursuit le responsable de Jardiland. Il faut dire que les utilisateurs disposaient d’une capacité de stockage limitée à 120 Mo. Après l’arrivée de Google Site chez Jardiland, l’évolution presque logique a donc été de continuer la bascule de la messagerie vers Gmail.

« Nous avons mis en place un plan de migration d’Exchange vers Gmail, une procédure qui a duré plusieurs mois », résume Patrick Barrabé. La solution a été déployée à l’ensemble du groupe, y compris auprès des franchisés et du réseau de magasins. « Dans le retail, il faut que ce soit simple d’usage et que cela s’inscrive dans le prolongement du métier », commente-t-il. Avec Gmail – et Drive -, « l’appropriation par les magasins a été immédiate », ajoute-t-il pointant du doigt une faible résistance au changement.

Peu de résistance au changement

A partir de là, poursuit-il, ce sont entre 80% et 90% des personnes chez Jardiland qui utilisent Gmail et Drive. « Certains collaborateurs ont conservé Outlook en frontal et d’autres utilisent Gmail aux côtés d’Outlook (le connecteur entre les deux fonctionne plutôt bien), mais ce sont essentiellement des personnes situées au siège et dans le département finance », commente Patrick Barrabé.

Le réseau de magasins a désormais plus de facilité à se connecter à distance, résume-t-il. « Avant, cela nécessitait un VPN. Cela est désormais inutile avec le système d’authentification de Google ». Les données sont également chiffrées.

Si la messagerie reste la plateforme la plus utilisée, Patrick Barrabé note une augmentation de l’usage de Google Spreadsheet (le tableur de la suite), surtout pour ses possibilités de collaboration et de partage de documents. Le recours à Google Doc (traitement de texte) est plus rare.

Mais selon lui, le plus fort impact vient surtout de Google Form, un outil de création de formulaire inclus à Google Drive. « Les métiers en sont très friands pour remonter des informations depuis le réseau vers le siège, par exemple, et ce, de façon normée. » Les métiers créent eux-mêmes ces formulaires et accélèrent ainsi les rendus et la mise à disposition d’information à l’ensemble du groupe. Une adoption telle que, si aujourd’hui, il n’existe pas de connexions entre les outils Google et l’ERP SAP de Jardiland, des développements ont été réalisés sur SAP, inspirés de Google Form, assure Patrick Barrabé.

Vers une gestion documentaire bâtie sur Drive avec Cirruseo

Enfin dernière étape dans la migration de Jardiland, la rénovation de Google Site (Intranet) en juin dernier. L’intranet du groupe commençait à être surchargé avec une augmentation du nombre des documents. « Il y a deux ans, nous avions déjà créé un repository pour stocker les documents », souligne le responsable de Jardiland. « Face à cette forte demande, nous avons donc cherché une solution de gestion documentaire. »

Au lieu d’intégrer une solution d’un autre éditeur, Jardiland a souhaité capitaliser sur les outils Cloud de Google, et surtout Drive. Le groupe a choisi Powertools for Drive, une solution développée par Cirruseo, un intégrateur et revendeur de solutions Google. Cette solution est en fait une surcouche de Drive qui apporte des capacités de workflow étendu, permet de tagger les documents et de gérer des méta-données.

Pour Jardiland, le Cloud est devenu le modèle de choix pour nombre de ses applications. La société utilise par exemple RunMyProcess (un éditeur français de workflow Saas, aujourd’hui dans le giron de Fujitsu) pour la gestion des contrats de travail. Mais l’outil pourrait aussi être étendu pour simplifier certains autres processus, « sans passer par la DSI », ajoute Patrick Barrabé. Surtout, insiste-t-il, là où Google a pu faire la différence, outre les fonctionnalités - face à Office 365 par exemple -, est la  transparence et la simplicité de son modèle de tarification. « Avec Google, les coûts sont simples à comprendre », ajoute-t-il. « Vous savez exactement ce que cela coûte, 40 euros par utilisateurs et par an. » Jardiland dispose de 1 800 comptes Google for Work.

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