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Comment réduire les dépenses superflues du cloud

Les budgets 2019 étant déjà en préparation, il convient de ne pas trop payer pour le cloud. Cet article vous évite de tomber dans certains pièges.

L'IaaS, le PaaS et le SaaS soulagent certes les utilisateurs de contraintes IT, mais sans supervision, les coûts peuvent rapidement échapper à tout contrôle.

Avec des coûts initiaux relativement bas, ce sont les responsables métier qui ont ainsi la possibilité de contrôler leur propre budget de cloud. Mais c’est à la fois une bonne et une mauvaise idée.

Si le modèle as-a-service permet justement aux entreprises de contourner partiellement l’IT, il reste une forte contrainte : celle de la gestion des contrats. Mais justement, les responsables métier n'ont peut-être pas l'expertise nécessaire pour le faire. Certains pourraient ainsi choisir un service moins coûteux, de niveau inférieur ou bien utiliser un abonnement gratuit. Ils pourraient aussi finir par payer un surcoût si les usages augmentaient, au lieu de passer à un service plus économique et qui réponde davantage à leurs besoins.

Selon un sondage réalisé par Densify , un quart des services informatiques ne connaissent pas exactement les sommes dépensées dans le cloud public (AWS ou encore Azure).

Ce manque de visibilité sur les coûts globaux peut provoquer des dépenses plus élevées, au-delà des souscriptions et des besoins.

D’ailleurs, ces écarts sont connus. AJ Witt, analyste à The Itam Review, affirme qu'il y a environ 30 % de gaspillage dans les abonnements au cloud, ce qui revient en grande partie à acheter en prenant en compte un surplus. « Par exemple, dans un package, vous n'utilisez pas tous les produits, ou encore, pour 100 utilisateurs achetés, vous n'en utilisez que 70 », ajoute-t-il.

Tout comme lorsqu'un gestionnaire d'actifs logiciels évalue les licences sur site en fonction de leur utilisation, Witt conseille aux utilisateurs métier d'évaluer la manière dont ils utilisent leurs abonnements cloud.

« Un seul produit Adobe [comme Photoshop] est moins cher que l'achat d’un bundle complet », précise-t-il. « L'autre piège est l'achat d'un mauvais produit – comme acheter une version complète d'AutoCAD alors qu’un abonnement à AutoCAD LT peut convenir à la plupart des utilisateurs. Parfois une simple visionneuse gratuite suffit. »

« En la matière, les problèmes que nous avons eus avec les logiciels sur site sont toujours présents avec les licences par abonnement. »

Parce qu'il est si facile d'acheter du SaaS, les départements marketing, les ventes et l'ingénierie peuvent avoir tous leurs propres abonnements et comptes utilisateurs, et chacun d’entre eux aura ses propres abonnements non utilisés, qui pourraient être regroupés s'il n'y avait qu'un seul contrat, souligne encore AJ Witt.

Le SaaS est si facile à se procurer et à déployer qu'il contourne souvent les politiques d'achat et de l’IT, souligne-t-il.

« La plupart des fournisseurs d'outils d'optimisation SaaS reposent leur modèle sur ces dépenses incontrôlées en analysant d'abord les enregistrements des dépenses et les comptes fournisseurs, plutôt que la base de données de contrats ou un registre des actifs », commente-t-il.

Sans un contrôle central et un registre unique des fournisseurs, rappelle AJ Witt, il n'y a aucun moyen de savoir si l'entreprise paie le bon prix ou utilise les abonnements qu'elle a achetés. « Vous perdez également les économies d'échelle et vous avez moins d'influence auprès du fournisseur, avec des engagements pris au niveau du département », ajoute-t-il.

L’over-provisioning

Un autre problème est l’over-provisioning (qui consiste à acheter des ressources au-delà de ses besoins). Par exemple, traditionnellement, les services IT achètent d'emblée des ressources (comme le stockage, et cet investissement supporte la croissance des données pendant un certain nombre d'années, après quoi l'investissement initial est passé par pertes et profits. De toute évidence, avec l'élasticité du IaaS, il n’est plus question d'acheter au delà de ce qui est nécessaire.

Pourtant pour David Chamberlain, directeur général de la société License Dashboard, les acheteurs  souffrent parfois d’excès de prudence. « Les informaticiens s'inquiètent en permanence que leur serveur Exchange tombe en panne, ce qui entraîne l’over-provisioning. De plus, ce service ne sera pas dé-commissionné lorsqu'il ne sera plus nécessaire », affirme-t-il. « Le cloud est très élastique et facile à maîtriser, ce qui est un grand changement par rapport aux serveurs sur site. »

Selon AJ Witt, la prolifération des machines virtuelles (VM) a toujours été un problème sur site, même lorsque les entreprises ont mis en place de bons processus. « Il est toujours plus facile de faire tourner une VM que de la dé-commissionner », dit-il. « La plupart des datacenters renferment une proportion importante de VM non utilisées - d'après mon expérience, c'est environ 30-40 %. »

Alors que ces VM inutilisées ne consomment qu'une partie du stockage et du calcul sur site, la VM est facturée à la seconde dans le cloud, souligne encore l’expert. « Vous êtes facturé pour la taille de la VM, qu'elle soit pleinement utilisée ou non. Il s'agit d'un déchet dont le coût est mesurable et récurrent. En tant que tel, le contrôle de cette prolifération dans le cloud permet de réaliser des économies immédiates. »

Verrouiller les dépenses minimales

Certains fournisseurs demandent aux clients de s'engager auprès d'un nombre minimal d'utilisateurs, avec une prévision de croissance minimale. Les contrats Salesforce sont souvent structurés de cette façon, rappelle AJ Witt.

« Donc, vous achetez d'emblée, et il vous faudra peut-être six mois pour les déployer tous. Mais si ensuite vous changez d'orientation et vous n'utilisez pas le produit autant que vous l'espériez, vous êtes bloqué dans un engagement de trois ans », dit-il.

Alors que les principaux fournisseurs de logiciels cherchent à migrer leurs clients vers des abonnements cloud, il vaut la peine de vérifier exactement quelle quantité de cloud est incluse dans les contrats d'entreprise, tient à faire savoir l’expert. Pour les petits fournisseurs de logiciels, il peut y avoir un chevauchement et les clients finissent par payer deux fois.

« La principale conclusion est que le cloud est la priorité stratégique pour tous les fournisseurs », ajoute-t-il. « Utilisez cela à votre avantage et demandez à vos équipes en charge des achats de structurer le contrat de sorte que cette duplication de services soit limitée et que vous ne finissiez pas par payer pour les abonnements que vous n'avez pas encore utilisés. »

« Les accords d'entreprise comportent souvent des programmes de transition vers le cloud. Par exemple, Microsoft Enterprise Agreement peut certainement être structuré de cette façon », pense-t-il.

« Vous pouvez souvent obtenir un crédit pour la partie inutilisée de vos licences sur site si vous vous engagez dans le cloud. Et certaines licences perpétuelles viennent avec des droits de déploiement dans le cloud ».

Le défi de la visibilité

Les services cloud et le SaaS impliquent que les utilisateurs puissent acheter des abonnements et consommer des ressources cloud directement, sans le contrôle de l'IT. Cela signifie que l'IT n'a pas une vision globale de l'ensemble du parc informatique, commente AJ Witt.

« Vous payez sur une base mensuelle », dit-il. « Alors comment savoir si vous utilisez toujours un produit ou un service en particulier ? Et si oui, combien d'utilisateurs l'utilisent, et pour combien de temps ? »

Bien que les fournisseurs de cloud aient leurs propres portails de gestion, il peut être difficile de suivre toutes ces informations manuellement chaque mois, même si vous savez quels fournisseurs vous utilisez, soutient-il.

Ce que mentionne également un récent rapport de Forrester (Cloud Cost Monitoring and Optimisation) : de nombreuses entreprises se tournent vers le cloud pour réduire leurs dépenses d'infrastructure ou pour éviter des coûts initiaux élevés pour de nouveaux investissements. Mais cela est difficile à réaliser.

« Le succès dépend plus de la maturité en matière de gestion du cloud et de pratiques de gouvernance que de la nature même des workloads », écrit Lauren Nelson, analyste principale de Forrester et auteure du rapport. « La complexité des coûts ne cessant d'augmenter avec l'augmentation des usages, des utilisateurs, des comptes et des types d'instances, l’IT dépend de plus en plus d’outils pour assurer la visibilité, la cohérence et l'évolutivité des pratiques de gestion.

Prendre en compte la gestion des actifs logiciels

Forrester a identifié une catégorie d'outils, comme Apptio, CloudHealth Technologies, Densify, Rightscale et Turbonomic, qui apportent des fonctions d'asset management pour gérer les ressources cloud.

Pour Lauren Nelson, la fonction principale de ces outils est d'accroître la visibilité des coûts et de la dynamique des utilisateurs sur les plateformes de cloud. Dans son rapport, elle écrit : « avec l’évolution des pratiques de gestion, cette information deviendra un élément essentiel des outils de gouvernance et d'automatisation, car les deux dépendent fortement des données et de leur disponibilité constante ».

Dernière mise à jour de cet article : octobre 2018

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