Comment Tetra Pak a déployé un modèle de BI en self-service

Le spécialiste de l’emballage a dû revoir tous ses processus, définir de nouveaux rôles et renforcer sa gouvernance pour doter ses utilisateurs d’outils de BI en self-service. Tetra Pak a choisi les outils SAP.

La mise en place d’un système de BI en mode self-service n’est pas qu’une affaire d’outillage, mais requiert un changement radical de gouvernance et de processus. C’est l’un des enseignements clés à retenir du déploiement par le groupe Tetra Pak, spécialiste de l’emballage alimentaire et du conditionnement, de solutions de BI et d’analytique SAP.

Il faut dire que la feuille de route BI du groupe britannique est un chemin semé d’embuches. Depuis 1998, Tetra Pak mène une politique de consolidation de ses données. Une politique qui l’a amené à les centraliser dans un vaste entrepôt de données SAP, dont une des vocations est d’offrir « une vision unique de la réalité », résume John Platts, l’un des responsables BI chez Tetra Pak qui a mené le projet. Celui intervenait en juin dernier à l’occasion de  l’événement SAP Insider BI 2015.

BI : une lente construction

Mais « les premiers développements BI en 1998 n’ont pas réussi, à cause d’un architecture peu adaptée et d’un legacy très présent », conte le responsable Tetra Pak.  Le projet redémarre en 2005, avec un changement de stratégie, plaçant l’utilisateur métier au cœur du processus BI. En 2007, le groupe déploie  BW Accelerator, marquant une envolée des usages par les utilisateurs – qui s’approprient ainsi les outils de BI.

L’avant-2013 symbolise une première étape. Le groupe a mis en place des processus standardisés, a reçu le soutien du Top Management, à installer un centre de compétence BI (BICC – BI Competence Centre) – une étape clé dans la gouvernance et dans la culture BI de l’entreprise - , et à déployer des processus de contrôle de la qualité des données et des rapports.  Une démarche très intégrée, unifiée et unique. En front-end, Tetra Pak a installé SAP BEx Web, et en back-end SAP BW 7.3 et BWA 7.2, qui attaque une quinzaine de systèmes sources. A l’origine deux types de rapports devaient être générés.

Mais voilà, explique John Platts : « l’effet produit ne fut pas celui envisagé. Beaucoup de projets non  officiels de BI se sont développés au niveau local ». En cause, une solution peu flexible et l’émergence de l’analytique, une brique désormais essentiel pour les utilisateurs métiers. Au total 1 135 rapports ont été dénombrés dans le monde – dont plus de 800 inutilisables car sans vraie valeur métier. Pour John Platts, cela dénote aussi une mutation des besoins :ana  « Les utilisateurs avaient besoin de davantage de fonctionnalités. Ils voulaient analyser eux-mêmes les données de façon plus flexible », constate-t-il.

Démarre en 2012 / 2013 une refonte de la stratégie de BI chez Tetra Pak, en centrantl’approche BI sur l’utilisateur, dans un mode self-service. La volonté était également d’étendre un peu plus la BI vers le Top Management afin qu’il puisse exploiter eux-mêmes les données. Mais, sans toutefois se couper d’une structure et gouvernance forte, étayées par un maintien d’une vision unique des données de l’entreprise, et des performances.

Des Experts BI, relai BI auprès des utilisateurs

Parmi les objectifs clés cités par John Platts, il s’agissait de définir de nouveaux rôles et de nouvelles responsabilités - et de refondre donc les workflows -, de renforcer la gouvernance pour limiter les risques associés à un module BI en mode self-service, et bien sûr déployer de nouveaux outils pour répondre à ces problématiques.

Parmi ces nouveaux rôles, le groupe britannique a créé un profil « BI Expert », une pièce maîtresse  du puzzle analytique et BI de Tetra Pak qui doit servir de relai au plus près des utilisateurs métiers.  Il est celui qui supporte et guide les métiers dans leurs usages de la BI en self-service et transcrit leur besoin en indicateurs, tout en centralisant les demandes. Il est celui par lequel la culture BI sera insufflée. Tetra Pak a déployé 2 BI Experts par unités. Au total, résume John Platts, près de 80 BI Experts ont été formés, notamment aux nouveaux outils (comme BI Studio). Ces experts sont également membres du BICC, afin de garantir une forte gouvernance à l’ensemble.

L’IT ne réalise plus la majorité des développements

A travers un ensemble de nouveaux processus, l’IT peut désormais de concentrer sur le back-end et sur la technologie. Il peut donc s’assurer de la stabilité des outils de BI, sécuriser les accès aux données et assister les BI Experts dans la création de templates de rapports. Il peut également – ett c’est un point clé - mener une stratégie d’industrialisation des outils et processus liés à la BI. Lorsque l’usage d’une application se généralise, l’IT la déplace vers l’environnement BW afin de créer une forme de standard validé, où elle peut être contrôlée par exemple. Aujourd’hui, l’IT ne réalise plus la majorité des développements en matière de BI, résume John Platts.

Tetra Pak a trouvé dans la suite unifiée de BI de SAP la solution adéquate, car unifiée justement, puis « couvrant tous ses besoins ». Tetra Pak fait également état de la capacité de SAP à anticiper les prochains usages du groupe en matière d’analytique et de BI (par exemple avec l’In-Memory, l’analyse prédictive ou encore la mobilité).

Aujourd’hui, les solutions Analysis Office (qui permet de filtrer et de manipuler les données), Dashboards (présentations personnalisées), Design Studio (création de templates), Lumira (visualisation de données) et Web Intelligence ont été déployées chez Tetra Pak.

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