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Flunch pose les bases d’un pilotage financier à 360 degrés
Du fait de son gain d’autonomie au sein de la galaxie Mulliez, Flunch a dû recomposer son système d’information. L’enseigne en a profité pour moderniser son pilotage financier, jusque-là tributaire d’un EPM vieillissant et d’Excel.
Flunch est l’une des dernières chaînes de restaurant grand public en libre-service en France. Créé en 1974 sous l’égide de la holding Agapes Restauration, détenue par la famille Mulliez, Flunch a entamé son autonomie juridique en 2023.
Sans sortir de la galaxie Mulliez, Flunch en est devenu un satellite. L’objectif : s’adapter à la demande, de plus en plus portée sur le fast food et le « food court ».
Ce gain d’autonomie impliquait la création de pied en cap d’une direction des systèmes d’information « puisqu’auparavant tout était porté par la holding », souligne Xavier Louvet, responsable de contrôle de gestion Corporate chez Flunch.
La nouvelle DSI héritait inévitablement des systèmes IT existants. « Nous avons repris tous les outils mis en place par Agapes pour maintenir la continuité d’exploitation et, pour chaque outil, nous nous sommes posé les questions d’usage : quelle est la durée d’engagement ? Faut-il le conserver ? Sinon par quoi le remplacer ? », raconte le contrôleur de gestion auprès du MagIT.
Auparavant, la holding choisissait les mêmes outils pour répondre aux besoins de trois marques de restauration distinctes (Flunch, 3 brasseurs, il Restorante), aux besoins différents. Cette mutualisation a beaucoup d’avantages, mais elle n’est pas idéale d’un point de vue métier. « Le fait d’avoir repris une DSI en interne sous enseigne nous a redonné du choix », considère Xavier Louvet.
Pourquoi Flunch a remplacé Hyperion Essbase
Dans le périmètre du responsable de contrôle de gestion, une solution cochait la plupart des cases pour un remplacement : Hyperion Essbase. La version du cube/EPM adoptée il y a 25 ans de cela n’était plus maintenue, ne bénéficiait plus d’évolution fonctionnelle et était installée sur « des serveurs vulnérables du point de vue de la cybersécurité ».
Xavier Louvet est particulièrement sensible à ce sujet. Quelques années auparavant, alors qu’il travaillait pour une enseigne de prêt-à-porter, une cyberattaque a pratiquement mis à genou les systèmes d’information de son employeur. Il a donc plaidé auprès de la DSI pour l’adoption d’un EPM moderne en mode SaaS, certes plus coûteux qu’un système amorti de longue date, mais toujours moins qu’une cyberattaque et – éventuellement – interchangeable.
« Avant toute chose, nous nous sommes interrogés sur la réelle nécessité d’un EPM : une solution articulée autour d’Excel et de Power BI ne suffirait-elle pas à répondre au besoin ? », note-t-il. « D’autant que les équipes restent très attachées à Excel, qui demeure l’outil de référence du contrôleur de gestion ».
Le responsable du contrôle de gestion et la direction financière ont soupesé l’intérêt d’un outil de la gestion de la performance d’entreprise. « Avec le directeur financier, nous avons finalement milité auprès de la direction générale pour l’adoption d’un EPM », poursuit Xavier Louvet. « Le pilotage financier ne se résume pas à un compte de résultat, un bilan ou un budget », juge-t-il.
« Il faut penser aux interactions avec les populations qui ne sont pas financières. Si l’on met en place des solutions de planification RH, de suivi de performance logistique qui viendront elles-mêmes contribuer au pilotage financier, l’on peut obtenir une vision à 360 degrés de la santé économique de l’entreprise ».
Oui, mais lequel ? Les équipes de Flunch ont étudié les outils de Tagetik, Oracle, Onestream, Pigment, Board, et Anaplan.
Pigment, Anaplan et Board ont été retenus en « short-lists ». Le responsable du contrôle de gestion a vu là trois solutions performantes, mais c’est finalement la simplicité d’usage, la gestion dynamique des périodes et surtout le couple éditeur – intégrateur qui ont fait la différence.
« Oui, l’intégrateur partira au bout d’un moment. Mais la phase de lancement et d’implémentation est cruciale », croit Xavier Louvet. « Je l’ai déjà vécu par le passé : la réussite d’un tel projet dépend du couple éditeur-intégrateur ».
Et c’est plus particulièrement « le couple Board-Klee qui a fait sensation », ajoute-t-il. « Nous avons perçu que l’outil était probablement le plus adapté à notre besoin, le plus simple à maintenir et à faire évoluer. Klee est très professionnel dans son domaine. Moi qui ai travaillé avec eux par le passé, j’étais complètement rassuré. Et ils connaissent très bien la solution Board ».
Une contrainte temporelle
Board a d’abord été choisi pour construire des rapports financiers et mener la construction budgétaire liée au compte de résultat de Flunch. « Nous avons également comme objectif d’y gérer les flux de trésorerie et donc les comptes de bilan », anticipe Xavier Louvet.
Flunch a contractualisé le projet au cours du printemps 2025 pour une mise en production du premier lot – le reporting financier – en décembre de la même année. Il avait été décidé d’arrêter le serveur Essbase en fin d’année.
« Hyperion était alimenté par notre ERP comptable SAP. Pour gagner du temps et sécuriser le projet, nous avons utilisé le même connecteur et réutilisé la même configuration. C’est réellement “plug-and-play”. Nous avons changé la prise, nous n’avons pas retravaillé les données », explique l’interlocuteur du MagIT.
Le délai initial était trop court pour y intégrer le deuxième lot – la construction budgétaire. Après deux pauses dans le projet, ce volet est entré en production au cours du mois de septembre 2026. Là également, Flunch a d’abord réintégré des éléments auparavant traités avec Essbase et Excel.
Le gros du travail pour Flunch et son intégrateur a concerné la définition du besoin métier et la formation à l’outil. « Le projet est essentiellement porté par des métiers aux profils variés », insiste Xavier Louvet. « Klee a pu nous guider à la fois sur l’encadrement du projet, l’adoption métier et l’aspect technique ».
L’approche de l’intégrateur consiste à accompagner les métiers à l’utilisation de l’EPM avant de descendre graduellement vers les « couches basses ». Board est un outil no-code : Klee doit donc s’assurer que son client puisse changer les règles de reporting et de construction budgétaires.
Une centaine de licences de Board sont réparties entre l’équipe finance au siège et une soixantaine de directeurs de restaurant. Il fallait convaincre et former des métiers qui avaient leurs habitudes sur Excel.
Le responsable de contrôle de gestion et les métiers concernés ont rapidement perçu les gains concernant le reporting du compte de résultat, actualisé toutes les heures. Il n’est plus nécessaire de consolider plusieurs fichiers Excel et d’en assurer la validité pour établir un EBIDTA et les analyses d’écarts. L’apparence des tableaux de bord et des rapports est uniformisée.
Du côté de la gestion des budgets, Board permet de construire des budgets à la maille de la journée, en prenant en compte les événements commerciaux, les calendriers et d’autres éléments qui peuvent faire varier l’activité. Les directeurs de restaurant peuvent se concerter plus aisément avec les responsables des budgets.
L’avenir : fiabiliser les données pour l’analyse prédictive
Néanmoins, plusieurs chantiers sont en cours. L’un d’entre eux concerne l’unification des données et la « redéfinition des règles de calcul et de gestion ». En clair, Flunch actualise les définitions métiers de ces indicateurs clés de performance.
Le choix de ne pas retravailler les transformations de données s’est fait sentir après coup. Le responsable du contrôle de gestion a noté des incohérences entre des métriques (par exemple le nombre de clients) autrefois gérées dans l’ERP et celles en provenance des outils métiers, mutualisées sur l’entrepôt de données Snowflake, plus récentes. Si ces indicateurs n’invalident pas le compte de résultat, il sera nécessaire de les aligner pour obtenir la fameuse vision à 360 degrés. D’ailleurs, Flunch compte bien exploiter le connecteur Snowflake de Board pour y injecter les données opérationnelles.
« Il nous faut des données fiables qui nous permettent de prendre les bonnes décisions », martèle-t-il.
La fiabilisation des données constitue un préalable au déploiement de l’analyse prédictive, envisage le dirigeant. « Board nous permet déjà d’automatiser certains processus chronophages », note-t-il. « L’IA [générative et agentique] promet des gains supplémentaires, mais je suis davantage intéressé par la dimension prédictive ».
« L’objectif est d’identifier les bonnes données, internes comme externes, et le bon modèle pour estimer une évolution fiable en fonction du profil de l’entreprise et de son historique », poursuit-il. « Ce qui compte pour moi, c’est de savoir si la projection est suffisamment précise, surtout lorsqu’elle diffère de mes hypothèses initiales ».
Sur ce point, Flunch s’appuie sur Klee pour faire remonter ses demandes fonctionnelles à Board. L’éditeur dispose bien d’un module correspondant, mais il réclame une licence supplémentaire. Un investissement qui n’a pas encore été acté par l’enseigne.
