Vinci Energies a migré sur S/4HANA… mais on premise

En 2018, Vinci Energies a migré son ERP ECC déployé dans 14 pays vers S/4HANA on premise. Alors que l’éditeur allemand vante la version cloud public, son client a fait le choix de conserver une infrastructure cloud privée.

Vinci Energies intervient dans quatre domaines, dont les infrastructures urbaines (énergie, éclairage public, transport), l’industrie (maintenance, sécurité, distribution énergie), le tertiaire (bâtiment connecté, principalement) et les télécommunications/IT (infrastructures réseaux, cloud computing). Cette filiale du groupe éponyme est présente dans 53 pays. L’année dernière, via ses 1800 unités d'affaires, elle a réalisé un chiffre d’affaires de 12,6 milliards d’euros, soit 29 % des revenus globaux de Vinci (43 milliards l’an passé).

Au sein même de la DSI, il y a 600 personnes, dont 400 en interne. Plus spécifiquement, plus de 220 salariés s’occupent des missions de support, de l'évolution des environnements SAP. Un gros sujet pour la société : 32 000 personnes utilisent les fonctionnalités disponibles depuis le Core Model.

Une migration technique pour éviter la fin du support

Les clients de SAP ont une épée de Damoclès aux dessus de leur tête. En 2025, l’éditeur promet l’arrêt du support de son ERP ECC. La DSI du spécialiste énergétique a préféré anticiper et a perçu les avantages à venir pour les activités. Outre ces arguments, l’entreprise réalise 6 à 8 nouveaux déploiements par an, au fur et à mesure qu’elle intègre des sociétés. À partir de 2017, les responsables ont choisi de migrer vers S/4HANA, ce que recommande l’éditeur.

Cette contrainte technique l’a poussé à préparer cette transition avec la plus grande prudence possible.

Pour Vinci Energies, il n’était pas question de quitter l’environnement SAP. Avant 2013, l’organisation hésitait entre deux solutions : Oracle Business Suite et ECC. C’est le second ERP qui fut choisi afin de déployer un modèle unifié dans de nombreux pays. « En 2015, nous n’avions pas besoin de nous reposer la question de savoir si on allait continuer avec SAP, mais plutôt quand migrer sur S/4HANA selon les préceptes du scénario Brownfield », assure Florian Cazeres, directeur des technologies et innovations SAP, en charge des systèmes d’information chez Vinci Energies.

« Nous souhaitions être des early adopters pour bénéficier du support de SAP et ne pas attendre que notre fournisseur soit submergé par les demandes », ajoute-t-il.

Selon le responsable, il s’agissait d’une migration technique. « Nous n’avons vraiment pas survendu le passage d’ECC à S/4HANA en interne. Nous avons réalisé plusieurs tests et essais à partir de 2015 jusqu’en 2017, puis préparé la conversion à partir d’octobre 2017, avant de lancer l’opération au mois de juillet-août 2018 », déclare-t-il. La migration a finalement pris trois jours.

« Au départ, nous avons cherché des gains rapides. On a identifié trois bénéfices. Techniquement, nous sommes passés d’une base HANA 3 To à 4 To. Ensuite nous avons revu la solution de reporting trimestriel. Grâce au Core data Services, la mise à disposition des chiffres dans les états BI était jusqu’à 60 fois plus rapide, passant de 20 minutes à 10 secondes Enfin, la page principale fonctionnait avec Internet Explorer. Avec le changement, les utilisateurs peuvent utiliser Google Chrome », liste le responsable.

Il y avait des enjeux techniques et économiques importants. Au passage vers  S/4HANA, le Core Model de Vinci Energies était pris en charge par 14 pays, plus de 600 compagnies code et 9,5 milliards d’euros de chiffre d'affaires. « Il s’agissait d’une des plus grosses opérations de migration de l’époque », constate Florian Cazeres.

« Aujourd’hui, nous avons un Core model unique nommé Codex. Celui-ci est disponible dans 15 pays, 700 compagnies code et auprès de 32 000 utilisateurs depuis un seul mandat SAP ». Il est basé sur S/4HANA version 1709. « Nous avons décidé de rationaliser le paysage très hétérogène de solutions déployées au sein des divisions ».

Des chantiers techniques à appréhender

« Aujourd’hui les gros clients du marché, je n’envisage pas comment ils peuvent passer sur le cloud. Pour cela, ils devraient repartir de zéro, [...] et ça, peu de monde est prêt à le faire ».
Florian CazeresDirecteur des technologies et innovations SAP, Vinci Energies

Une telle opération peut difficilement se faire sans anicroche. La DSI de Vinci Energies devait notamment migrer 18 années d’historiques financiers. « Nous avions activé le new GL dès 2015 avec pour résultat des incohérences dans certaines tables. Il a fallu nettoyer tout cela et comprendre les erreurs », affirme le responsable. Ensuite, les développeurs ont dû apprendre le nouveau modèle de données. « Cela reste assez bien fait parce que le reporting continue de fonctionner quand vous passez d’ECC à S/4HANA, mais la plupart du temps, c’était plus lent à cause des vues en cascade ». Puis il a fallu nettoyer la base clients et la base fournisseurs, dans lesquelles figuraient des problèmes. Une douzaine d’application Fiori ont dû être adaptées ou réinstallées pour les rendre compatibles avec S/4HANA. Enfin, les chantiers infrastructurels comme la base HANA, les composants Front Page et Fiori ont demandé un bon temps d’adaptation aux équipes d'infrastructure.

Le groupe considère que le cloud public n'est pas adapté à son usage. « Actuellement le passage dans le cloud n’est pas envisageable. Notre plateforme est très spécifique, elle rassemble tellement de solutions personnalisées que l’on ne peut tout simplement pas le faire », estime Florian Cazeres.

Ce serait le cas pour de nombreuses entreprises françaises : « Aujourd’hui les gros clients du marché français, je n’envisage pas comment ils peuvent passer sur le cloud. Pour cela, ils devraient repartir de zéro, tout réarchitecturer et adopter un standard SAP vierge et ça, peu de monde est prêt à le faire », déclare-t-il en son nom.

Un an après, il faut former les collaborateurs aux nouveautés

Plan S/4HANA, installation Vinci Energies
Plan S/4HANA, installation Vinci Energies

Cela ne veut pas pour autant dire que Vinci Energies n’utilise pas des fonctionnalités SaaS dans le cloud. La société utilise notamment SAP Analytics Cloud et C/4HANAdepuis la PaaS SAP Cloud Platform. Celle-ci peut être hébergée depuis les centres de données SAP, Google Cloud platform, AWS ou Microsoft Azure. Elle fait donc le lien entre S/4HANA sur site et les fonctionnalités intelligentes vantées par l’éditeur.

« Nous avons des équipes très compétentes. Depuis la migration, nous disposons d’un ensemble de possibilités, en les incluant dans les initiatives ou les prototypes », déclare le directeur.

La filiale du groupe français a profité de la migration pour créer une structure dédiée à l’innovation SAP. En 2018, Florian Cazeres dirige une quinzaine de personnes pour identifier des pilotes, des cas d’usage et accélérer les projets les plus pertinents en interne.

Entre 2019 et 2020, Vinci Energies a pour projet d’explorer les outils avancés de l’ERP. Au mois de septembre de cette année, l’équipe a activé Embedded Analytics pour les responsables d’activités et a créé des tableaux de bord en temps réel, basés sur 15 indicateurs opérationnels. « Nous avons beaucoup d’idées sur la partie finance, notamment en ce qui concerne le paiement fournisseur, mais aussi pour la logistique ou encore la production » témoigne M. Cazeres. Les directeurs ont, eux, accès à SAP Analytics Cloud pour gérer plusieurs unités d’affaires.

Vinci Energies considère qu’en un an, elle commence à profiter des solutions intégrées et de la connexion SAP Cloud Platform. La DSI utilise Leornardo pour profiter du machine learning. « Nous commençons à automatiser la réconciliation entre les relevés bancaires et les factures. Nous utilisons également Fiori pour les achats en mobilité et nous souhaitons améliorer la personnalisation des applications. Ce sont des chantiers encore en cours, maintenant, il faut éduquer », affirme le dirigeant.

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