BPM en France : des projets encore jeunes avec des outils encore trop inadaptés

Une étude du cabinet d’étude CXP, commandé par l’éditeur de solutions de BPM Open Source BonitaSoft, montre les entreprises françaises ayant répondu à l’étude ont conscience de l’importance d’une démarche processus, elles peinent à la mettre en application avec des outils inadaptés. Par manque de compétence et de connaissance notamment.

Si 91 % des entreprises françaises reconnaissent l’importance de l’amélioration des processus métiers dans leur organisation, les démarches de mise en oeuvre de BPM restent encore teintées d’une certaine jeunesse, voire empruntes d’immaturité. C’est l'une des conclusions de l'étude sur l’état du BPM en France, réalisée par le cabinet d’étude CXP, à la demande de BonitaSoft (un acteur clé du BPM Open Source). Une étude censée livrer une cartographie des usages du BPM dans les entreprises hexagonales. 

Sur les quelques 106 entreprises ayant répondu à cette enquête, 46% d’entre elles, juge qu'il est important d'avoir une démarche d’amélioration des processus métier. Dans 45% des cas, une telle démarche est jugée «stratégique». Parmi les répondants ayant déjà entamé une démarche processus, le BPM s’inscrit avant tout dans le cadre d’une refonte du SI métier (46%), puis d’une démarche qualité (40%). 33% l’ont inscrit dans un contexte de dématérialisation (flux entrants et sortants, facturation, etc....). Lorsqu’une démarche orientée processus est mise en place ou envisagée, l’étude rapporte que la satisfaction client reste l’objectif n°1 à atteindre, suivi par les performances de l’entreprise, la réduction des coûts et l’agilité de l’entreprise. Étonnamment, la productivité des équipes arrive à la 5e place des objectifs visés. 

Si presque logiquement, les entreprises répondantes ayant déjà entamé une démarche ciblent les processus dits cœur de métiers (à 79%), les autres qui y réfléchissent démarrent plus petitement. Et se testent, via des projets «pilotes», sur des processus plus administratifs ou de support (comme la RH, les services financiers ou les achats). 

Enfin, et c’est un point clé, la démarche processus n’est pas l’apanage de la DSI, note l’étude du CXP, mais bien celle de la direction générale dans 40% des cas. La DSI est citée comme étant à l’initiative de cette démarche dans 30% des cas. Étonnamment, les directions métiers, en dépit du caractère transversal d’une démarche processus, ne constituent pas les moteurs principaux. Peu d’influence quant au déclenchement de projets de gestion des processus. Et c’est là, en partie que la bât blesse ! 

Des outils inadaptés 

Car si cette cartographie semblait positive pour le BPM en France, l’étude pointe toutefois du doigt certains gros points noirs pource qui est des  démarches processus ainsi que l’adoption de technologies de BPM par les entreprises françaises. Principal enseignement : «les outils sont peu appropriés à la gestion même des processus métiers», commente Muriel Guénon, analyste eu CXP, venue présenter l’étude. L’étude révèle ainsi que seulement 23% des répondants utilisent des outils de modélisation (BPA -  Business Process Analysis) pour modéliser leurs processus. ce qui veut dire que si les processus et leur amélioration sont  considérés comme clés dans l’entreprise, ils s'appuient sur des technologies et outillages, dont ce n’est pas la vocation première. Comprendre, inévitablement, Powerpoint et Word (dans 32% des cas) et Excel (20% des cas). Autre écueil : seulement 17% des répondants utilisent un outil d’automatisation pour orchestrer leurs processus. Leur préférant....Excel et l’email pour l'exécution des processus internes. Les progiciels interviennent également dans cette tâche pour 28% des répondants. «Le BPM n’est pas reconnu aujourd’hui comme une alternative au développement spécifique», constate l’étude. 

Méconnaissance des outils, manque de compétences...une chose est sûr, c’est que les entreprises sont dans le flou lorsqu’on aborde la question de l’outillage. A tel point que s’ils conviennent en effet qu’une solution de BPM se doit d’être facile à prendre en main et rapide à mettre en oeuvre, 25% ne savent pas comment les consommer ni les acheter, sous un format traditionnel de licence, en mode Saas ou encore à l’Open Source. 

Évidemment on peut s’interroger sur les raisons de cette méconnaissance. L’étude révèle ainsi que le manque de compétence en interne (à 55%) et le manque d’appropriation des des concepts par les utilisateurs finaux (56%) sont cités comme les freins principaux aux projets de gestion de processus. Puis viennent la réticence des responsables fonctionnels (à 48%) qui peinent alors à devenir les moteurs d’un projet de BPM en dépit de leur absolue nécessité dans la chaîne. «Pour une majorité d’entreprises, organisées en silos fonctionnels, où l’on agit et pense en termes de fonctions sans avoir nécessairement conscience de la place qu’on occupe dans un processus global, le passage à une approche processus peut ressembler à une petite révolution», commente le CXP dans son étude. L’alignement de l'IT sur le métier, raison d’être du BPM, reste très incertain, même si finalement le soutien de la DSI et de la direction générale est en place. 

Enfin, conséquence de cette «jeunesse des projets», on constate une quasi-absence d’indicateurs sur les résultats et sur le ROI. «Il existe ici une incertitude énorme», commente Muriel Guénon, soulignant le manque de visibilité des entreprises. 39% ne connaissent en effet pas leur perspective de ROI, souligne l’étude. «L’atteinte des objectifs n’est que très peu mesurée puisque selon les objectifs la mesure n’est effectuée que dans 15% à 34% des cas», indique enfin l’étude.  

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