Conseils et critères techniques pour choisir un SIRH

SIRH : comment choisir ?

On ne saurait donc trop le répéter : il est essentiel de clarifier vos besoins RH, quels qu’ils soient, et de s’assurer que tout le monde est en phase.

Comprendre les attentes d’une entreprise dépasse la simple observation. Ainsi, se contenter de dire « Nous devons gérer les talents » est un peu court. Demandez-vous plutôt quelles nouvelles procédures le SIRH pourrait apporter à votre entreprise ? (lire ci-après) Quels utilisateurs utiliseront le système, aujourd’hui et demain (et combien seront-ils) ? Sur quel(s) appareil(s) accéderont-ils au SIRH ? Le nouveau SIRH devra-t-il interagir avec un ou plusieurs autres SIRH ? Et avec un ERP ?

Par ailleurs, parce que les entreprises sont de tailles différentes, et qu’elles interviennent dans des pays et des secteurs différents, leurs besoins en matière de gestion des ressources humaines diffèrent radicalement. Ce qui peut apparaître comme un besoin trivial et explicite, pour une entreprise, ne l’est jamais vraiment.

Par exemple, certaines organisations évoluent dans des secteurs fortement réglementés et voudront en priorité avoir une réponse sur la question de la conformité. D’autres sont sur des secteurs ultra-concurrentiels ; elles chercheront en premier lieu à améliorer leur recrutement de talents (et leur manière de les retenir). D’autres, enfin, sont confrontées à des problématiques d’hypercroissance et voudront s’équiper avec des outils de base (paie, Core RH), mais qui soient évolutifs et scalables.

Ce ne sont que des exemples, mais ils montrent que c’est votre réalité qui déterminera le meilleur SIRH et le meilleur mix d’outils RH pour vous.

Il faudra donc aussi expliciter ces éléments de contexte qui pourraient vous paraître implicites : avez-vous besoin d’un SIRH pour toute l’entreprise ou pour une filiale ? Êtes-vous dans un groupe avec plusieurs sites, dont certains à l’étranger ? Cette structure nécessite-t-elle un SIRH qui réponde à des besoins variés et à des réglementations de plusieurs pays ? La question de la souveraineté des données RH est-elle prépondérante ?

Enfin, un élément fondamental est à préciser : le projet consiste-t-il à compléter un SIRH ou à remplacer une suite obsolète ?

Tous ces éléments de contexte méritent d’être abordés dans une phase préparatoire pour tracer les premières grandes lignes de votre cahier des charges et préciser les contours du projet.

Modernisation ou migration ?

Dans cette étape, vous pourrez cartographier et identifier les processus RH opérationnels et les systèmes qui fonctionnent déjà bien dans votre entreprise.

Peut-être aurez-vous intérêt à conserver ces processus, ainsi que les logiciels RH qui les motorisent, et à leur ajouter simplement des briques SIRH pour compléter votre suite ?

À l’inverse, si les coûts de maintenance et de support du SIRH sont devenus trop élevés, que le SIRH bloque trop d’évolutions opérationnelles, que ses fonctionnalités sont devenues trop limitées, etc., une migration totale peut constituer le meilleur moyen de moderniser et d’améliorer vos processus.

Évidemment, chaque option n’a pas le même coût ni le même calendrier.

De quelles fonctionnalités SIRH avez-vous besoin ?

L’étape suivante consistera à préciser concrètement votre cahier des charges pour un appel d’offres (RFP) ou un appel à information (RFI).

À cette étape, il faudra ensuite lister une à une vos attentes en termes de processus RH et de fonctionnalités SIRH. Pour ne rien oublier, et auditer vos besoins de A à Z, il est recommandé de faire une revue de l’état de l’art de ce que proposent les SIRH.

Vous déterminerez alors si les usages que permet chaque module est une priorité pour vous (« must have »), une possibilité à avoir (« good to have »), ou d’une fonctionnalité secondaire (voire inutile pour vous).

Se posera aussi, au même moment, la délicate question transverse de la manière d’utiliser (ou de ne pas utiliser) les atouts de l’Intelligence artificielle pour optimiser vos processus RH.

En passant ainsi en revue toutes les fonctionnalités possibles d’un SIRH, vous établirez à la fois la liste précise des besoins de votre entreprise et le portrait type du logiciel de ressources humaines que vous attendez.

Ces fonctionnalités « génériques » peuvent être personnalisées par des éditeurs en fonction de secteurs d’activité (des verticaux), ce qui diminuera d’autant la phase de paramétrage au début du projet. Par exemple, les entreprises d’exploitation pétrolière et gazière travaillent au contrat, en faisant appel à des collaborateurs hautement qualifiés et à des prestataires temporaires qui viennent renforcer leur personnel interne. Elles voudront donc des outils RH capables de gérer une main-d’œuvre hybride constituée de salariés et de sous-traitants.

Au moment de l’analyse de vos besoins, vous pourrez donc vous poser la question de savoir si ces besoins sont standard (et se contenteront d’outils « out of the box »), ou si au contraire certains sont susceptibles de demander une adaptation (paramétrage poussé), voire un développement (un spécifique). Là encore, ces éléments sont à inclure dans votre cahier des charges, tous les SIRH n’étant pas aussi « flexibles ».

Suite SIRH ou « best of breed » ?

Une fois ces besoins établis et posés sur le papier, se pose ensuite la question de savoir comment y répondre. Deux grandes options s’offrent à vous : la suite intégrée ou le « best of breed ».

La plupart des grands SIRH du marché sont fournis sous forme de suite complète de bout en bout. Autrement dit, elles proposent dans une seule offre la totalité des modules pour gérer tous les processus RH (de la paie à l’évaluation de performance, en passant par les embauches, la gestion des temps et les plans de succession des forts potentiels stratégiques).

Ces offres sont donc conçues pour couvrir l’ensemble des besoins RH. Ces briques RH reposent toutes sur une même infrastructure, avec une même interface et une même base de données.

Elles restent néanmoins disponibles module par module. Vous pouvez par conséquent aussi choisir les briques de la suite qui correspondent à ce que vous cherchez.

L’approche « best of breed » consiste justement à panacher des outils et des modules de différents éditeurs.

Cette approche perd en unicité et il faut bien penser, dès le départ, à la manière d’intégrer les outils les uns avec les autres (et donc vérifier qu’il existe des connecteurs natifs ou des APIs pour simplifier le travail).

Mais elle permet aussi de ne pas dépendre d’un seul éditeur et surtout de choisir les « meilleurs » outils pour chaque besoin précis.

Par exemple, on pourra choisir un portail RH en libre-service à la PeopleDoc, un LMS d’un éditeur comme 360 Talents, la gestion de talent d’un Lumesse, et interfacer le tout avec le Core RH d’un Workday ou d’un Cegid. Le Français PeopleSpheres s’est même fait le spécialiste de ce qu’il appelle « le SIRH à la carte ».

Entre suite SIRH pré-intégrée et « best of breed », il n’y a pas de « bonne option » par nature. La meilleure option sera, là encore, celle qui collera le mieux à votre stratégie RH et IT.

SIRH cloud ou SIRH sur site ?

Un autre choix à faire en complément concerne le mode de déploiement technique et de gestion du SIRH lui-même. Là encore, deux grandes options sont disponibles (voire trois).

Historiquement, les applications métiers (dont le SIRH) se déployaient « sur site », c’est-à-dire sur des serveurs de l’entreprise, gérés par l’entreprise, et l’application était maintenue et mise à jour par des équipes internes.

Cette option (et ses déclinaisons comme l’infogérance ou le cloud privé) a l’immense mérite de garder les données RH critiques dans le giron de l’entreprise.

Mais elle est aussi lourde et coûteuse. Le marché se dirige donc vers le cloud public et le SIRH en mode SaaS. Ce modèle « à la demande » casse la barrière à l’entrée avec un prix à l’abonnement, par utilisateur et par mois. Le client n’a plus à gérer les mises à jour (par exemple pour les évolutions réglementaires) ou l’infrastructure sous-jacente.

En revanche, le cloud pose de nouvelles problématiques. Au moment du choix, il faudra donc prendre en compte le SLA, la localisation des données, demander des précisions sur l’infrastructure (sur les RPA, mais aussi quels backups sont intégrés et ceux qui restent à votre charge, etc.) ou encore la législation qui s’applique à vos informations.

Une équipe pluridisciplinaire composée de professionnels des RH, de l’IT et du juridique pourra aborder ces différentes facettes.

Que ce soit sur site ou dans le cloud, la question du support devra également être posée.

Tous les fournisseurs ne garantissent pas un même niveau de mise en œuvre et d’assistance, il est donc important de définir vos attentes. Voici les principales questions à poser aux fournisseurs :

• Méthode d’intégration (le cas échéant) du nouveau SIRH aux applications de l’entreprise ?
• Quels sont les accords de niveau de service (SLA) ? Ils doivent détailler les engagements en matière de disponibilité et d’assistance (fonctionnement et assistance 24/7, par exemple), le délai moyen de réponse pour résoudre des problèmes et répondre à des questions RH et IT, et un PRA testé et certifié.
• Si l’éditeur est cloud, demandez-lui s’il gère et détient son propre datacenter, ou s’il le loue à un tiers. Dans le second cas, demandez quel type de plan est en place en cas de défaillance du prestataire.
• Quelles sont les normes de sécurité du fournisseur concernant le système et les données ? Elles doivent correspondre à celles exigées par votre gouvernance d’entreprise.

Intégration avec l’existant

La question de l’intégration est technique, mais elle est centrale. Une entreprise dispose souvent d’un, voire de plusieurs ERP. Idem pour les SIRH. De nombreuses entreprises souhaitent en effet conserver un SIRH qui, bien qu’étant vieillissant, donne satisfaction et auquel les employés sont habitués. Il arrive même que les entreprises aient investi dans la personnalisation du code et des écrans (UI).

Dans tous ces cas, il faut veiller à ce que les nouveaux outils SIRH (ceux qui apportent les nouvelles fonctionnalités voulues) s’intègrent bien aux systèmes RH déjà en place, soit avec un jeu d’API standard qui permettent de transférer facilement les données entre systèmes existants, soit avec une intégration « plug and play » (connecteur).

La même problématique doit être posée pour l’ERP : il est en effet inconcevable d’avoir un SIRH moderne qui soit déconnecté de cette épine dorsale logicielle de l’organisation. Or l’ERP peut ne pas être récent…

S’il n’existe pas d’accord d’intégration entre les différents éditeurs que vous avez choisis, il pourra être nécessaire de faire intervenir un consultant et une ESN pour réaliser l’intégration recherchée. Un surcoût qu’il vous faudra budgéter.

Démonstrateur

Une fois tous ces éléments abordés et posés sur le papier, vous pourrez sereinement sélectionner les éditeurs en fonction de leurs réponses.

Commencera alors une phase de démonstration de chaque SIRH, avec une prise en main par des utilisateurs métiers, pour vérifier que les promesses d’ergonomie, d’unicité des écrans et de simplicité d’utilisation sont bien tenues.

Pérennité de l’éditeur et évolutions futures de son SIRH

Les SIRH ne cessent d’évoluer. Plusieurs grandes tendances sont en train de les transformer en profondeur (comme l’IA, la montée en puissance des outils de gestion des talents, ou l’analytique RH).

Il est intéressant, au moment de la sélection des éditeurs de votre short-list, d’interroger chaque acteur sur sa vision du marché et des RH, et sur sa feuille de route (et la manière dont il vous proposera les nouveautés, gratuitement ou moyennant un surcoût).

Dans le cas où vous faites le choix d’acteurs plus « petits » – voire de startups innovantes –, la surface financière, la pérennité du prestataire, et sa probabilité d’être racheté devront aussi être évaluées avant votre choix final.