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Digital workplace : DSI et RH, ensemble sinon rien

L’arrivée d’une nouvelle génération, à la recherche de plus de flexibilité et de mobilité, pousse plus que jamais les usages professionnels à évoluer. Vouées à suivre ce mouvement pour rester attractives, les entreprises adoptent un « digital workplace ». Il ne peut exister sans un travail conjoint de nombreux acteurs complémentaires dont en particulier, les RH.

La digitalisation de l’espace de travail recouvre de nombreuses définitions et réalités. Pour 74 % des entreprises françaises, il s’agit d’une application de communication unique avec un accès centralisé à toutes les applications métiers et pour 75 %, c’est un bureau mobile (environnement de travail mobile, tablette, smartphone, etc.) avec une multitude d’applications accessibles[1].

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Quelle que soit la définition, votre objectif restera le même : offrir à vos collaborateurs les moyens de travailler ensemble de façon plus flexible, plus mobile, de n’importe où et depuis n’importe quel terminal. Dans le déploiement de cet environnement numérique, 97 % des entreprises considèrent la DSI comme le moteur central[2].

Pourtant, ne sous-estimez pas le rôle d’un autre acteur : celui des RH. Contact privilégié des collaborateurs et garantes du lien entre la direction, les équipes et la DSI, les RH assurent la qualité de l’expérience collaborateur. Cette dernière est amenée à être profondément modifiée par un environnement de travail lui-même chamboulé. Si vous n’envisagez pas votre projet de digital workplace de façon transverse, c’est l’engagement de vos collaborateurs et la performance globale de votre entreprise qui risquent d’être pénalisés.

Co-définir les usages

Dès les prémices du projet, les RH prennent toute leur place aux côtés de la DSI. Le digital workplace change en profondeur les habitudes de travail. Les challenges techniques menés par la DSI doivent côtoyer la conduite du changement qui relève plutôt des compétences RH. Et pour cela, le travail de définition des nouveaux usages doit être collaboratif. Les RH sont le contact direct des équipes, elles peuvent faire remonter leurs besoins concrets dans ce déploiement et accompagner la DSI dans l’identification des usages les plus efficaces et adaptés à chaque métier.

Certains affirmeront par exemple leur envie d’une plateforme de travail collaborative comme Office 365 tandis que d’autres souhaiteront pousser plus loin avec l’installation d’un assistant digital ou d’un logiciel de reconnaissance automatique de la parole. C’est en participant activement à la co-définition de ces usages que les RH aideront la DSI à instaurer un environnement de travail numérique adapté aux collaborateurs, et à leur besoin de flexibilité et d’efficacité.

L’impact d’un digital workplace est également organisationnel et amène une redéfinition de certains rôles au sein des équipes. Souvent laissés de côté au profit des déploiements technologiques, ces changements peuvent malgré tout fragiliser une structure s’ils ne sont pas pris en compte et expliqués aux collaborateurs. Chacun doit pouvoir trouver sa place et les RH sont une ressource précieuse pour co-définir ces nouveaux rôles. N’hésitez pas à créer une instance réunissant RH et DSI pour échanger sur les impacts organisationnels et leurs conséquences afin de clarifier et expliquer le rôle de chacun.

Impliquer les équipes et révéler les potentiels

Un des risques que vous encourez avec l’installation de ce digital workplace, au-delà des premiers tâtonnements technologiques, reste l’effet de blocage potentiel. En tant qu’interlocuteurs privilégiés des équipes, les RH sont un rouage stratégique pour contourner ce problème d’adhésion et faire de l’intelligence collective le pivot de ce projet. La Direction de la Communication peut aussi représenter un allié de choix ici.

La première étape réside dans la présentation, via les RH, la DSI et la Communication conjointement, du projet de plateforme numérique aux équipes. Pourquoi ne pas même envisager la tenue d’une session ouverte de questions et réponses pour lever certains doutes, convaincre de l’efficacité des nouvelles applications pour un travail collaboratif ou identifier les interlocuteurs les plus motivés ?

Ces derniers pourront être prêts à endosser le rôle d’ambassadeurs ou de relais de proximité. Ils pourront par la suite porter et défendre le changement en interne, sensibiliser leurs collègues aux bienfaits de cette nouvelle plateforme ou encore faire remonter les meilleures applications de ces nouveaux usages, pour ainsi motiver même les plus réfractaires.

Vous pouvez également envisager l’implication, en avance de phase, des instances représentatives du personnel, en contact direct avec les RH et qui par leur biais peuvent faire remonter les contraintes terrain et les impératifs à prendre en compte de la part de la DSI.

Former aux nouveaux outils et enjeux

78 % des DSI plébiscitent la formation pour faire adhérer les membres des équipes aux outils du digital workplace[3]. Après l’implication des équipes, c’est en effet le deuxième pilier pour un déploiement serein et sans blocage. Et les RH prennent une nouvelle fois toute leur importance dans l’accompagnement des collaborateurs pour apprendre aux collaborateurs à utiliser cet espace et à en tirer profit pour gagner en temps et en flexibilité.

Avec l’installation d’un espace de travail numérique, vos collaborateurs vont devoir faire face à de nouveaux enjeux sécuritaires propres au digital comme la protection des données personnelles (changement régulier des mots de passe, etc.), le respect du RGPD ou le stockage sécurisé des données. Là encore, il est primordial que DSI et RH trouvent un langage commun et fassent jouer leurs synergies. Garante de la sécurité des données, la DSI peut identifier en amont et dès le début du projet tous ces enjeux tandis que les RH ont les ressources pour identifier les personnes clés à sensibiliser.

Ces deux métiers sont à envisager comme une seule et même équipe dont les complémentarités vous aideront à y voir plus clair et à accompagner la digitalisation efficace de votre structure.

[1] Étude « La modernisation du workplace », Opinionway pour Mitel et Orange Business Services, avril 2019
[2] Idem.
[3] Idem.

Pour approfondir sur Administration des postes de travail

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