Douze avantages d'Excel pour les RH

Le tableur de Microsoft ne remplace pas un SIRH / HCM ou une solution analytique dédiée, mais il fera bien souvent l'affaire pour gérer rapidement des données RH. Excel offre en effet - au moins - une douzaine d'avantages qu'il serait dommage d'ignorer.

Peu d'applications utilisées par les RH - ou d'ailleurs par toute l'entreprise - peuvent se targuer d'être aussi populaires qu'Excel. Bien qu'il soit souvent critiqué, le tableur de Microsoft offre des avantages substantiels. Pourtant, il reste un outil très sous-estimé par les RH.

Excel est-il la meilleure application RH du marché ? Non. Existe-t-il de meilleures applications pour la production de rapports et l'analyse des données ? Oui. Mais cela ne veut pas dire qu'il n'a pas sa place dans la boîte à outils des RH.

Malgré toutes les solutions métiers, les outils de reporting et les applications cloud qui sont aujourd'hui disponibles, Excel reste pertinent, voire nécessaire. Voici 12 avantages qui expliquent pourquoi.

1. Une application abordable

Comparé à de nombreuses autres applications utilisées par les services RH (SIRH, ERP ou solution analytique dédiée) Excel est très abordable d'un point de vue prix, et cela quelle que soit la taille de l'entreprise. Il est inclus dans Microsoft Office, ce qui fait qu'il est « gratuit » pour la plupart des utilisateurs dont l'employeur a acheté des licences de la suite bureautique.

2. Nombreuses ressources d'apprentissage

Le nombre de contenus pédagogiques et de tutoriels disponibles en ligne pour Excel est presque infini. Si vous êtes novice sur le tableur, ou si vous essayez d'approfondir vos connaissances, vous pouvez au choix : utiliser le système d'aide inclus dans Excel ou consulter le support en ligne de Microsoft (traduit en plusieurs langues) ; trouver des vidéos sur YouTube ;  ou consulter les blogs et les forums des entreprises spécialisées qui proposent des services liés à Excel.

Et si ces ressources gratuites ne suffisent pas, vous pouvez toujours acheter un des nombreux livres sur le sujet ou vous inscrire à une formation - en ligne ou en présentiel - proposée par une multitude de sociétés de conseil pour un prix qui reste lui aussi abordable (concurrence oblige).

3. Pas de délai ni de coût de mise en œuvre

Comparé aux applications métiers, sur site ou dans le cloud, Excel est opérationnel sur-le-champ,  en moins de temps qu'il ne faut pour l'installer sur votre ordinateur. Vous pouvez acheter et télécharger l'application à tout moment. Vous n'avez pas besoin de lancer un projet, de mettre en place un comité de sélection ou d'une équipe de déploiements.

4. Polyvalence

Peu d'applications peuvent gérer tout ce que fait Excel. Vous pouvez l'utiliser pour tracker des données simples, pour fusionner des données de sources multiples, pour les analyser avec une multitude de fonctions mathématiques, pour générer des tableaux et des graphiques, etc. Sa polyvalence explique en grande partie pourquoi autant de personnes, dans toutes les industries et toutes les fonctions, utilisent Excel quotidiennement.

5. Outil collaboratif

Peu d'applications rendent également le partage de données aussi simple. Etant donné la popularité de Microsoft Office, il est rare que quelqu'un n'ait pas un Excel sous la main pour ouvrir un fichier. Et si une telle situation se produit, vous pouvez facilement enregistrer la feuille de calcul dans un autre format (PDF ou autres).

6. Fonctions incluses pléthoriques

Excel est fourni, de base, avec un nombre pléthorique de fonctions adaptées à de très nombreux cas d'usages particuliers et à des métiers différents. Il existe par exemple des fonctions pour la comptabilité et pour les finances ; des fonctions pour traiter la date et l'heure ; ou encore pour des traitements mathématiques. Par dessus le marché, avec Visual Basic for Applications, Excel peut être « augmenté » pour inclure de nouvelles fonctions, automatiser des tâches routinières et personnaliser le tableur au-delà des fonctionnalités Excel de base (pour créer des répertoires, des fichiers Word ou des PDF protégés par mot de passe, pour ne citer que quelques possibilités).

7. Un bon outil de transition entre mises à jour

Même pour les entreprises qui disposent d'un excellent SIRH, Excel conserve une grande valeur. Les améliorations apportées à ces applications transverses à l'entreprise doivent très souvent être planifiées et sont classées par ordre de priorité par l'IT - ce qui décale d'autant leur mise en œuvre. L'un des avantages d'Excel est que les RH peuvent l'utiliser pour faire des rapports poussés et d'autres tâches complexes jusqu'à ce que la fonctionnalité soit disponible dans le SIRH.

Cela permet aux RH d'agir rapidement. Et de s'assurer que les demandes d'ajout de rapports ou de fonctionnalités dans la plateforme centrale sont bien celles qui correspondent aux besoins métiers.

8. Templates

Un certain nombre de templates Excel dédiés aux RH sont gratuits. Vous pouvez également en trouver, créés par des professionnels, à un faible coût. En plus de leur valeur intrinsèque en terme de gain de temps, les modèles peuvent aider les professionnels RH à apprendre de nouvelles fonctionnalités.

9. Analyse des données simples

Bien qu'Excel puisse devenir lent lors de l'analyse de grandes quantités de données, il reste très réactif pour des ensembles de données plus petits. Il permet aux professionnels RH de produire rapidement et facilement des rapports, des tableaux et des graphiques pour faciliter la recherche ou la mise en évidence d'informations importantes. Avec chaque nouvelle version d'Excel, les fonctionnalités s'améliorent, ce qui facilite encore la création de tableaux et de graphiques et leurs présentations pour les partager avec l'organisation.

10. Conversion des données

Que vous passiez d'un système à l'autre ou que vous ayez simplement besoin de convertir des données de votre SIRH en quelque chose de plus utile pour une présentation, Excel peut parfaitement le gérer.

Par exemple, votre SIRH peut utiliser des codes ou des abréviations pour stocker des données, mais lorsque vous utilisez ces données dans une présentation, vous voudrez peut-être utiliser les mots complets. Vous pouvez le faire en utilisant un simple « recherche et remplace » dans Excel.

Si vous avez régulièrement des besoins similaires, vous pourrez utiliser une macro pour automatiser ces changements, ce qui rend la conversion des données relativement rapide et simple. De plus, Excel sait parfaitement lire les données exportées par les ERP et les SIRH courants (en  CSV et TXT par exemple) car il formate les données colonne par colonne.

11. Plus (trop) besoin de l'IT

L'un des plus gros avantages d'Excel est qu'il permet à l'équipe RH d'effectuer bon nombre de ses besoins de reporting ad hoc sans avoir à passer par l'informatique. Cette capacité permet à la fois d'éviter d'avoir à attendre que les demandes soient satisfaites et de réduire la charge de travail de l'IT, libérant ainsi du temps à la DSI pour des demandes plus complexes.

12. Verrouillage si besoin

Pour les situations où vous avez besoin que les utilisateurs remplissent eux-mêmes une feuille de calcul, Excel permet de verrouiller les champs et les feuilles pour limiter ce qui peut être modifié. Ceci garantit que seules les zones requises sont mises à jour et que les formules ne seront pas écrasées.

De plus, avec les macros, vous pouvez activer et désactiver d'autres fonctions d'Excel pour guider les utilisateurs dans leur saisie.

Conclusion

Bien qu'ils soient souvent sous-estimés, les nombreux avantages d'Excel devraient continuer à assurer au tableur de Microsoft une place de choix dans de nombreux départements RH. Certes, il ne remplacera jamais les applications d'entreprise - et il ne faut pas chercher à le faire - mais il est difficile et contreproductif de vouloir nier ses atouts et de se passer de sa polyvalence dans les RH (comme ailleurs).

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