MAIF assure ses arrêtés de compte grâce à un BPM standard

MAIF a choisi de déployer la plateforme de Bonitasoft pour mener ses arrêtés de comptes trimestriels et annuels dans le cadre de la directive Solvabilité II. Une solution open source, devenue standard, pour porter les workflows de la mutuelle.

Pour tous les assureurs, l’arrêté des comptes est une tâche chronophage qui mobilise énormément de ressources internes. Ainsi, la mise en place de la norme européenne Solvabilité II contraint MAIF à fournir de l’ordre de 100 000 données par an au régulateur européen ; une contrainte qui a poussé l’assureur mutualiste à se doter d’une infrastructure pérenne afin de garantir la qualité de la donnée livrée.

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« MAIF a souhaité sécuriser les tâches d’arrêté des comptes trimestriels et annuels » nous explique Fabrice Jubien, responsable du projet informatique Solvabilité 2 chez l’assureur mutualiste. « Pour cela nous avons dû décrire l’intégralité du processus et positionner des contrôles afin d’accroître notre qualité des données. L’objectif d’automatiser ce processus était de permettre à MAIF de le fiabiliser sur le long terme, puis de l’améliorer en continu ».

Une centaine de personnes interviennent dans ce processus d’arrêté des comptes trimestriel, qui s’étend tout au long du trimestre. L’équipe projet a recensé 850 actions différentes pour l’arrêté annuel, un processus légèrement plus complexe que celui de l’arrêté trimestriel. Ce chiffre n’est qu’une estimation, car il s’agit d’actions relativement globales, certaines regroupant elles-mêmes plusieurs actions.

Une phase laboratoire menée sur trois années

Le projet informatique a été lancé en 2014, époque où la décision d’automatiser ce processus a été prise dans le cadre de Solvabilité II.

Un appel d’offres a été lancé auprès des principaux acteurs de solutions de BPM et c’est la plateforme Bonita qui a été sélectionnée pour implémenter ce projet. Un « Proof of Concept » est alors mis en place avec l’éditeur de 2014 à 2017. « Trois ans pour une phase purement laboratoire, cela peut sembler long, mais celle-ci n’a pas été superflue » justifie Fabrice Jubien.

De fait, le tout premier jet, finalisé en 2016, sur lequel a travaillé l’équipe projet, nécessitait des améliorations. « Les actions étaient très détaillées et reproduisaient très exactement ce que les métiers accomplissaient jusqu’alors. Ce niveau de détail était bien trop élevé. Nous avons relancé le projet en adoptant une approche simplifiée, mais aussi plus homogène », raconte le responsable. « Nous avons privilégié une démarche plus uniforme, avec des formulaires unifiés qui regroupent plusieurs actions et qui sont paramétrables. Cela nous permet d’avoir un même formulaire pour l’ensemble des actions, avec des fonctionnalités qui sont activées (ou pas) en fonction de l’action. Chaque action métier est détaillée et doit fournir les données attendues ».

Cette approche s’est montrée bien plus fructueuse puisqu’au bout d’un an, en avril 2017, l’équipe projet reçoit le « Go » de fin du PoC. Le passage en production du BPM est acté.

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Une gestion de la qualité des données au plus près des utilisateurs

La montée en charge peut alors s’effectuer. De nombreuses actions devant être développées, l’équipe projet se tourne vers CGI, partenaire de Bonitasoft, afin de coder ces actions sur le BPM. L’ESN a mis en place une équipe près de Niort, ville du siège de l’assureur. L’équipe réalise aujourd’hui encore les développements sur Bonitasoft pour le compte de MAIF.

« Du point de vue strictement informatique, il y a eu deux projets » différencie Fabrice Jubien. « Le premier portait sur la mise en place de Bonita pour numériser cet arrêté des comptes. Depuis deux ans maintenant nous travaillons sur l’interfaçage de ces actions avec le système d’information MAIF. Désormais, à chaque information envoyée par un utilisateur, nous croisons les informations et vérifions celle-ci dans nos référentiels et nos systèmes de production, afin de renvoyer à l’utilisateur ses indicateurs de qualité ».

Si le responsable reconnaît que ce fut un projet complexe à mener, celui-ci s’est déroulé sans anicroche majeure. La plateforme Bonita n’a que très peu d’échanges directs avec les mainframes de l’assureur ; elle transmet des données essentiellement avec le coffre-fort de données de MAIF, un assemblage de volumes HDFS pour le stockage des fichiers, d’un Data Lake Apache Hive et d’une base de données PostgreSQL.

Les échanges de données sont assurés par l’ETL d’Alteryx. 

Une usine interne dédiée à la qualité de la donnée

Outre le volet purement informatique du projet Solvabilité II, un gros effort a été réalisé en parallèle sur le plan de la gouvernance de la donnée.

« Nous sommes aujourd’hui en phase de fin de création de notre “usine” de qualité de données. »
Fabrice JubienResponsable du projet informatique Solvabilité 2, MAIF

Françoise Peronnet, conseiller à la direction de MAIF et pilote MOA du projet Solvabilité II, a ainsi demandé la nomination de référents dans chacun des domaines d’activité de l’entreprise.

Cette gouvernance de la donnée Solvabilité II s’est pleinement inscrite dans la gouvernance d’entreprise de MAIF. « Nous sommes aujourd’hui en phase de fin de création de notre “usine” de qualité de données », explique Fabrice Jubien. « L’infrastructure informatique est en place et désormais, trimestre après trimestre, nous nous attachons à basculer dans cette approche l’intégralité de nos processus. L’arrêté des comptes représente de huit à dix gros processus. Nous les traitons par ordre de criticité afin de mettre en place un maximum de contrôles sur les données les plus critiques. Chaque trimestre nous ajoutons des contrôles de revue de la qualité de données et améliorons cet édifice à l’échelle du trimestre, puisque c’est notre principal jalon pour ce projet ».

Le but de l’équipe projet est d’apporter des outils de contrôle de la qualité de données au plus près du producteur de l’information. Des indicateurs de qualité sont poussés à chaque utilisateur lorsqu’il a saisi un formulaire. Si l’information saisie n’a pas le niveau de qualité attendu, le contrôle lui signale immédiatement.

Un compte rendu lui permet également de voir quelles sont les données qui sont considérées comme correctes et celles qu’il doit rectifier. Certains contrôles sont bloquants, d’autres pas.

Tous les workflows de MAIF rallient désormais la Bonita Platform

Tout au long de la phase laboratoire de Solvabilité II, la DSI ne souhaitait pas que les usages de Bonitasoft ne s’étendent trop au-delà du projet. Mais dès la mise en production actée, Bonita a été intégré au catalogue des solutions IT standard de MAIF.

Désormais, tous les workflows BPM, tous les processus et toutes les applications à base de processus peuvent être développés sur la plateforme open source. « Outre l’arrêté des comptes, cinq projets ont déjà été réalisés sur Bonita, notamment dans le cadre du remplacement de la base Lotus Notes » explique le chef de projet.

Tous ces développements BPM sont désormais centralisés sur l’équipe agile unique, en lien direct avec le centre de services CGI.

Les données relatives aux arrêtés des comptes étant, par nature, confidentielles, il n’a pas été envisagé d’externaliser l’hébergement de la plateforme Bonitasoft dans le cloud public. Si ce choix de l’hébergement sur site est définitif pour ce qui concerne Solvabilité II, tout reste ouvert pour les futurs workflows de MAIF qui ne rejette pas la possibilité du mode Saas à l’avenir.

La DSI de MAIF est actuellement en pleine transformation et se restructure en mode « Agile at Scale », avec des équipes de développement désormais réparties en Squads, elles-mêmes regroupées sous forme de Tribus.

Illustration de la montée en puissance du BPM open source dans le système d’information, la Squad en charge de Bonita occupe aujourd’hui six personnes à plein temps. Elle va prochainement être renforcée par deux personnes.

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