Comment un logiciel RH peut-il aider votre entreprise ?

Différents types de logiciels de gestion des ressources humaines peuvent aider à gérer la ressource la plus précieux des entreprises : leurs personnels.

Cet article est la première partie d'une série consacrée aux logiciels de gestion des ressources humaines. La deuxième se penche sur les critères à regarder de près pour choisir une suite HCM. Et la troisième revient sur la manière de définir ses besoins et ses objectifs en matière de logiciels de gestion des ressources humaines D'autres articles suivront, ne les manquez pas !

Habituellement considérées comme une fonction administrative, les ressources humaines (RH) sont désormais investies d'un rôle plus actif : gérer le bien le plus précieux d'une entreprise, à savoir son personnel. En phase avec cette nouvelle tendance, les progiciels RH (en français GRH pour « Gestion des ressources humaines » ou SIRH pour « Système d'information de gestion des ressources humaines », en anglais HCM - Human Capital Management) ont pour objet d'améliorer et de rationaliser la gestion des activités des employés, actuels et futurs, au sein d'une entreprise.

  • la gestion du capital humain inclut :
  • la recherche de talents et le recrutement de candidats,
  • la gestion de la paye et des prestations sociales des employés,
  • la gestion du processus d'examen de la performance,
  • la possibilité d'avancement des employés et d'évolution de leurs compétences par le biais d'une formation interne et de perspectives d'emploi
  • la simplification de la collaboration entre les employés au moyen de médias sociaux

Le marché des logiciels de gestion RH intègre ces demandes.

Signe des temps, en 2012, Oracle a acheté Taleo et SAP a finalisé son acquisition de SuccessFactors. Les deux entreprises cherchaient un logiciel de gestion des talents en mode Cloud pour soutenir leur offre RH de base. En 2012 également, IBM a parachevé son acquisition de Kenexa dans le cadre de ses offres Smarter Workforce.

Catégories d'outils logiciels de gestion des ressources humaines

Les outils de gestion des ressources humaines et de capital humain se divisent en trois grandes catégories : les outils RH de base, les outils de gestion des talents et les outils d'implication des employés.

Les outils de base constituent le minimum requis pour le fonctionnement de n'importe quel service RH. Ils incluent généralement les modules suivants :

Prestations sociales, pour gérer les plans d'épargne retraite et la participation des employés, leurs mutuelles santé et assurances vie, les congés payés, etc.

Paye et indemnités, pour gérer les salaires des employés, les primes et les contributions à l'épargne retraite, ainsi que les déductions pour la mutuelle et les autres programmes auxquels contribuent les employés. Ce module calcule les retenues pour les impôts, établit les chèques de paye et assure l'intégration avec les systèmes bancaires pour le virement automatique.

Horaires, présence et planification, qui fournit des outils permettant au personnel de planifier le travail et de suivre ses heures et son assiduité. Ce module permet également de suivre les jours de congé de maladie disponibles et utilisés. De nombreux produits s'appuient sur les règles définies dans l'entreprise pour émettre automatiquement des alertes lorsque des employés n'atteignent pas les objectifs de travail prévus.

Outils de gestion des talents

Les outils de gestion des talents enrichissent les fonctions RH de base avec des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de développer leur personnel. Ils incluent les éléments suivants :

Recrutement, pour stocker les informations concernant les candidats et les demandes d'emploi afin d'assurer un suivi pendant toute l'opération. Cet outil assure également une intégration avec d'autres applications RH et permet de procéder à la vérification des antécédents.

Formation, pour créer un référentiel centralisé de formation avec un portail. Ce module suit la formation et le développement des compétences des employés, nouveaux ou anciens. Il permet en outre l'élaboration, la fourniture et la gestion du contenu, de même que la définition de plans de formation et de parcours de certification. Il peut aussi lier ces parcours aux conditions de compétences et de certification requises pour les avis d'emplois vacants internes. Il contient souvent des fonctionnalités de test et de reporting en ligne.

Gestion de la performance, pour enregistrer et suivre les examens de la performance des employés. Ce module inclut des outils de mesure et de suivi des objectifs.

Gestion des indemnités, pour optimiser les systèmes d'indemnités en récompensant les meilleurs éléments par des primes ou des incitations fondées sur la performance et en évitant de trop payer les éléments peu productifs.

Planification des successions/de la direction, pour créer des plans afin de retenir les dirigeants à fort potentiel, de créer des pools de talents pour développer l'activité et d'éviter les interruptions dues à une rotation imprévue du personnel. Cela permet aux entreprises d'évaluer systématiquement les talents en interne et à l'externe pour les rôles principaux.

Planification des effectifs, pour fournir des solutions analytiques afin d'évaluer les tendances liées aux collaborateurs et de planifier à l'avance.

Outils d'implication des employés

Les outils d'implication des employés tirent parti des médias sociaux et de la technologie mobile. Ces derniers permettent aux employés de collaborer activement dans toute l'entreprise et d'accéder aux portails RH en libre-service afin de s'inscrire à des formations, de consulter les vacances de poste et les qualifications requises, de gérer leur temps et leur présence et de passer en revue les prestations de l'entreprise.

Accès mobile/collaboration, pour accorder un accès aux employés de toute l'entreprise afin de communiquer « à la volée », d'échanger des informations essentielles sur les projets, de trouver des experts et du contenu et de contribuer au renouvellement de ce dernier.

L'accès mobile permet également d'émettre et de recevoir des alertes en temps réel et contient les informations de contact de tous les employés de l'entreprise. En outre, cet accès en libre-service permet aux employés de consulter leur dossier en matière de prestations et de salaire et de s'inscrire à des formations qu'ils peuvent gérer eux-mêmes. La plupart des logiciels sont compatibles iPhone, iPad et Android.

Commercialisation des logiciels RH

De plus en plus d'entreprises, notamment chez les PME, choisissent des systèmes RH dans le Cloud plutôt que sur site pour des raisons d'économie et de moindre maintenance.

Les cinq principaux acteurs du Cloud dans ce domaine sont SAP – qui a racheté SuccessFactors –, Ultimate Software, Workday, Oracle – qui a racheté Taleo – et IBM -Kenexa.

En revanche, les logiciels sur site sont plus fréquents dans les grandes entreprises, car ils y sont déjà bien ancrés.

Ces entreprises possèdent un vivier de professionnels très qualifiés dans le domaine RH pour utiliser les logiciels. Elles ont également déjà assez largement investi dans l'intégration de systèmes opérationnels et internes développés autour de ces packages sur site.

Pour des raisons de sécurité, les grandes entreprises préfèrent conserver les informations relatives à leurs collaborateurs en gestion directe via un système sur site dans leur propre datacenter, et non dans le Cloud. Inversement, les PME saisissent l'occasion de passer au Cloud pour éviter d'acheter des logiciels et du matériel sur site qui demandent une maintenance.

Quel que soit l'emplacement du logiciel, sur site ou dans le Cloud, les fournisseurs suivent l'évolution du marché soit en innovant (voir Workday et son logiciel « sans IT »), soit en étoffant leurs offres ayant déjà fait leurs preuves par le biais d'acquisitions stratégiques (voir SAP/SuccessFactors et Oracle/Taleo).

Ces innovations se concentrent dans les domaines de l'acquisition et de la gestion des talents, et de l'implication des employés. Dans certains cas, de nouveaux outils RH débordent du cadre de la main-d'oeuvre de l'entreprise pour s'intéresser à la gestion des prestataires et d'autres ressources professionnelles externes. Il s'agit d'une nécessité absolue pour les entreprises internationales ainsi que pour celles qui dépendent de prestataires externes et temporaires pour renforcer leur base de collaborateurs.

Qui gère les logiciels ?

En général, les services RH assument la responsabilité globale de la gestion du logiciel, mais, avec l'essor de nouvelles technologies (comme le Cloud, les médias sociaux et les nouvelles fonctionnalités mobiles), le service informatique est appelé à jouer un rôle tout aussi actif dans la gestion des logiciels et des fournisseurs.

Déterminer les besoins de votre entreprise

En investissant dans des logiciels RH, les entreprises recherchent des solutions à leurs problèmes actuels en matière de recrutement, de fidélisation, de rémunération, de développement et d'administration de leur main-d'oeuvre.

Les attentes concernant les outils RH de base n'ont pas changé, mais les entreprises, quelle que soit leur taille, concentrent de plus en plus leurs investissements sur la gestion des talents.

Cette phase sera suivie d'une stratégie sur deux ou trois ans consacrée à développer et transformer leurs logiciels RH en outils utilisables par les employés pour collaborer et participer aux fonctions RH en libre-service via les médias sociaux. Le logiciel RH choisi par votre entreprise doit pouvoir s'adapter à cette feuille de route.

Dernièure mise à jour de cet article : novembre 2015

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