Mac2 : le vent de la révolution numérique souffle sur Saint Maclou

Passer de l'AS/400 à SOA

L'enseigne se positionne sur le marché de la décoration en tant que vendeur de solutions personnalisées en décoration des sols, murs et fenêtres. « Nous avons à la fois un métier de retailer et de service puisque nous avons des poseurs qui sont des salariés Saint Maclou et qui interviennent chez nos clients afin de les conseiller et effectuer la pose de nos produits. Sur ce plan, nous avons devancé la GSB (Grande Surface de Bricolage) qui commence à peine à s'intéresser à ce modèle ».

Embauché il y a six ans pour mener à bien la rénovation du SI de l'enseigne, le DOSI a donné le top départ de ce projet en septembre 2014. « Nous devions passer d'un SI basé sur des développements spécifiques qui avait plus de 30 ans à une approche progicialisée avec la mise en œuvre de Microsoft Dynamics AX et de quelques briques spécialisées. Notre système AS/400 s'était construit au fil des ans par un empilement de couches logicielles en fonction des besoins et il était aujourd'hui figé dans son développement. Il fonctionnait correctement mais il présentait certaines lacunes, notamment un fonctionnement batch qui entrainait une désynchronisation entre les flux physiques et les flux d'informations. A l'heure du cross-canal, cela constituait un gros handicap. »

Rénover le système d'information était donc un passage obligé pour permettre une transformation plus large de l'entreprise. Plutôt qu'une approche Best of Breed, Pascal Wronski a privilégié une solution intégrée, un ERP.

« Nous avons retenu Dynamics à l'exception de la partie gestion d'entrepôt pour laquelle nous avons privilégié un WMS spécialisé, Sage Geode car à l'époque, Dynamics ne répondait pas parfaitement à notre besoin. L'architecture globale est de type SOA avec un Data Hub qui assure les échanges entre ses composants, l'EAI Stambia Enterprise. Nous l'exploitons en tant qu'ETL comme outil de gestion des flux de données - notamment du fait du lotissement du projet - entre l'ERP, le WMS, le Front Office en magasin, les systèmes d'information de nos fournisseurs, de nos partenaires comme de notre entrepôt externalisé. »

Les métiers impliqués

Alors que beaucoup d’entreprises privilégient le choix de l’ERP, Pascal Wronski a préféré miser sur un binôme intégrateur/éditeur. Il a demandé à chaque éditeur de concourir à son appel d’offre avec deux intégrateurs. C’est au final l’offre Microsoft/TVH Consulting qui a été retenue pour l'intégration de Dynamics AX - la SSII assurant aussi l’intégration de Geode.

Le premier lot portait uniquement sur le volet finance. Il a été déployé en juillet 2015. Un deuxième jalon important du projet fut la bascule sur le nouveau WMS en janvier 2016. Néanmoins, le véritable point d'inflexion du projet a été atteint en avril 2017 avec la livraison du lot 3, c'est à dire l'ERP.

« Cette phase était cruciale avec sa problématique technique mais surtout organisationnelle et culturelle pour l'entreprise. Il nous reste aujourd'hui à déployer le back-office magasin, ce qui est planifié pour début 2018. »

Pour mener à bien ce grand projet, le DOSI a souhaité impliquer profondément les métiers dans l’élaboration des processus alors que, traditionnellement, tous les projets IT étaient centralisés au sein de la DSI avec un service qui maitrisait du le volet technique jusqu’à l’évolution des processus et des données.

« Les métiers n'étaient pas responsabilisés sur l'évolution des processus. J'ai souhaité mettre en place une coresponsabilité IT/Métiers sur les processus, redéfinir les rôles et les responsabilités de chacun, formaliser les processus cibles avec les équipes métier. J'ai très vite mis en place une organisation bicéphale avec d'un côté une filière métier qui s'appuie sur des pilotes métiers qui ont vocation à devenir des BPO (responsables de processus). »

Ces référents sont présents dans tous les métiers de Saint Maclou. Ils deviennent des responsables de processus et collaborent avec la DSI qui joue alors un rôle d'assistance à maîtrise d'ouvrage dans l’élaboration des processus. Pour Pascal Wronski, seul le couple métier/IT permettait de mener une telle transformation de l'enseigne.

La Data, un axe fort de la transformation

Autre conviction forte du DOSI, la gouvernance de la donnée est importante pour assurer la cohérence de ce nouveau SI. Pascal Wronski s’est donc tourné vers Cenisis pour structurer cette gouvernance.

« J'ai immédiatement identifié la donnée comme la pierre angulaire du projet. Nous avons mis en place une organisation avec une cellule Data Management qui m'est rattachée directement. Elle a vocation d'aider les métiers en mettant à leur disposition la gouvernance et les outils qui permettent de travailler sur la qualité des Datas. C’est cette qualité qui permet ensuite aux processus portés par l'ERP de fonctionner correctement. »

Dans le cadre de la gouvernance du projet, le DOSI anime un comité de pilotage mensuel dans lequel l'ensemble du comité de direction est systématiquement impliqué. Les réunions ont commencé avant même le lancement du projet. Pascal Wronski vient d’animer la 46ième.

Un projet mené sans incident majeur

Le volet IT du programme de transformation Mac2 sera bouclé en 2018, après trois ans et demi de travail. Le DOSI se félicite de n'avoir eu à déplorer aucun « accident industriel » sur un projet à haut risque.

« Nous avons suivi la feuille de route, même si nous avions un peu sous-estimé la tâche qui nous attendait tant côté métier que côté IT. Le lot 3, la mise en place de l'ERP, a été l'occasion de tout reprendre à zéro. Nous avons entièrement rebâti tous nos processus. Il y a eu quelques glissements pour faciliter le travail côté IT et côté métier, mais globalement nous avons tenus notre agenda. Ce qui a fait la force de ce projet, c'est d'avoir pu mettre les bonnes ressources et nous appuyer sur une véritable solidarité dans les équipes notamment pour travailler des moments difficiles. »

Cinq ruptures

Au final, ce projet a représenté pour Saint Maclou cinq grandes ruptures.

D'une part, un changement d'architecture IT - qui a fait passer l'enseigne de l'ère de l'AS/400 à celle de l'ERP. Secundo, une rupture technologique - qui va lui permettre d'aller vers l'omni-canal. Troisièmement, une rupture opérationnelle pour les équipes avec notamment l'utilisation du Cloud dans le cadre d'une architecture hybride. Ensuite, une rupture dans les comportements pour aller vers une co-conception des processus. Et enfin une rupture culturelle pour l'entreprise toute entière.