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Fin du support d’E-Business Suite 12.1 : conseils pour migrer ou upgrader

Oracle mettra fin au support de la version 12.1 d’EBS en 2021. Passer à un ERP cloud ou à la 12.2, dont le support est prévu jusqu’en 2031, est à envisager. Les migrations pouvant prendre plus d’un an, il est temps de se pencher sur ces projets pour n’en oublier aucune facette.

Le support de la version 12.1 d’Oracle E-Business Suite se terminera en décembre 2021. Les partenaires et sociétés de services conseillent d’envisager dès à présent – si ce n’est déjà fait – une montée de version ou une migration, soulignant que le processus peut prendre une année.

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E-Business Suite (ou EBS) fait partie du portefeuille d’Oracle depuis 2001. Il est aujourd’hui un des trois ERP historiques de l’éditeur aux côtés de JD Edwards et PeopleSoft. En avril, Oracle a étendu le support « premier » de la version 12.2 d’EBS jusqu’à 2031, au minimum. Passer à cette version devrait donc assurer une forme de sérénité aux clients sur le moyen/long terme.

Deux experts, John Schmottlach, SVP chez Apps Associates, une société de conseil américaine spécialisée dans les produits Oracle, et Mark Vivian, PDG de Claremont, prestataire anglais de services managés pour Oracle, partagent quelques conseils valables partout dans le monde pour bien gérer la transition (qu’elle soit sur site ou cloud).

Le temps file

« La plupart de ceux qui utilisent EBS R12.1.3 (ou des versions plus anciennes) ont déjà discuté pour savoir s’ils allaient ou non upgrader avant la fin du support », constate John Schmottlach. « Mais selon le niveau de complexité et l’étendue de l’usage d’EBS, une montée de version peut prendre jusqu’à douze mois. Il est donc grand temps de commencer à la planifier dès aujourd’hui », invite-t-il fortement. « Nous avons aussi constaté une augmentation des appels d’offres pour piloter les upgrades vers EBS R12.2.9 ».

« Selon le niveau de complexité et l’étendue de l’usage d’EBS, une montée de version peut prendre jusqu'à 12 mois. Il est donc temps de commencer à la planifier. »
John SchmottlachApps Associates

La situation est la même dans d’autres pays. Au Royaume-Uni, Claremont a lancé un « centre d’urgence » pour prendre en charge les upgrades vers R12.2. Mark Vivian explique qu’une enquête qu’il a menée auprès des clients d’E-Business a révélé que 30,6 % des 140 responsables interrogés utiliseraient déjà la version R12.2 – et donc que près de 70 % seraient encore sur une version précédente. Et parmi ces organisations qui utilisent des versions plus anciennes, 58 % déclarent qu’elles prévoient de passer à la R12.2, ou qu’elles sont en train de le faire. En creux, on voit que 40 % (des 70 %) n’ont encore rien décidé (soit 28 % du total).

Pour Mark Vivian, la date limite de décembre 2021 est plus proche qu’il n’y paraît. « Seize mois, cela semble long. Mais quand on regarde tout ce qu’il y a à faire, ce n’est plus si long que ça », prévient-il en parfait accord avec John Schmottlach.

La mise à niveau, en elle-même, peut s’avérer longue. Mais les organisations doivent, en plus, passer par d’autres étapes préparatoires, comme trouver de bons cas d’usages et justifier un budget.

Une organisation qui n’a pas de prestataire de services aura aussi tout à gagner à prendre le temps de choisir un (bon) partenaire.

Ce choix d’un partenaire risque de devenir d’autant plus difficile que le temps passe. Mark Vivian s’attend par exemple à ce que le marché des prestataires britanniques connaisse une « pénurie de ressources » face à une forte demande d’accompagnement des projets autour d’EBS.

Spécifiques ou pas de spécifiques ?

Un point important à aborder avec rigueur est celui des personnalisations.

L’upgrade pourrait en effet avoir des avantages connexes, à condition de bien le préparer. Un partenaire pourra en effet aider à éliminer les spécifiques que la 12.2 rend caducs.

Mark Vivian « cherche à rationaliser absolument partout où on peut le faire, pour que les gens utilisent le plus possible les fonctionnalités standard du produit ». Ce qui, pour lui, est une bonne pratique à suivre impérativement.

Les fonctionnalités de la version 12.2 peuvent par exemple remplacer beaucoup d’extensions CEMLI – pour Configurations, Extensions, Modifications, Localizations et Integrations ; un framework d’Oracle pour le développement des personnalisations.

Par exemple, le Enterprise Command Center (ECC) de EBS 12.2 permet d’interroger et de creuser dans les données en temps réel, en partant d’un tableau de bord. Cette fonctionnalité est disponible dans 28 modules Oracle – chaque ECC étant axé sur un module particulier. Pour les créances, ECC permet ainsi de descendre jusqu’au détail de chaque transaction individuelle. Typiquement, ECC peut remplacer énormément de personnalisations faites sur les reportings, estime Mark Vivian.

De son côté, John Schmottlach est plus mitigé. « Il y a certainement des nouveautés dans la R12.2 qui intéresseront les clients », admet-il. « Mais le rythme de développement et de sortie des fonctionnalités dans la R12.2 a considérablement ralenti ; Oracle ayant décidé de concentrer ses ressources en priorité sur le développement de ses applications cloud ».

Conséquence, « généralement les clients ne sont pas en mesure d’éliminer leurs spécifiques avec le changement de version », constate-t-il.

Migration cloud (ou pas migration cloud) ?

La fin du support peut ouvrir la porte à une autre option que l’upgrade : celle de faire le grand saut dans le SaaS et passer à l’ERP cloud.

« De nombreux clients envisagent de migrer vers Oracle Cloud Applications – alias Oracle Fusion Cloud – plutôt que de monter de version », confirme John Schmottlach.

Le cloud offre plusieurs avantages. Dont celui d’éviter de futures montées de version « forcées » pour cause de fin du support, puisque les mises à jour sont poussées en continu et gérées par Oracle.

Ceci étant, chaque client doit bien étudier sa stratégie – montée de version ou migration cloud – pour répondre aux mieux à ses besoins et à sa conception de l’IT.

« [La migration vers le cloud est] une option qui peut ne pas être bonne pour tous les clients », rappelle John Schmottlach. « Or la plupart des clients ont besoin d’aide pour déterminer ce qui est le meilleur pour eux, et aussi pour savoir si le cloud est bien adapté aux systèmes qu’utilisent les métiers au sein de leur organisation ».

Accélérateurs, packages et boîtes à outils

Quel que soit le choix, les entreprises seront en tout cas en droit d’attendre que leur partenaire leur apporte des facilitateurs, en plus du conseil et de l’audit.

De nombreux partenaires ont, par exemple, conçu des services pour aider à décommissionner la R12.1. C’est le cas du « centre d’urgence » de Claremont, évoqué plus haut, qui propose contre un forfait à prix fixe une évaluation globale, allant de la gestion du projet à l’analyse des CEMLI, en passant par l’évaluation de l’infrastructure ou encore des workshops pour décortiquer les processus métiers et voir ce que peut leur apporter la R12.2.

De son côté, Apps Associates fournit un « package upgrade » pour la R12.2, ou, pour le SaaS, un certain nombre d’accélérateurs afin de migrer vers Oracle Cloud

Pour le cloud justement, des outils peuvent aider à identifier les objets personnalisés et les données de configuration dans les environnements Oracle E-Business Suite, extraire le code source et les éléments de données, et les migrer vers Oracle Cloud.

Enfin, une fois la migration réalisée, les clients peuvent demander des services de gestion automatisée des releases, qui les aideront à faire les tests de régression sur les mises à jour trimestrielles. « C’est d’ailleurs une des plus grosses préoccupations des clients EBS qui migrent vers Oracle Cloud », avertit John Schmottlach.

Une troisième option : le support tiers

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