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BI : des EHPAD combattent la pandémie grâce aux données

Groupe spécialisé du marché des EHPAD, Colisée a dû faire preuve d’une forte réactivité durant la pandémie. Pour assurer la santé de ses résidents, anticiper et prendre des décisions stratégiques, l’entreprise s’est appuyée sur des indicateurs quotidiens et du reporting.

Spécialiste de la prise en charge des personnes âgées en établissement et à domicile, le groupe Colisée gère environ 270 EHPAD dans le monde, dont une centaine en France. Quatrième acteur européen de l’accueil et des soins aux personnes âgées, il réalise près d’un milliard d’euros de chiffre d’affaires.

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Compte tenu de ses activités, Colisée a été en première ligne en 2020 lors de la pandémie de Covid-19. Ses établissements hébergent en effet des personnes particulièrement vulnérables à la maladie. L’entreprise devait donc réagir le plus rapidement possible pour la santé de ses pensionnaires, grâce à un suivi d’indicateurs quotidiens.

La Covid, facteur d’acculturation accélérée à la BI

La crise a ainsi fait office de véritable accélérateur dans l’adoption du décisionnel (BI) au sein du groupe, où le pilotage s’opérait auparavant au niveau de chaque établissement – et sur Excel. Le contexte imposait une démarche coordonnée et d’anticipation afin d’améliorer les opérations et la prise de décision.

« La crise Covid a nécessité une acculturation assez rapide afin de permettre une remontée de données de santé plus structurée, pour la gestion au niveau des pays et globale. Comme souvent, les crises sont de grands accélérateurs des transformations », avance Vincent Klotz, le directeur médical du groupe Colisée.

« Le reporting nous sert à nous assurer de disposer du matériel au bon moment et au bon endroit en anticipation des problèmes et pas seulement en réaction. »
Vincent KlotzDirecteur médical du Groupe Colisée

Pour le suivi des indicateurs, en particulier de santé, l’entreprise a mis en place une solution de reporting MyReport, adossée à un data warehouse centralisant les données. Des rapports ont été développés en interne générant une remontée quotidienne des informations et leur consolidation à l’échelle des pays et du groupe.

Ces multiples indicateurs, compilés dans des rapports diffusés auprès de l’ensemble des managers, portaient, au plus fort de la pandémie, sur le nombre de cas Covid, les tests réalisés, les hospitalisations, les décès, les effectifs dans chaque établissement. Colisée disposait ainsi d’une vision globale de l’évolution de l’épidémie. Et aujourd’hui, également, du suivi du statut des résidents et du personnel en termes de vaccination et de tests.

Dans un tel contexte de crise, il était essentiel d’avoir une prise de décision rapide et efficace. Les données réunies dans les rapports permettent ainsi « de focaliser l’attention de l’ensemble des équipes opérationnelles sur les problèmes à résoudre et les urgences », souligne le directeur médical.

Les données pour coordonner moyens et opérations   

Lors de la première vague, tous les établissements n’ont pas été affectés simultanément ni avec la même ampleur. « L’attention et l’aide apportée aux résidences doivent être guidées, et guidées à la journée près. Les données orientent le travail des opérations », insiste le docteur Vincent Klotz. Le suivi de l’épidémie détermine les moyens à allouer localement, qu’il s’agisse par exemple des ressources humaines, mais aussi du matériel.

Les indicateurs portent en effet aussi sur l’ensemble des stocks de matériel. Le but était de déclencher les commandes en anticipation par rapport aux besoins, en fonction de la propagation de la maladie.

« Le reporting nous sert à nous assurer de disposer du matériel au bon moment et au bon endroit, en guidant l’intervention opérationnelle de tous les services support des pays et du groupe, pour une conduite en anticipation des problèmes… et pas seulement en réaction », résume le directeur médical.

Mais l’activité dans les établissements ne se limite pas au Covid. L’expérience acquise au plus fort de la pandémie a fait émerger un besoin global de structuration du suivi. Les développements autour des données doivent donc contribuer à une amélioration des opérations par un accompagnement au plus près du réel.

Des métiers plus autonomes vis-à-vis de la DSI sur le reporting

Les indicateurs existaient déjà sur le plan financier, mais les KPI n’étaient pas encore entrés dans la culture et les habitudes sur les domaines extra-financiers. Ce reporting extra-financier est donc amené à gagner en importance dans l’entreprise. Il touche déjà la santé, entre autres, mais il englobera aussi d’autres aspects, dont la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

Le suivi des opérations au travers d’indicateurs doit ainsi s’enrichir en 2021. Pour y parvenir, le groupe Colisée s’appuiera encore sur sa solution française de BI MyReport, dont un des atouts est une relative simplicité de prise en main par les métiers. Les rapports sont en effet restitués sous forme de fichiers Excel, largement familiers des utilisateurs terrain.

Pour la conception de rapports, les opérations seraient également facilitées en comparaison d’autres applications décisionnelles qui nécessitent l’intervention systématique de la DSI. Chez Colisée, l’élaboration des reportings est réalisée grâce à une équipe réduite, qui regroupe un intégrateur des données – extraites notamment des outils métiers – et des représentants des principales directions fonctionnelles.

UI de MyReport Builder
MyReport Builder

Ce mode de fonctionnement est source d’une plus grande agilité dans la conception des tableaux de bord. Elle permet aussi une adéquation aux besoins en termes de données et une cohérence à l’échelon du groupe. Les décisions s’effectuent sur la base de référentiels partagés. Le projet BI a également permis des améliorations de la qualité des données et des processus associés.

« La business intelligence permet de monter en qualité sur la donnée, mais aussi d’améliorer la qualité des process et d’utilisation, et de réduire le temps consacré au reporting, afin de pouvoir se concentrer sur nos cœurs de métier que sont les opérations », conclut Vincent Klotz.

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