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Automatisation : la Française des jeux mise sur son centre d’excellence RPA

Au début de l’année 2024, la Française des jeux s’est dotée d’un nouveau centre d’excellence dédié à l’automatisation des processus. L’initiative est le fruit de trois ans de travail. L’entreprise espère ainsi amplifier l’impact de sa stratégie RPA.

C’est en 2021 que naît véritablement la stratégie RPA de la Française des jeux. Une équipe Automatisation est créée au sein de la direction financière afin de structurer cette initiative, assurer des formations sur le sujet et définir un cadre de référence. À la tête de cette équipe, l’on trouve Nicolas Bouttier.

« Je ne suis pas un technicien à la base. Je viens du monde de l’audit, axé sur la compréhension des processus », explique le responsable Automatisation Intelligence à la FDJ.

« J’ai rejoint la Française des jeux à la finance, puis j’ai pris en charge cette équipe, l’idée était de capitaliser sur cette connaissance des processus et la compléter d’un volet automatisation », ajoute-t-il.

Avant même d’écrire une première ligne de code, la cellule met en place une gouvernance qui lui permet encore aujourd’hui de développer et déployer des projets « extrêmement robustes ». Cette gouvernance a été mise en place en lien avec l’équipe Urbanisme et Architecture de l’entreprise. En 2022, l’équipe Automatisation intègre la direction Data. Des comités RPA sont alors constitués et un roadshow est mené auprès de toutes les directions pour prêcher la bonne parole autour de la RPA. Les développeurs UiPath, Power Platform et du reporting BI sont regroupés à cette occasion.

En 2023, l’équipe rejoint la direction RH, participe à l’événement « Future Of Finance » et à des événements partenaires. L’équipe compte alors une dizaine de personnes, dont 40 % d’effectifs internes. Soixante automatisations ont été délivrées en 2 ans, dont 13 transverses et 4 concernant la DECT (Direction Expérience Collaborateur et Transformation), l’entité dont fait partie la direction RH. Outre le développement de ces automatisations, l’équipe développe des reportings bâtis sur Power BI et Business Objects, et réalise des missions d’accompagnement des utilisateurs.

En 2024, l’initiative RPA change de dimension

En 2024, une nouvelle impulsion est donnée avec la mise en place du futur programme d’automatisation de la Française des jeux. Il est accompagné de l’ouverture d’un CoE (Center of Excellence) avec le concours du prestataire spécialisé en RPA, Roboyo. « Même s’il s’agit d’une belle réussite, avec près de 8 500 heures rendues à l’entreprise (soit 5,2 ETP) et 60 projets menés en 2 ans, nous sentions bien que le modèle devait progresser », relate Nicolas Bouttier. « Nous devions passer de contrats passés en mode régie à une approche de type CSP (Centre de Services Partagés) ».

Depuis le mois d’avril 2024, l’équipe Automatisation et son prestataire Roboyo construisent les fondations de ce CoE. Un défi de taille attendait Roboyo. La FDJ ne souhaitait pas abandonner les outils RPA et d’automatisation qu’elle utilisait déjà. Romain Alexandre, Manager Intelligent Automation Engineering chez Roboyo, souligne l’ampleur de la tâche.

« Nous avons pu monter en compétence ces derniers mois. Nous avons notamment travaillé à reprendre l’existant, ce qui n’est jamais simple », considère-t-il. « Là où l’on s’attendait à ce que les processus soient prêts à être déployés, il restait encore du travail à faire pour réutiliser les frameworks existants ».

Si cette reprise de l’existant a pu engendrer des délais supplémentaires, la collaboration entre les deux partenaires a permis de construire des bases solides pour la suite. La prochaine étape ? Préparer l’arrivée de l’IA dans cette robotisation des tâches complexes.

« Aujourd’hui, un développeur doit être capable de gérer un projet de bout en bout », explique Nicolas Bouttier. « Demain, avec l’IA, il n’aura plus à se concentrer sur l’intégralité du projet », anticipe-t-il. « L’IA fournira des développements sur certaines parties, et le développeur devra retravailler ce code, en plus de créer du code qui viendra s’intégrer à celui généré par l’IA. »

« Les outils low-code/no-code révolutionnent le métier de développeur », vante Romain Alexandre. « L’IA va nous aider à franchir un cap supplémentaire dans ce changement de paradigme », croit-il. « L’intelligence artificielle conduira le développeur à changer de perspective concernant la création d’une application. Il devra comprendre simultanément les enjeux métiers et d’architecture. Finalement, il deviendra un Tech Lead qui analysera ce que produiront les IA pour lui. »

Vers l’intranet du futur

Si UIPath est l’outil RPA déployé à l’échelle du groupe FDJ, la Power Platform de Microsoft est aussi mise en œuvre pour d’autres types de projets d’automatisation. « Ce sont deux solutions complémentaires. Elles couvrent des développements différents qui servent les métiers du groupe », estime Nicolas Bouttier. « Le centre d’excellence va prendre en compte ces deux technologies, et peut-être en adopter de nouvelles à l’avenir. L’un des intérêts de nous appuyer sur Roboyo, c’est qu’ils sont agnostiques vis-à-vis des technologies. »

Le centre d’excellence va maintenant s’appuyer sur son partenaire pour travailler sur d’autres développements, avec notamment un projet visant à créer l’interface intranet FDJ de demain. « Lorsque l’utilisateur se connectera, il n’aura plus besoin d’aller sur l’ERP pour réaliser des actions, il n’aura plus à aller dans l’outil RH pour retrouver des données, il aura tout à sa disposition dans l’intranet », présente le responsable Automatisation Intelligence à la FDJ.

 Pour porter cette vision, le groupe Française des jeux va acquérir des licences de la plateforme LumApps en 2025. « La solution propose à l’utilisateur d’interagir avec le système d’information via son intranet », décrit Nicolas Bouttier. « Un collaborateur a besoin de se connecter à de multiples applications pour saisir ses notes de frais, poser ses congés, interagir avec l’ERP. LumApps lui permettra de réaliser toutes ces interactions depuis l’intranet sans devoir se connecter/déconnecter à toutes les applications ».

L’équipe du COE va créer des MicroApps qui interagiront nativement avec le système d’information. Elles déclencheront des automatisations qui pourront être transverses au SI grâce à UIpath. « Le comptable qui a besoin d’une information complémentaire sur une facture, par exemple, pourra sélectionner dans un menu déroulant quel type d’information il a besoin sur le fournisseur, sur la commande. C’est le robot qui va aller chercher l’information dont il a besoin », complète le responsable des automatisations.

Il s’agit d’un projet à moyen terme. La plateforme LumApps va être mise en place pour la Française des jeux en 2025. L’équipe du CoE va devoir monter en compétence sur la solution. Avant que les développeurs ne puissent déployer les premiers cas d’usage, il faudra d’abord traiter les sujets autour de la cybersécurité et de la gestion de données.

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