Identifier les cas d’usage pour SharePoint 2013

Identifier les cas d’usage pour SharePoint 2013 doit certes mettre en avant les gains liés au déploiement de la solution, mais cela doit également souligner les coûts ainsi que les obstacles d’une migration.

Si vous souhaitez pousser vos responsables à migrer vers SharePoint, vous devez apporter à votre argumentaire le très précieux cas d’usage qui vous permettra de répondre à la question : « Pourquoi SharePoint 2013 ? ».

Bâtir un cas d’usage pour une entreprise est un exercice où s’immisce une forme réfléchie de subjectivité, souvent si complexe qu’il existe des sites Web qui proposent des guides pour sa création. Toutefois, la plupart d’entre eux omettent d’y intégrer les coûts cachés qui doivent être clairement exposés lors d’un cas d’usage pour SharePoint 2013. La plate-forme peut certes être rentable et apporter des améliorations en termes de processus, de productivité et même d’économies. Mais sous-estimer le temps ainsi que les dépenses liés à la mise en place de la plate-forme peut décevoir les parties intéressées, frustrés les utilisateurs et au final ternir la réputation du IT.

Le prix de la recherche étendue

Généralement, la justification première pour un déploiement de SharePoint 2013 porte sur ses fonctions de recherche d’entreprise. Tout le contenu d’une entreprise, placé sous la coupelle de SharePoint, est désormais indexé, même au-delà de SQL Server : cette nouvelle fonction peut ainsi englober le CMS, les périphériques de stockage et les partages de fichiers. La taxonomie des métadonnées est également plus mature, étendant et affinant les possibilités de sélections de tag. De plus, la recherche bénéficie d’améliorations en termes de performances : une requête  peut recueillir des données en fonction des fichiers les plus couramment utilisés. Toutes ces fonctions sont renforcées par une indexation en continu. Chaque nouveau contenu est immédiatement accessible via la recherche globale.

Dans ce cas, justifier est évident : une recherche plus rapide avec de meilleurs résultats, et donc une réduction de temps et de coûts pour presque tous les cas d’usage.

Toutefois, le cas d’usage qui met en avant les fonctions de recherche fait abstraction des coûts. Pour que la recherche d’entreprise fonctionne comme il est indiqué, cela nécessite la mise en place d’une puissance de traitement  intermédiaire. Le moteur de recherche de SharePoint, bâti sur FAST, consomme d’importantes ressources. Le cas d’usage doit ainsi intégrer les coûts de ces serveurs supplémentaires pour supporter la charge. Dans le cas contraire, le CMS se grippera, ralentissant les temps de chargement et provoquant de la latence. Une autre réflexion : le développement d’une taxonomie globale des métadonnées ; ce qui implique davantage de négociations en amont et davantage de travail pour les départements métiers.

Autre justification généralement avancée pour SharePoint, son potentiel à révolutionner une culture d’entreprise, grâce aux fonctions dites sociales. SharePoint propose désormais des outils liés aux media sociaux, devenus omniprésents sur Internet. Ils apportent une dimension collaborative avancée dans les pools de ressources et les laboratoires d’idées de l’entreprise et permettent également d’alimenter les prises de décisions à tous les niveaux.

Le cas d’usage est ici également évident : un accès plus facile à l’expertise en interne ainsi qu’aux connaissances périphériques. Cela rend cette expertise meilleur marché et plus rapide à obtenir. Avec un volume plus important d’informations, les décisions sont plus efficaces et plus justes.

Mais il ne s’agit d’appuyer sur un simple bouton. Même si de nombreuses entreprises utilisent Twitter, Facebook et d’autres media sociaux, l’usage de ces applications nécessite de passer du temps à fouiller dans une masse de contenu afin d’identifier ce qui est vraiment utile. Avec SharePoint, cela passe par de la formation dans deux domaines : la modération sur les sites communautaires (filtrage de contenu) et la standardisation des tags dans l’entreprise. Cela nécessite d’être familier avec la taxonomie des métadonnées en interne et avec l’organisation du CMS. Former les utilisateurs SharePoint à implémenter ces standards représente un engagement considérable, tant en termes de temps que de ressources.

Tout en un

Le cas d’usage qui revient le plus souvent est celui portant sur la consolidation du contenu de l’entreprise au sein d’une unique plate-forme de stockage et d’administration. D’un point de vue sécurité et gestion, les avantages de rassembler tous les contenus dans un même outil est aussi évident : entretenir une unique plate-forme de stockage est moins cher, utiliser le contenu est également plus pratique lorsqu’on ne dispose que d’un unique point d’entrée.

Depuis SharePoint 2010, le CMS de la plate-forme est devenu le point central pour tous les contenus de l’entreprise, et pas uniquement ceux Microsoft. Remote Blob Storage à SQL Server 2008 R2 permet l’intégration de fichiers NTFS tout en garantissant une maintenance via SharePoint. Comme l’indique Microsoft, cela signifie que SharePoint peut stocker tout le contenu sur lequel l’entreprise a besoin d’effectuer une recherche. La migration du contenu depuis SharePoint 2010 vers 2013 s’effectue naturellement.

Néanmoins, la consolidation du contenu est souvent une façon de justifier la migration depuis une autre plate-forme tierce  vers SharePoint. Ce qui peut être problématique. SharePoint 2013 n’est pas plus simple que son prédécesseur lorsqu’il s’agit d’intégrer du contenu d’autres plates-formes.

Migrer des centaines de gigaoctets de contenus à partir de systèmes comme LiveLink par exemple présente encore des difficultés lorsqu’il faut restructurer le contenu. Ce qui implique des mois de travail et des ressources considérables. Le compromis est généralement le temps-homme : si vous souhaitez migrer à moindre coût, faites le faire en interne et acceptez le temps que cela prend ; si vous voulez ce que cela soit fait rapidement, sous-traitez  le , mais préparez-vous à payer.

L’intégration de SharePoint 2013 peut facilement être justifiée, d’un point de vue cas d’usage. Mais calculez bien les coûts.

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