Pistes pour mieux gérer plusieurs applications de collaboration

Sécurité et formation des utilisateurs

Le premier impératif, absolu, est que l'IT s'assure que toutes les applications répondent bien à des normes minimales en matière de sécurité, de conformité et de gouvernance, insiste Irwin Lazar.

« Une chose qui ressort des récents problèmes autour de Zoom est que l'IT doit s'assurer que tout ce qu'elle autorise répond bien à un minimum de standard de l'entreprise », a-t-il déclaré. Parmi ces normes de sécurité minimales, il cite la prise en charge de l'authentification unique (SSO) et la conservation des messages de chat.

« La formation des utilisateurs peut suffire à résoudre un grand nombre de préoccupations en matière de sécurité », ajoute Rob Arnold qui pense au Zoombombing, un problème typiquement lié à un mauvais usage d'un outil.

Les utilisateurs doivent impérativement être formés aux paramètres de sécurité de chaque outil, aux exigences en matière de mots de passe et de code PIN, aux particularités de l'identification pour l'accès aux réunions (ID multiples ou fixe, etc.) et aux spécificités supplémentaires comme de donner à un hôte la possibilité d'accorder le contrôle à d'autres participants pour partager du contenu (powerpoint, pdf, etc.) ou pas, liste Rob Arnold.

Les secteurs réglementés doivent évidemment être particulièrement attentives à la sécurité des applications de collaboration, insiste Irwin Lazar. L'IT doit pouvoir avoir la main sur les appareils, interdire aux utilisateurs de télécharger leurs propres applications ou imposer un VPN lorsqu'ils travaillent sur des réseaux domestiques ou ouverts.

Les organisations moins réglementées auront plus de flexibilité pour permettre aux utilisateurs d'utiliser d'autres applications. Mais elles auront tout à gagner à ne pas faire l'économie des conseils précédents.

Choisir le bon outil

Tant qu'à gérer plusieurs outils de collaboration, autant que ce soit les bons. Les services informatiques pourront pousser, de manière proactive, des informations aux utilisateurs pour qu'ils puissent déterminer quelles applications répondent le mieux à leurs besoins de communication. Ceci peut se faire dans les deux sens : avec une remontée d'information via des études et en descendant en liaison avec les services.

Après un déploiement, l'IT devra continuer ce va et vient d'informations et sonder les employés sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, sur ce dont ils ont encore besoin ou pas, et s'ils sont satisfaits de l'ensemble des outils fournis, liste Irwin Lazar.

Mais les supports de plusieurs outils ne se fait pas d'un coup de baguette magique. Cette multitude peut peser sur les ressources de la DSI dont les techniciens et les administrateurs doivent être formés sur plusieurs plateformes, avertit Rob Arnold. Le but de cette information vers l'utilisateur sera donc, aussi, de limiter naturellement les applications en éclairant ses choix.

Les métiers peuvent en effet avoir du mal à décider quelle(s) application(s) répond(ent) le mieux à un cas d'usage, constate-t-il. Décrire une application sous la forme d'une liste de ses fonctions basiques et de les faire correspondre à un besoin peut aider à faire ce choix.

Le mail, par exemple, est généralement mieux adapté aux messages internes et externes formels, tandis que le chat et les outils de collaboration en équipe conviennent mieux aux communications internes.

Pour les réunions, la visio-conférence est généralement adaptée pour les petits groupes où tous les participants sont censés apporter leur contribution. A l'inverse, les webinars sont adaptés aux grandes réunions qui ne nécessitent pas (trop) de conversation.

Cette segmentation est a priori évidente pour vous, mais peut-être pas pour tous vos utilisateurs. Le décryptage que vous leur apporterez, aussi trivial qu'il puisse vous paraitre, ne pourra que vous aider à réduire le profusion d'applications, et donc votre charge de travail.