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Vidéoconférence : Gartner entérine l’avènement du travail à distance

Les réunions vidéo sont de plus en plus importantes à mesure que le monde professionnel est de plus en plus demandeur de travail à distance (ou sur le terrain). Selon Gartner, les appareils personnels prennent aussi le pouvoir sur les « Meeting Rooms ».

Les employés préfèrent les réunions vidéo plutôt que les réunions où il faut être physiquement présent. D’ici 2024, à peine 25 % des réunions auront lieu en « présentiel » – contre 60 % aujourd’hui – estime le cabinet Gartner dans son « Magic Quadrant for Meeting Solutions ».

« Nous constatons une augmentation significative de l’importance et de l’adoption des technologies de réunions pour soutenir une main-d’œuvre de plus en plus répartie géographiquement », écrit Mike Fasciani, co-auteur du rapport.

Les offres professionnelles, aujourd’hui, proposent généralement toute une expérience utilisateur cohérente d’un écran à l’autre (salle de réunion équipée, desktop, mobile et tablette) avec une gamme d’outils complète (voix, vidéo, messagerie instantanée et partage de contenus). Côté objectif métier, et toujours selon le rapport, les entreprises décident de déployer des plates-formes de vidéoconférence pour améliorer l’engagement des collaborateurs, réduire les contraintes géographiques, former les employés à distance et, logiquement, optimiser la communication interne de l’entreprise.

Les « travailleurs du numérique » préfèrent avoir moins de réunions en face à face. Ils considèrent en effet qu’ils disposent d’une technologie adéquate pour travailler de n’importe où. Pour Mike Fasciani, le glissement est important à saisir. Les vidéoconférences – et les plates-formes qui les motorisent – sont devenues une « partie plus centrale de la culture [de l’entreprise] et de sa communication » que de la téléphonie pure.

Du point de vue générationnel, les plus jeunes sont ceux qui utilisent le plus les outils de réunion à partir de leur desktop (PC ou Mac) plutôt que dans des salles de réunion, principalement parce qu’ils veulent travailler depuis leur propre appareil et avoir toujours sous la main leurs contenus, résume en substance Mike Fasciani. De manière plus générale, cette préférence pour les appareils personnels grandit. Une salle de réunion peut nécessiter des manipulations supplémentaires, d’avoir une formation ou de solliciter l’aide de l’IT.

Autre enseignement du rapport, les employés collaborent avec une combinaison d’outils asynchrones – comme les messages (qui peuvent devenir synchrones) – et synchrones – comme la vidéo. De fait, les acheteurs recherchent des plates-formes de réunions qui font converger plusieurs flux de communication et qui peuvent même combiner les outils de collaboration d’équipe, avec des fonctions de réseau social interne et de communication externe (gestion de la relation client, échanges fournisseurs, etc.).

Réunions formelles et informelles

Toujours selon le rapport, les organisations qui ont des besoins complexes ont généralement des services de réunion différents pour la collaboration dite « informelle » et pour la collaboration dite « formelle ». Elles s’équipent bien souvent auprès de plusieurs éditeurs.

Les suites bureautiques cloud (Office 365, Google G Suite) sont de plus en plus plébiscitées pour les besoins de collaboration informels (comme une équipe qui travaille régulièrement autour de ses documents propres). « En ce qui concerne les entreprises avec lesquelles j’échange, la plupart indiquent que 40 à 60 % de leur charge de travail correspond à ce scénario de réunion informelle », évalue l’analyste Mark Fasciani.

Pour les besoins plus formels, comme le marketing, la formation et l’engagement des clients, les organisations préféreraient souvent des services plus spécialisés, comme Zoom ou Cisco Webex.

Répondre à deux types de décideurs

Les éditeurs ne vendent plus seulement à l’IT, mais aussi aux métiers. La DSI a tendance à être décisionnaire dans les services audio-vidéo pour les usages horizontaux et l’objectif – plus large – de la communication unifiée. Les acheteurs métier recherchent au contraire des services pour leurs cas d’utilisation spécifiques. Pour Mike Fasciani, avoir un portefeuille de plusieurs services de réunion et de vidéoconférence est devenue la norme pour les entreprises de plus de 2 500 utilisateurs.

« Les grandes entreprises sont habituées à gérer des environnements multifournisseurs et elles devraient donc permettre à leurs unités métier de choisir les services qui leur conviennent le mieux », prédit-il.

Les petites entreprises, en revanche, ont tendance à manquer de ressources (ou n’ont pas le besoin) pour plusieurs services. D’après Gartner, elles ont tendance à standardiser leurs communications avec un seul produit et mettent l’accent sur la facilité d’utilisation et le prix.

Dans le Magic Quadrant 2019, Cisco, Microsoft, Zoom et LogMeIn sont les quatre éditeurs Leaders. Google et Adobe forment les Challengers, tandis que BlueJeans fait parti des Visionnaires (avec d’autres). Huawei, Avaya et ZTE (entre autres) sont catalogués comme Acteurs de Niche.

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