Doctolib soigne sa poussée d'hyper-croissance avec une première dose de SIRH

Doctolib - qui recrute 50 personnes par mois - a dû rationaliser la gestion de ses ressources humaines en déployant un Core RH. Le Talent Management, la gestion des performances et le LMS devraient suivre rapidement.

Doctolib - le portail de réservations de rendez-vous médicaux (l'outil de gestion pour les praticiens et demande de consultation vidéo) - est en pleine croissance. Après le rachat de son concurrent direct MonDocteur en 2018, l'entreprise a dû intégrer 150 collaborateurs à ses équipes existantes.

Depuis, elle recrute une cinquantaine de personnes par mois. Résultat, alors qu'elle employait 400 personnes il y a un an, elle prévoit d'en embaucher 450 de plus d'ici fin 2019.

Le défi RH que pose cette « hypercroissance » est de taille. Y compris au niveau des outils. Car depuis sa création en 2013 et jusqu'au début 2019, Doctolib n'avait pas de HCM dédié, explique Matthieu Birach, Chief People Officer. Tout se faisait sur des feuilles de calcul dans des Google Apps.

Le défi est d'autant plus grand que, dans le même temps, Doctolib part à la conquête de l'Allemagne. Et qu'il lui faut donc aussi attirer les talents (développeurs, commerciaux, financier et marketeurs) sur un nouveau marché.

Pour pouvoir accueillir tous les nouveaux arrivants (onboarding) et avoir une vision globale précise (nombre d'employés, compétences, organigramme) et analytique (turnover, niveaux de salaires, qui part de quel poste, etc.), Doctolib décide de s'outiller sérieusement avec un Core HR.

Après un processus de sélection rapide, le choix de Matthieu Birach se porte sur Workday - non pas pour le prix (« ce n'était pas forcément le moins cher », répond-il au MagIT) - mais pour plusieurs points clefs. Le décideur évoque tour à tour une interface utilisateur ergonomique, la modularité dans le déploiement (avec la possibilité de commencer par une brique RH puis d'en ajouter d'autres par la suite comme le LMS ou Learning Management System), ses possibilités d'intégration et sa galerie de connecteurs (très utiles pour Doctolib qui utilise des outils cloud comme Salesforce pour le CRM, Concur pour ses notes de frais, G Suite pour le mail et la collaboration ou NetSuite pour la gestion financière). Il cite également, voire surtout, les « partenaires agiles » de l'éditeur qu'il a pu rencontrer.

Après trois mois de déploiement et de test - le temps d'importer le listing employé de la paie externalisée à un prestataire sous ADP - la mise en production du SIRH est effective le 15 avril.

Une semaine plus tard « 95 % des employés s'étaient déjà connectés au portail », se réjouit Matthieu Birach.

Intégration avec la paie, LMS

La prochaine étape du projet sera d'intégrer - dans les deux sens - Workday à ADP. Aujourd'hui, un recrutement demande une double saisie.

Malgré cette limitation temporaire, Doctolib a désormais une vision beaucoup plus claire de ses ressources humaines et de ses besoins. Son Core RH lui permet aujourd'hui un meilleur pilotage (pour de futures campagnes d'augmentation par exemple) et facilite les démarches - devenues entièrement numériques - des employés dont la moyenne d'âge est de 28 ans.

Mais c'est surtout la vision analytique que plébiscite Matthieu Birach - par exemple pour vérifier la parité des salaires conformément aux engagements éthiques de l'entreprise. « Sans Workday, cela n'aurait pas été possible ».

Le responsable RH n'entend pas s'arrêter là. En plus de l'intégration à ADP, Doctolib va à se doter d'un Learning Management System qui remplacera les vidéos de formation qui sont  diffusées via l'intranet de la société (« une sorte de Wikipedia interne », compare le Chief People Officer). Le LMS permettra de les lister, voire de les pousser en fonction des besoins et des souhaits de progression de chacun des employés. Il sera également utile, dans le cadre de l'accueil (onboarding), pour « donner une perspective aux embauchés ».

En parallèle, Matthieu Birach a déjà en tête d'intégrer un outil de gestion et d'attraction des talents et un outil de management de la performance.

Solution RH de bout en bout ou « best of breed » ?

Pour ces futures briques, Doctolib fera-t-il le choix de Workday ou de briques indépendantes ? Rien n'est encore décidé.

Matthieu Birach revendique en effet une démarche pragmatique. Pour le recrutement, l'entreprise utilise en tout cas aujourd'hui une solution SaaS, Lever, qu'il pourrait garder comme tout aussi bien abandonner.

Ceci étant, « même si ce sont des digital natives, nos collaborateurs n'ont pas envie de se connecter à une dizaine d'outils différents. Ils ont déjà le mail, le CRM, le HCM... il n'en faut pas trop non plus », nuance le responsable.

Seule certitude, ce seront des solutions SaaS pour ne pas avoir à gérer les mises à jour ni prendre en charge une infrastructure.

Dernière mise à jour de cet article : juin 2019

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