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L’essentiel sur le RPA ou bien comprendre l’automatisation robotique des processus

L’automatisation de processus robotiques permet à des robots d’exécuter les tâches successives d’une activité métier. Pour être automatisées, ces activités doivent être chronophages, répétitives et à faible valeur.

Le RPA (Robotic Process Automation) consiste à automatiser certaines tâches et processus numériques d’une entreprise. Ces tâches peuvent être placées sur le poste de travail de l’utilisateur ou encore en back-office, sur les serveurs de l’entreprise. D’une façon générale, l’entreprise qui décide d’avoir recours au RPA souhaite supprimer l’intervention manuelle pour la remplacer par des robots. Ces robots miment l’intervention humaine.

Il existe deux types de robots dans le RPA :

  • Les robots autonomes. Ils ne nécessitent pas l’intervention humaine. Ces robots peuvent opérer en permanence en back-end et en tâche de fond sans que l’humain n’ait à intervenir. Le robot peut par exemple extraire les données d’une base, les transférer dans un autre système tout en effectuant des contrôles de conformité.
  • Les robots semi-autonomes. Ils sont déclenchés par une intervention humaine. Ces robots sont placés logiquement sur le poste de travail de l’utilisateur. La reconnaissance d’informations à l’écran puis leur intégration dans des applications métiers en est un exemple.

D’une façon générale, l’humain peut reprendre la main à tout moment et piloter ainsi le robot, ont expliqué Mebenga Amougui, Data Science Practice Manager et Yan Saint Germes, Data Practice Manager, deux représentants de la société de services Umanis. L’autre exigence est que ces robots doivent être monitorés pour garantir une conformité optimale des procédures et la bonne exécution des processus automatisés. Cela permet également d’augmenter la portée du robot et d’en améliorer le fonctionnement.

Parce qu’il s’inscrit dans les processus métier de l’entreprise, le RPA se situe parmi les technologies liées à ces opérations, comme le BPM (Business Process Management) et le Case Management. Mais à l’inverse, le RPA s’intéresse davantage à une activité qu’à un processus.

Quelles tâches peuvent être automatisées

L’automatisation ne doit être appliquée qu’à une sélection minutieuse de tâches et d’opérations, confirment les deux responsables. Les critères d’éligibilité des activités au RPA se basent en premier lieu sur une bonne connaissance des processus de l’entreprise. « On s’attaque d’abord aux tâches en volume et à haute fréquence », résume Umanis. Pourquoi ? Ce sont sur ces activités que le RoI est le plus important et reste donc palpable.

Les activités répétitives et où la pénibilité sont fortes, sont donc les premières éligibles au RPA. Les autres critères portent sur la valeur apportée par l’activité : celles à faible valeur entrent donc dans cette approche ainsi que les tâches simples. Par exemple, chez l’assureur britannique Aviva, qui a placé le RPA au cœur de la transformation de ses modes de travail, les robots sont attribués à des tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée », expliquait Andrada Covaci, en charge des activités Intelligent Automation & Client Experience chez Aviva.

Ce que souligne également Eric Adrian, le directeur général d’UiPath (un éditeur d’une plateforme pour le RPA) en France. Pour lui, le RPA cible par exemple « une tâche qui est réalisée à la main, et devient, au fil du temps, très chronophage et de plus en plus complexe avec le grossissement des systèmes ».

Quels sont les gains apportés par le RPA

D’une manière générale, les robots, en automatisant certaines activités, ne font pas disparaître l’humain, mais augmente ce qu’il réalise, explique Umanis.

Sur le poste de travail, les gains obtenus portent sur :

  • l’amélioration de la qualité de service,
  • la réduction des coûts,
  • la réduction des erreurs manuelles,
  • et logiquement, une hausse de recettes.

Côté back-office, les gains sont quelque peu différents. Ils portent par exemple sur :

  • la valorisation du travail et de l’intelligence humaine,
  • la sécurité,
  • la rapidité d’exécution,
  • une disponibilité des robots 24/7.

En back-end, les entreprises commencent d’ailleurs à mettre en place des fermes de robots pour les tâches les plus courantes, précisent les deux responsables de la société. En Europe, le Royaume-Uni est en avance sur la France.

Selon le cabinet d’étude Forrester, le marché du RPA est dominé actuellement par UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere, Kofax et PegaSystems – pour n’en citer que certains. Pour Grand View Research, le RPA devrait suivre une courbe de progression ascendante pour atteindre en 2025 3,11 milliards de dollars.

Un exemple de cas d’usage

Les cas d’applications du RPA peuvent se retrouver dans tous les départements d’entreprises. Dans la DSI par exemple, les robots peuvent être configurés pour  automatiser le déploiement d’applications ou tester des composants. Au département RH, l’onboarding (l’opération qui consiste à accueillir techniquement un nouvel employé dans l’entreprise) est une activité également cible pour le RPA. Il s’agit là d’une tâche simple mais qui implique généralement l’intervention de plusieurs départements transverses. Sans que cela ait beaucoup de valeur, explique encore Umanis. Surtout, cette activité reste chronophage. Avec le RPA, elle passe de 80 minutes à 5 minutes.

La société détaille ainsi cet exemple : le nouveau collaborateur entre ses informations en ligne, celles-ci sont validées automatiquement.  Un compte utilisateur est créé, puis son compte email, une commande de téléphone est effectuée, puis celle d’un PC.  La commande d’un PC déclenche automatiquement une demande d’installation du PC. Enfin, un email est envoyé aux collaborateurs du nouvel arrivant leur annonçant sa venue et un autre est expédié au nouvel arrivant pour lui souhaiter la bienvenue.

Dernière mise à jour de cet article : octobre 2018

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