Definition

LMS

Un LMS – pour Learning Management System – est un acronyme qui désigne un système de gestion de l’apprentissage ; c’est-à-dire une application qui permet de planifier, de mettre en ligne des cours, et d’évaluer le processus d’apprentissage et de formation des élèves ou des employés.

En général, un système de gestion de l’apprentissage donne à un formateur le moyen de créer et de fournir des contenus, de surveiller l’assiduité des participants et d’évaluer les performances de ces derniers. Il permet également aux élèves d’utiliser des fonctionnalités interactives telles que les tchats, les forums, la visioconférence.

Les LMS sont fréquemment mis en place par les entreprises, toutes tailles confondues, les organismes gouvernementaux, les administrations locales, les établissements d’enseignement traditionnels et les centres de formation en ligne. Les systèmes visent à améliorer les méthodes pédagogiques traditionnelles, tout en faisant gagner du temps et de l’argent aux organisations. Un système efficace permettra aux formateurs et aux administrateurs de gérer facilement différents éléments tels que les inscriptions et l’accès des utilisateurs, les contenus, les calendriers, les communications, les certifications et les notifications.

Cas d’utilisation des LMS

Les LMS jouent un rôle essentiel dans la gestion des connaissances des organisations, en facilitant la collecte, le classement, le partage et l’analyse des connaissances d’une organisation concernant les ressources, les documents, et les compétences humaines. Toutefois, ce rôle variera en fonction de la politique de formation de l’entreprise et des objectifs à atteindre.

Parmi les LMS les plus populaires, citons Moodle, Blackboard Learn ou Schoology dans l’éducation, ou Adobe Captivate Prime, Docebo LMS, TalentLMS, iSpring Learn ou eFront dans les entreprises. La plupart des HCM proposent aujourd’hui aussi une brique LMS comme chez Cornerstone, SAP SuccessFactor, Saba ou Workday. En Europe citons les Français 360Learning, Learning Tribes, ou Teach on Mars, le Franco-Suisse Coorpacademy ou encore le Belge MySkillCamp parmi beaucoup d’autres éditeurs sur ce marché.

La formation et l’intégration des employés figurent parmi les principales raisons d’utiliser un LMS dans un environnement professionnel. Dans ce cas, le LMS aide à former les nouveaux employés en leur donnant la possibilité d’accéder aux supports pédagogiques à partir de différents appareils. Il permet aussi de collecter les retours des employés dès qu’ils font part de leurs avis. Ces informations, ajoutées à celles des parcours suivis, permettent aux employeurs de mieux percevoir l’efficacité des cours et d’identifier les domaines dans lesquels les employés nécessitent davantage de soutien.

Les LMS contribuent aussi à étendre la formation à toutes les parties prenantes, c’est-à-dire aux clients, aux partenaires et aux membres de l’entreprise. Dans le domaine des logiciels, la formation des clients est monnaie courante, puisque les utilisateurs doivent comprendre le fonctionnement d’un système pour en tirer pleinement parti. En proposant une formation continue, les entreprises améliorent l’expérience client et renforcent la fidélisation à la marque.

Dans les entreprises, les LMS contribuent aussi au perfectionnement et à la fidélisation des employés. Ils permettent d’attribuer aux employés en poste les cours qu’ils doivent suivre pour acquérir de nouvelles compétences (souvent en fonction de l’évolution globale des besoins de l’entreprise gérés avec un outil de Talent Management), de se tenir informés de l’évolution des produits et de conserver un niveau suffisant de connaissances (nouveaux produits ou conformité).

Fonctionnement des LMS

Un système de gestion de l’apprentissage est en fait un vaste référentiel qui permet aux utilisateurs de stocker et de suivre les informations dans un seul et unique emplacement. Les LMS peuvent être installés sur site, dans le datacenterd’une organisation ; d’autres sont purement cloud.

Les bons LMS présentent quelques caractéristiques communes :

Responsive Design Que ce soit l’appareil (PC, laptop, tablette, smartphone), le LMS affiche la version la mieux adaptée. En outre, les LMS doivent permettre aux utilisateurs de télécharger le contenu en vue d’une utilisation ultérieure hors connexion.

Interface utilisateur conviviale – L’interface utilisateur (UI) doit permettre aux élèves de naviguer facilement dans le LMS. Elle doit aussi pouvoir tenir compte des capacités et des objectifs de l’utilisateur comme de l’organisation. Si l’interface laisse à désirer, elle risque d’être source de confusion ou de distraction et de nuire à l’efficacité du LMS.

Rapports et analytique Un LMS propose des outils de reporting. Les formateurs et les administrateurs doivent pouvoir consulter et suivre les activités de formation pour en évaluer l’efficacité ou y apporter quelques modifications.

Gestion des cours et du catalogue – Le LMS rassemble tous les cours, ainsi que le matériel pédagogique correspondant. Les administrateurs et les formateurs doivent être en mesure de créer et de gérer ces catalogues de façon à proposer une expérience de formation la plus ciblée possible.

Interopérabilité et intégration du contenu – Le contenu créé et stocké dans un LMS doit être agrégé selon des normes garantissant son interopérabilité (SCORM et xAPI, par exemple).

Certification et conformité – Les LMS qui proposant des formations sur la conformité pour valider des certifications, doivent permettre aux formateurs d’évaluer et de garder une trace des compétences des élèves et d’identifier leurs lacunes. Ces fonctions permettront aussi d’utiliser les données du LMS dans le cadre d’un audit.

Apprentissage social  Bon nombre de LMS commencent à inclure des outils de type réseau social d’entreprise. Les utilisateurs peuvent ainsi interagir avec leurs homologues, collaborer et partager leurs expériences de formation.

Gamification Certains LMS utilisent les ressorts et mécanismes habituels du jeu pour permettre aux formateurs et aux administrateurs de créer des cours stimulant la motivation et l’implication des utilisateurs. Amélioration du classement, attribution de points ou obtention de médaille peuvent renforcer la motivation des élèves.

Automatisation – Les LMS doivent permettre aux administrateurs d’automatiser certaines tâches fastidieuses et répétitives : regroupement des utilisateurs, nouvelle population d’utilisateurs, désactivation des utilisateurs et arrivées collectives d’employés, etc.

Localisation – Il est essentiel que les LMS prennent en charge plusieurs langues pour les contenus d’apprentissage et de formation. Certains LMS intègrent des fonctions de géolocalisation de façon à afficher automatiquement la version du cours qui convient.

Intelligence artificielle (IA) – L’IA aide les LMS à personnaliser les expériences de formation en fournissant des cours sous le format qui convient à leurs besoins, et en leur suggérant des sujets susceptibles de les intéresser en fonction des cours déjà suivis.

Types de LMS

Les LMS dans le Cloud sont hébergés par l’éditeur et proposés en mode SaaS, sous forme de service à la demande. Dans ce cas, les fournisseurs se chargent de la maintenance du système et des mises à jour/à niveau techniques. Les utilisateurs accèdent au système de partout et à toute heure, via internet.

Les LMS « sur site » : les entreprises gèrent elles-mêmes le logiciel sur leurs serveurs, ce qui permet une plus grande liberté en matière de contrôle et de personnalisation, mais le service IT doit alors assurer la maintenance et les mises à jour.

Les LMS mobile sont des applications mobiles accessibles à tout moment et en tout lieu depuis des smartphones. Avec ce type d’outils, souvent liés au cloud, les utilisateurs peuvent accéder à leurs formations et continuer leur progression lors de leurs déplacements.

Les systèmes LMS ont différents modèles de tarification :

  • Freemium – Cette tarification permet d’accéder gratuitement aux fonctionnalités de base du LMS. Dès que les clients s’intéressent aux fonctionnalités plus avancées, des frais sont facturés.
  • Abonnement – Les clients paient un forfait mensuel ou à l’année. L’abonnement peut accorder un accès total à toutes les fonctions du LMS ou modulable en fonction des besoins.
  • Licence – Il s’agit soit d’une redevance annuelle à renouveler par les entreprises, soit d’un versement unique initial garantissant aux utilisateurs un accès illimité à vie. C’est le modèle tarifaire du « sur site ».

Avantages d’un LMS

Les systèmes de gestion de l’apprentissage ont de nombreux avantages. En adoptant un LMS par exemple, une entreprise peut économiser du temps et de l’argent. Les élèves n’ont plus à prendre du temps sur leur journée pour se rendre en cours ou à une formation : les LMS leur permettent de suivre les cours au moment qui leur convient le mieux. Les coûts diminuent par ailleurs puisque les formateurs, les journées de formation, les supports pédagogiques, les frais de déplacement et la location des locaux font partie du passé.

Parmi les autres avantages d’un LMS, citons :

  • Le suivi des progrès et des performances des utilisateurs
  • L’accès plus facile à la formation en ligne, sans restriction géographique
  • La personnalisation de l’expérience de formation et d’apprentissage en ligne
  • La mise à jour plus facile et plus efficace des modules et des activités de formation
  • Une diffusion fiable et rapide des supports pédagogiques en ligne
  • L’automatisation qui permet aux administrateurs d’abandonner les tâches fastidieuses et répétitives (inscription des utilisateurs, remise des certificats, etc.) au profit d’activités plus stratégiques

La centralisation des formations est un autre avantage majeur offert par les LMS. Elle permet à une entreprise de classer et de stocker, en toute sécurité, un volume considérable de données en un seul lieu. Les formateurs et les administrateurs peuvent plus facilement mettre à jour et gérer les supports pédagogiques. La formation dispensée dans l’ensemble de l’organisation en est efficace et cohérente.

En outre, la plupart des LMS intègrent des fonctions de chiffrement avancées qui contribuent à la protection des données et des contenus.

Exemples d’usages du LMS

Comme nous l’avons vu, la formation et l’intégration des employés figurent parmi les principales raisons d’utiliser des LMS. Autre exemple typique : la formation des commerciaux avec des séminaires en ligne pour faire connaître un nouveau produit, expliquer comment améliorer les interactions avec les clients, ou encore présenter des témoignages clients.

Un LMS permet également de proposer aux élèves des formations mixtes : enseignement traditionnel en classe conjugué à des outils de formation en ligne. Cette méthode s’avère plus efficace que l’enseignement en pur présentiel, car elle enrichit l’expérience en classe de contenus numériques qu’il est possible de personnaliser en fonction des besoins spécifiques d’un élève.

De plus, dans certains cas opérationnels particuliers qui exigent une formation pratique – pilotage de véhicules, manipulation d’une machine ou d’un produit dangereux – le LMS peut proposer des expériences immersives avec de la réalité virtuelle, de la réalité augmentée ou de la réalité mixte via un casque VR ou de la 3D.

Cette définition a été mise à jour en août 2020

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