RPA : Microsoft mise sur Ui Flows pour enregistrer les tâches répétitives
Disponible en bêta depuis novembre 2019, Microsoft vient d’officialiser la disponibilité générale d’Ui Flows au 2 avril, un outil d’enregistrement des tâches en screen scraping inclus dans Power Automate. Il doit servir à concevoir des bots RPA.
Power Automate, c’est la plateforme d’automatisation de flux de travail pour les collaborateurs présents sur Microsoft Office 365. Il s’agit d’une sorte de BPM pour les collaborateurs métiers. Elle doit concurrencer les offres des éditeurs de la RPA comme Blue Prism, Automation Anywhere, ou encore UiPath. L’éditeur propose des modèles d’automatisation préconçus pour des tâches courantes : envois de mails, remontées d’alertes depuis Salesforce ou Dynamics 365, synchronisation d’agendas multiples, suivi automatique des tâches de développement, etc.
Avec Power Automate (le nouveau nom de Flow), Microsoft entend donner davantage de pouvoir d’automatisation aux employés.
L’éditeur précise que l’outil permet d’automatiser des tâches manuelles et combler le manque d’API vers des applications legacy (ou des API défectueuses comme celle qui fait le lien entre Outlook et Google Agenda par exemple).
Microsoft dispose d’un catalogue de plus de 300 connecteurs vers des services et des applications utilisés par les entreprises.
Pour créer des workflows, Microsoft propose deux options. L’outil permet d’enregistrer les actions de l’utilisateur pour ensuite « les reproduire en temps réel », peut-on lire dans le communiqué de presse.
Ui Flows, une fonctionnalité de screen scraping intéressante, mais encore limitée
C’est la fonctionnalité Ui Flows ou « Flux UI » en bon français. Celle-ci correspond à une technique nommée « screen scraping ». Depuis l’écran de l’utilisateur, elle enregistre les clics de souris puis les interprète en action en temps réel sur des applications de bureau ou Web. Il faut donc planifier ses actions avant de les enregistrer pour ne pas que l’opération dure inutilement.
Par ailleurs, Microsoft recommande d’attendre que l’élément à sélectionner comme un bouton soit mis en surbrillance avant de cliquer dessus. Actuellement, UI Flows ne prend en charge que les claviers QWERTY et n’enregistre pas directement la frappe. Pour entrer du texte ou en extraire, il faut utiliser les « entrées et les sorties » avant d’enregistrer la tâche.
En cliquant sur « ajouter une entrée », l’utilisateur ouvre une fenêtre dans laquelle il liste ce qu’il doit écrire dans les champs habituellement. Pendant l’enregistrement, il doit sélectionner depuis le menu d’Ui Flows le texte, une action à laquelle il doit donner un nom, pour qu’il puisse faire partie du flux souhaité. Une fois ce flux créé, il est possible de l’intégrer à un workflow dans Power Automate.
Ui Flows est pour l’instant disponible en préversion sur Windows 10, Windows Server 2016 et Windows Server 2019. Cela se ressent au nombre de limites listées par l’éditeur. Les doubles-clics ou les glisser-déposer ne sont pas enregistrés. Par ailleurs, l’outil ne prend pas en compte, les navigateurs Web, les interactions sur l’explorateur Windows, les applications Java, les versions de Microsoft Office ultérieures à Office 365, le double écran ou encore les enregistrements depuis une machine virtuelle. Les utilisateurs doivent installer Selenium IDE (dont la gestion des mots de passe n’est pas complètement sécurisée selon la documentation de Microsoft), un outil open source de Web Scraping pour enregistrer leurs activités depuis un navigateur Web.
Avec la deuxième option, il est possible de paramétrer ces éléments manuellement à partir d’une interface semblable à celle d’IFTTT. Il faut alors avoir des notions de logiques de programmation pour que le bot fonctionne correctement.
Microsoft propose des capacités de RPA assistées, déclenchées par l’utilisateur, et non assistées, sans intervention humaine (hormis la configuration), appliquées à l’échelle de l’entreprise. En mode non assisté, l’outil Low-Code/No-Code doit permettre d’accélérer la réalisation de nombreuses tâches répétitives. Cela peut par exemple être l’enregistrement de données de factures issues d’une image ou d’un PDF dans Dynamics 365. La pièce jointe est alors extraite puis envoyée au module AI Builder pour reconnaître les données. Si les informations sont correctement enregistrées, elles seront accessibles depuis le CRM.
Tarifs : Microsoft n’évite pas la confusion
Microsoft a rendu publique sa grille tarifaire. L’entreprise paie 13 euros HT par mois par utilisateur pour créer un nombre de flux illimité ou 421 euros HT par mois pour cinq flux sans limites d’utilisateur (85 euros par mois par flux supplémentaires). Pour un bot RPA non assisté qui est une extension supplémentaire, il faut ajouter 127 euros HT par mois.
Pour 34 euros HT par utilisateur par mois, le client bénéficie de l’offre basique et la possibilité de déployer des bots RPA assistés. Le prix catalogue d’AI Builder est de 421,70 euros HT par unité par mois (une unité : un million de crédits de services). Le plan par flux semble le plus avantageux, mais difficile d’évaluer le coût d’un déploiement à large échelle.
Seulement, ces deux forfaits donnent accès à un espace très limité de stockage sur Common Data Service (50 Mo pour stocker des entrées dans la base de données et 200 Mo pour héberger des fichiers). Si l’entreprise utilisatrice n’a pas payé pour étendre ce stockage, l’exécution de flux sera automatiquement limitée. Elle a toutefois le choix de passer par des fichiers Excel hébergés sur OneDrive ou par une base de données SQL Database.
Enfin, Power automate demande une administration fine pour gérer la sauvegarde et la protection des données, le choix des applications utilisables par les collaborateurs ou encore les rôles.
