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Applications de collaboration : non, l’email n’est pas mort !

L’e-mail n’est pas mort, pas encore. Même si de nouvelles applications de collaboration redéfinissent sa place au sein d’un service plus large pour de meilleures communications avec l’extérieur.

Les fournisseurs de télécommunications et leurs responsables sont certainement d’avis que l’e-mail est le fléau du travailleur moderne. On en reçoit tout simplement beaucoup trop, tellement que l’utilisateur comme le service IT ont du mal à les gérer. De plus, dans un e-mail, on manque de contexte, on perd le fil, et on peine parfois à retrouver les informations.

Au bout du compte, l’e-mail n’est peut-être pas le meilleur instrument d’une véritable collaboration. Collaboration qui exige une plateforme moderne offrant à la fois des discussions asynchrones, en temps réel et permanentes, des fonctions de recherche de personnes - en fonction de leurs compétentes sur un thème donné - et un solide système de gestion de contenu.

Sans surprise, ces mêmes fournisseurs inondent aujourd’hui le marché d’outils de collaboration dite « sociale » qui visent à connecter les employés les uns aux autres sur une base continue, autour de projets spécifiques. Même Facebook est de la partie.

Les produits récents, comme Spark de Cisco, Circuit d’Unify et PureCloud d’Interactive Intelligence, sont conçus pour faire main basse sur ce nouveau marché dont des start-up comme Glip et Slack revendiquent la création.

Mais les véritables précurseurs sont des applications d’entreprise plus anciennes, comme Jive et NewsGator, qui proposaient déjà des espaces collaboratifs virtuels regroupant messagerie, partage de fichiers et fonctionnalités de recherche en un seul et même lieu. Pour la plupart, ces pionniers ont été rachetés par ceux-là mêmes qui essaient aujourd’hui de relancer le marché des applications sociales d’entreprise.

Ces nouvelles applications collaboratives visent un objectif simple : créer un espace centralisé virtuel à l’usage des employés pour partager des informations, accéder à des documents et travailler dessus, communiquer par visioconférence ou téléconférence, mener des discussions permanentes et en contexte, et trouver les collègues compétents au bon moment.

Théoriquement, pour la plupart des employés, ces applications sont censées remplacer l’e-mail comme principal moyen de communication.

Les outils sociaux cantonnés dans un rôle accessoire

Si les outils de collaboration sociale s’avèrent plus utiles pour s'affranchir des frontières physiques et géographiques, aucun n’offre une plateforme véritablement ouverte qui fédèrerait les communications au-delà des murs de l’entreprise.

Dans de nombreuses applications de collaboration, les utilisateurs peuvent inviter clients et partenaires commerciaux à rejoindre un espace de travail, mais celui-ci se limite le plus souvent à des fonctionnalités élémentaires de téléconférence. On pourrait comparer l’expérience à une conférence WebEx : elle a lieu en temps réel mais reste isolée.

De plus, il est impossible d’intégrer toutes les plateformes entre elles. A cet égard, la collaboration sociale s’apparente plus à la messagerie instantanée qu’au courrier électronique : les utilisateurs de Slack se révèlent incapables de collaborer avec ceux de Circuit car les interfaces utilisateur sont totalement différentes.

Et impossible également d’échanger des messages ou des documents au sein d’un même environnement de collaboration ! Au mieux, les utilisateurs doivent continuer d’utiliser des e-mails, qu'ils devront ensuite « importer » sur leur site de collaboration sociale.

Ce problème est sérieux dans la mesure où cette nouvelle technologie se targue de remplacer l’e-mail. Si au sein d’une entreprise, certaines équipes sont tournées exclusivement vers l’interne, c’est loin d’être le cas de toutes. La mise au point de produits s’appuie sur les contributions des fournisseurs et des concepteurs. Le service du marketing doit faire évaluer ses documents par des agences de relations publiques. Les ressources humaines travaillent avec des cabinets de recrutement et des grandes écoles ou des universités. Or, en restant tributaires de l’e-mail pour toute communication externe, les outils sociaux se contentent d’apporter une fonctionnalité annexe, sans parvenir à supplanter le bon vieux courriel.

La réussite de l’entreprise passe nécessairement par la collaboration, d’autant plus difficile que de plus en plus d’employés travaillent à distance, de chez eux ou en déplacement, sans parler des collaborateurs externes.

Tant que les fournisseurs ne proposeront pas un moyen de partager les informations et les compétences par-delà les frontières de l’entreprise, la collaboration sociale ne se substituera pas à l’e-mail, ne faisant que l’intégrer à une application plus large et plus robuste.

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