Rise With SAP : les conseils d’un DSI pour optimiser la gestion de licences

Rise With SAP : une contractualisation plus flexible qu’à l’accoutumée

Pour cela, il est nécessaire de comprendre les tenants et aboutissants de Rise.

L’offre est divisée en packages. SAP met l’accent sur les offres Premium et Premium Plus. Elle donne accès à une édition S/4HANA Cloud (privé ou public), des fonctionnalités clés (reporting groupe, collection de données liées au reporting et planification via SAP Analytics Cloud), un portail fournisseur lié à SAP Business Network, des crédits pour les fonctionnalités AI Business (Joule), SAP Build, Datasphere et l’usage de la plateforme BTP.

À cela s’ajoutent des outils pour optimiser l’architecture, convertir les systèmes ECC vers S/4, ainsi que des services managés et du support. Outre une méthodologie et un accompagnement de la migration, SAP fournit des outils d’authentification, de gestion de cycle de vie des applications cloud et des outils d’automatisation des tests. Les fonctionnalités avancées de comptabilité ainsi que celles dédiées à la logistique et aux industries sont disponibles sous forme d’extensions.

Entre les offres liées à ECC et Rise With SAP, l’éditeur est passé de licences perpétuelles à un mode de souscription SaaS.

En ce sens, l’éditeur allemand se montre plus ouvert, quant à la contractualisation d’add-ons dans le cloud. Selon Olivier Dupleix, il peut être intéressant d’opter pour la métrique minimum d’un produit au catalogue SAP pour l’augmenter ensuite, en fonction des besoins de l’entreprise. « C’est une flexibilité qui n’existe pas on premise », signale-t-il.

En revanche, il y a un autre changement de taille. Alors qu’avec ECC, SAP basait ses licences sur l’usage (le nombre de transactions effectives par usager), avec Rise with SAP elles reposent sur les accès attribués à des utilisateurs autorisés.

Qu’est-ce que la méthode Full Use Equivalent ?

SAP a identifié quatre types d’accès : Advanced, Core, Self-Service et Developer. Ce système remplace les licences « Utilisateurs Nommés » (Named Users).

L’éditeur associe cela à une méthode de comptage des licences introduites en 2018. Elle est nommée Full Use Equivalent (FUE). À une unité FUE est associée une tarification mensuelle.

Selon cette méthode, un « poids » est attribué à chaque type d’utilisateur en fonction de son usage potentiel des services de l’ERP cloud listés plus haut.

Ainsi, SAP a déterminé qu’un usager « avancé » consomme 1 unité FUE, tandis que 30 usagers de fonctions en libre-service en consomment autant. Un développeur, lui, représente 2 FUE. Cinq utilisateurs de fonctions de base « coûtent » 1 FUE.

Dans un billet de blog, Pascal Renet, architecte entreprise et solutions chez SAP, donne un exemple concret. Il explique que, selon cette méthode de calcul, une entreprise qui aurait 108 usagers, dont 20 avancés, 25 des fonctions de base, 60 en self-service et 3 développeurs consommerait 33 FUE.

Comparer les estimations de SAP et celles fournies par des tiers

Depuis 2022, SAP fournit gratuitement le service de consultation S/4HANA Trusted Authorization Review (STAR). L’outil associé permet d’analyser les classifications d’utilisateurs d’ECC et les objets d’autorisation associés afin de les « mapper » aux rôles de S/4HANA et au modèle FUE.

Cette simulation doit évaluer le nombre de FUE nécessaires avant une migration effective d’ECC vers une offre Rise With SAP.

Or, « SAP peut vous dire que 150 FUE suffisent pour 500 usagers, mais ce n’est pas forcément le cas », prévient Olivier Dupleix.

De fait, SAP indique que son outil s’appuie sur les autorisations et les rôles existants. Si cette structure est « sous-optimale », STAR ne permet pas d’obtenir une cartographie précise.

Ces estimations peuvent parfois provoquer le choc inverse.

« Par exemple, une entreprise avec laquelle nous avons récemment travaillé a commencé avec moins d’une centaine d’utilisateurs professionnels dans ECC, mais a généré un rapport STAR qui estimait le besoin de milliers de licences dans le cadre du nouveau modèle », témoignait en janvier Turnkey, une société de consulting britannique spécialisée dans la gestion des risques et des accès. « Cela s’explique par le fait que le rapport examine les rôles et les autorisations sans tenir compte de l’utilisation réelle », note-t-elle. « Dans ce cas, la soumission du rapport STAR avant la remédiation risquait d’exposer l’entreprise à des coûts de 4,5 millions de livres sterling [environ 5,4 millions d’euros, N.D.L.R.] pour des licences dont elle n’avait pas besoin ».

De son côté, le DSI de Salins recommande d’utiliser des outils comme USU afin d’évaluer le nombre d’usagers existants de l’ERP et d’optimiser l’usage des FUE disponibles.

Sur son site Web, USU montre comment économiser 227 FUE avec le même nombre d’utilisateurs (1 000).

Négocier un plus grand nombre de FUE au même prix

« C’est très important de comprendre le modèle de tarification de Rise ainsi que d’évaluer l’impact des décisions sur le nombre de FUE, notamment en ce qui concerne les seuils tarifaires », ajoute Olivier Dupleix.

Le DSI évoque ici un système de palier de FUE qui influe sur la tarification. Il existe 9 paliers tarifaires pour segmenter une grille allant de 1 à plus de 25 000 FUE. Cela repose sur un principe classique d’achats de licences en lot. SAP fait bénéficier d’un prix unitaire inférieur, aux clients souscrivant à un plus grand nombre de licences.

« Parfois, suivant les usages, il est préférable d’opter pour le palier supérieur – par exemple si vous anticipez des acquisitions – et de finalement négocier [un plus grand nombre de FUE] à prix équivalent », illustre le DSI. Par exemple, à cause des paliers, l’achat de 551 FUE coûterait aussi cher que de s’en procurer 340.

Précisons que ses tranches déterminent l’accès à la taille (nombre de serveurs et d’instances cloud) et à la puissance de calcul du système ERP (principalement basée sur la quantité de mémoire vive attribuée). En outre, SAP impose un nombre minimal de FUE suivant les packages choisis par les clients.

De son côté, USU estimait en juin 2024 que « les licences basées sur l’autorisation sont en moyenne 50 à 150 % plus chères que les licences basées sur l’utilisation ».

Soigner sa gestion des autorisations et des rôles

Du fait que les licences Rise with SAP sont basées sur l’autorisation, il convient d’avoir une hygiène toute particulière sur l’attribution des accès et la gestion des rôles. « Cela veut dire qu’il faut être très vigilant, car si vous faites des autorisations trop généreuses, tout le monde sera considéré comme un utilisateur avancé », craint Olivier Dupleix.

De son côté, l’éditeur allemand précise que les clients peuvent changer l’allocation des FUE au cours du contrat. En théorie, SAP laisse à ses clients la possibilité d’attribuer correctement les rôles et d’optimiser la consommation des FUE avant un renouvellement.

Les propos d’Olivier Dupleix ont été recueillis lors de la convention de l’USF en octobre 2024.