Notion se positionne en « base de connaissances » augmentée à l’IA pour les entreprises

Une base de connaissance centralisée

« Les Custom Agents de Notion sont dans Notion », insiste à plusieurs reprises Julien Gaudin, ingénieur Solutions et porte-parole français de l’éditeur.

L’idée n’est pas d’interconnecter ces agents directement avec d’autres IA externes – dans une pure logique agentique –, mais plutôt de faire travailler ces agents avec des données dans Notion qui, elles, peuvent venir d’autres systèmes (GitHub, HubSpot, Jira, Salesforce, etc.).

« Les Custom Agents de Notion sont dans Notion. »

« Une requête qui vient de Slack peut être ingérée dans Notion pour trouver la bonne information. [Notion] a accès à des données et il les retravaille dans le contexte de l’entreprise, c’est-à-dire aussi avec des données de systèmes tiers, pour répondre », précise Julien Gaudin. Ces données tierces sont accessibles via l’outil Enterprise Search de la plateforme.

Notion se positionne donc comme une base de connaissance centralisatrice, mais pas comme une tour de contrôle (de gouvernance) des agents.

Que sont les Custom Agents dans Notion ?

Les Custom Agents sont, comme leurs noms l’indiquent, personnalisables par les utilisateurs métiers. Mais toujours avec une logique de « traçabilité et de visibilité, avec le processus de pensée de l’agent et un suivi des modifications qui ont pu être apportées », assure le porte-parole français. « Et on peut revenir en arrière. Il ne faut surtout pas tout détruire avec un Custom Agent ».

Dans la vision de Notion, ces agents vont se substituer aux tâches chronophages administratives comme changer un projet de statut et notifier des personnes par mail.

Parmi les cas d’usages mis en avant, Notion cite des assistants en self-service (Q&A) pour les commerciaux (sur leurs pipelines), pour les questions IT et RH ou pour les projets en cours (comme l’état d’avancement du développement d’un produit).

Autre possibilité : des « agents de routage », c’est-à-dire des bots qui acheminent automatiquement des tickets (IT ou CX), ou qui transforment les demandes entrantes en tâches à effectuer par ordre de priorité (en particulier pour les inbounds marketing).

Troisième et dernier cas d’usage, le reporting. Par exemple, un agent peut compiler les mises à jour hebdomadaires des sprints, à partir des tâches et des fils de discussion Slack, dans un rapport d’état. Les commerciaux peuvent de leur côté générer des résumés du pipeline.

Smilers : l’agent interne de Notion

« Nous en avons aussi fait un en interne », raconte Julien Gaudin, « Il s’appelle Smilers ».

Smilers répond aux questions sur l’entreprise, comme sa culture, les prochains événements, ou comment faire en cas d’oubli d’un badge ou de perte d’un PC.

« L’agent va piocher les bonnes informations dans notre “source de vérité” qui est évidemment dans Notion et il répond avec le contexte. Si vous êtes à Dublin, il le sait, et il vous dit de contacter telle personne, à tel numéro ou sur Slack ».

De Workday à Sharepoint en passant par SAP

Dans les grandes entreprises, l’articulation – voire la concurrence – entre les agents des applications métiers et ceux des bases de connaissance se pose.

Pourquoi, par exemple, demander à Notion plutôt qu’à Workday, SAP ou Oracle les conditions pour poser des jours de vacances ? Pourquoi poser une question sur un contrat dans Notion plutôt que directement dans Salesforce ?

« Ne pas avoir à ouvrir trente-six logiciels. »

« Nous n’avons pas vocation à remplacer les logiciels spécifiques dans les grandes entreprises qui ont des environnements avec les classiques comme SAP, Oracle, Workday, etc. », répond Julien Gaudin. « Ce serait infaisable ; et de toute façon ce n’est pas notre métier. Nous faisons un peu de CRM, mais de manière succincte par rapport à Salesforce ou Hubspot ».

La position de Notion dans les grands groupes est au contraire d’être « une base de connaissances » à la croisée des chemins IT, capable de « concaténer » différentes sources (de Workday à Sharepoint) « sans avoir à ouvrir 36 logiciels », résume Julien Gaudin.

Reste que cette position – ce que ServiceNow appelle « la glue des systèmes » – est très convoitée. L’exemple de « Smiles » confirme que Notion se rapproche d’un Confluence, d’un OpenText ou, donc, sur certains aspects d’un ServiceNow.

Vers la gestion de projets

Pour s’imposer face à ces applications bien installées dans les grands groupes, Notion met en avant son UX avec « un espace collaboratif, intuitif, simple à utiliser ».

« Comme Notion est flexible et construit à partir de blocs modulables (texte, bases de données, graphiques, etc.), il finit par remplacer plusieurs outils spécialisés. »

Mais il n’entend pas s’arrêter à ce rôle de réceptacle, aussi intelligent soit-il.

« La base de connaissances, c’est l’un des points de départ les plus fréquents pour Notion et elle constitue à coup sûr une alternative aux outils existants dans ce domaine », resitue Mick Hodgins, General Manager EMEA de Notion. « Mais comme Notion est flexible et construit à partir de blocs modulables (texte, bases de données, graphiques, etc.), il finit par remplacer plusieurs outils spécialisés ».

Pour lui, dans une logique de « land & expand », Notion a vocation à concurrencer « un ensemble de solutions SaaS pointues » comme « la gestion de projet, les notes de réunion faites par l’IA ou la recherche d’entreprise ».

En France, Accor ou L’Oréal ont en tout cas été séduits, même si Notion, pour des notions de confidentialité, n’en dira pas plus sur l’étendue et les applications concrètes de ces déploiements dans ces deux groupes.