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Gestion de la paie : pour Cegid, le prélèvement à la source est plus un défi humain que technique

L'éditeur propose depuis mai une mise à jour gratuite et des formations payantes pour gérer le passage au PAS. Mais l'attentisme de ses clients risque de créer des vagues d'appels en interne. Cegid prévoit un bot pour aider les RH et les comptables à faire face aux questions des employés.

Chaque mois 20 % des bulletins de paie du secteur privé sont générés par des outils Cegid. L'éditeur est donc de fait aux premières loges de la réforme du Prélèvement à la Source (PAS). La réforme ne semble pas l'inquiéter outre mesure. En tout cas pas pour la partie technique.

Une évolution de la Déclaration Sociale Nominative

« Nous sommes prêts depuis le mois de mai », assure serein Jérôme Ricard, Product Marketing Manager, lors d'une table ronde sur le sujet.

Pourtant la mécanique du PAS n'est pas simple. Si le taux d'imposition des employés restera calculé par l'État, ce sont désormais les entreprises qui devront calculer l'impôt réel avec leurs outils de paie, le percevoir et le reverser à l'administration.

En plus des différents taux applicables (réels ou « neutres » pour empêcher un employeur de connaître l'assiette d'un employé) - taux qui lui seront envoyés par Bercy et dont la modification est bloquée dans le logiciel - il existe une trentaine de cas particuliers à prendre en compte : contrats courts, expatriés, stagiaires, apprentis, etc.

Mais ce qui ressemble à une usine à gaz dans sa globalité est en fait assez simple techniquement.

« Ce n'est qu'une évolution de la Déclaration Sociale Nominative », minimise André Brunetière, Directeur de la R&D et Product Management. « Pour nous c'est une mise à jour légale ».

« Ce n'est pas très compliqué », renchérit Jérôme Ricard. « Il s'agit d'aller chercher un flux supplémentaire (NDR : auprès d'un portail public) et d'ajouter une ligne sur le bulletin de paie. Nous savons faire cela très bien depuis plus de 30 ans ».

Une simple mise à jour logicielle

Pour les clients Cegid, ce passage au PAS se fera avec une mise à jour de leur logiciel de paie. Une mise à jour gratuite, confirme l'éditeur. Sauf pour le secteur public qui, lui, va bénéficier d'un nouveau dispositif technique (PASRAU) pour palier la DSN à laquelle il n'est pas soumis.

Dans ce cas (800.000 fiches de salaires sur les 4 millions que gère Cegid), les collectivités devront faire l'acquisition - payante - de l'équivalent d'une nouvelle version du logiciel.

Dans les deux cas, André Brunetière recommande de faire cette mise à jour ou ce passage dès à présent. Puis « de faire tourner le logiciel à blanc au moins une fois avant la mise en production en janvier 2019 ».

Cette recommandation a deux objectifs. Le premier est de vérifier la qualité des données RH. Mais avec la DSN, celle-ci a - normalement - déjà dû passer à la moulinette de la vérification administrative. La deuxième, la plus importante, est de préparer les employés en leur montrant le salaire (moindre) qu'ils toucheront à partir de janvier.

« La pré-configuration est très importante pour informer les salariés et les collaborateurs », insiste Philippe Clerc, Directeur Business Unit Paie et RH de Cegid, « elle a une dimension pédagogique très forte »

La moitié des clients de Cegid n'a encore rien fait

Malgré la facilité revendiquée de la mise à jour, très peu de clients de Cegid ont réagi aux mails d'information envoyés par l'éditeur.

Avant l'été - c'est à dire un mois et demi après la disponibilité du module dédié au PAS - à peine 500 clients (sur 10.000) avaient commencé à se préparer.

Aujourd'hui, après l'envoi d'un mail officiel de l'administration, ils sont environ 5.000. « Environ 1.500 vont faire la pré-configuration en octobre (NDR : avec les deux montants de salaire sur la fiche de paie), les 3.500 autres le feront dans les semaines suivantes », constate Jérôme Ricard. « Pour les 5.000 restants, on espère qu'ils le feront au moins une fois avant janvier 2019. Si l'on se base sur la DSN, on peut tabler sur une part de réfractaires d'environ 10 % qui feront tout au dernier moment, courant janvier ».

Pour tenter de convaincre ses clients de ne pas attendre le dernier moment, et s'éviter un tsunami sur son support, Cegid passe en moyenne 10 à 15 minutes à les appeler pour expliquer le mécanisme du PAS et l'intérêt de ne pas attendre.

Une formation payante

Cette démarche pro-active n'est pas non plus dénuée d'arrière-pensées commerciales. Car si la mise à jour est gratuite, l'accompagnement - lui - ne l'est pas.

Cegid propose un « cursus de formation » en e-learning auquel s'ajoutent deux points téléphoniques d'une heure trente chacun avec un référent en fin d'année. Ce « Digital Learning » est facturé entre 300 € et 1.000 € par entreprise. A noter que la formation concerne toutes les réformes de 2019 et pas seulement le PAS.

Au final c'est donc un CA additionnel de 3 à 10 millions d'euros que Cegid pourra tirer de cette formation liée à la modification de la perception de l'impôt.

Une entreprise pourra évidemment refuser de l'acheter. Mais « on va les pousser à se former », répond Philippe Clerc, avant d'adoucir immédiatement la formule : « nous allons inciter les entreprises à se former ».

En tout état de cause, faire payer une formation aux évolutions fiscales, légales et réglementaires n'est pas scandaleux en soi, surtout si elle permet de s'éviter des incidents futurs. Il faut en revanche que les entreprises en aient conscience et pensent à la budgétiser.

Un bot pour aider les services RH et comptable à encaisser le PAS

Reste la dimension humaine. Au final, le PAS risque plus de créer de problèmes auprès des salariés - qui n'ont pas encore bien saisi concrètement ce qu'elle signifie - qu'aux DSI.

Car le PAS signifiera la plupart du temps une baisse du revenu perçu à imposition équivalente (sauf pour les mensualisés). « Beaucoup de personnes ne lisent pas leur fiche de paie, ils regardent le montant net. Il risque d'y avoir beaucoup de questions », craint Philippe Clerc. Avec, à la clef, des vagues d'appels aux directions RH et comptables.

Pour aider ces services à ne pas se faire submerger, Cegid propose - sans surcoût dans son paquet accompagnement / formation - un chatbot pour automatiser les réponses aux questions les plus courantes sur le PAS.

Côté technique, cet assistant virtuel s'appuie sur une vraie brique de compréhension sémantique (NLP) et peut, dans un deuxième temps (en cas d'incompréhension) basculer sur un arbre décisionnel plus encadré, avec des questions fermées. Il est agnostique, disponible en ligne, et ne demandera pas de passer par Facebook Messenger ou autres Slack.

Cegid a commencé à développer son bot en juin, en collaboration avec la startup Do You Dream Up.

La première version devrait être disponible et opérationnelle pour janvier.

Dans un deuxième temps, l'assistant a vocation à devenir plus généraliste, tout en restant très axé services et métiers, comme chez ServiceNow. Il répondra alors à plus de questions RH (comme « puis-je poser des jours pour un mariage ? »).

Ce bot est une des multiples initiatives de Cegid dans l'Intelligence Artificielle.

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