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Quelles options d’impression à distance à l’heure du travail hybride ?

Les workflows d’impression et l’infrastructure IT sont des considérations clés pour choisir entre VPN et impression via le cloud pour répondre aux besoins d’effectifs hybrides.

L’impression à distance et même l’impression à l’intérieur des bureaux posent depuis longtemps des problèmes aux utilisateurs et aux administrateurs. Mais la pandémie de Covid-19 et la transition soudaine vers des environnements de travail à domicile quasi généralisés ont obligé les entreprises à porter un nouveau regard sur les technologies et les procédures d’impression.

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Pour relever correctement les défis de l’impression à distance et en local, les entreprises doivent tenir compte de deux facteurs importants : les workflows d’impression et l’infrastructure IT. Si, par exemple, tous les utilisateurs d’une organisation travaillent à distance, il n’est pas logique d’envoyer une tâche d’impression vers une imprimante du bureau, si personne n’est là pour recevoir les documents imprimés ou charger l’imprimante en papier.

L’administrateur doit donc trouver un autre emplacement pour l’imprimante comme, par exemple, un autre lieu de travail à distance. Lorsque les employés reviendront au bureau et que les travaux d’impression à distance devront être envoyés aux installations de l’entreprise, le service informatique devra revoir l’infrastructure de prise en charge de l’impression et éventuellement envisager des alternatives.

L’impression à distance fonctionne mieux lorsqu’on utilise un VPN ou un service d’impression dans le nuage, et le choix dépend de facteurs tels que le coût, l’assistance, la facilité d’utilisation, la sécurité et l’aspect pratique général.

VPN ou pas ?

L’impression à distance via une connexion VPN peut sembler être le choix évident lorsqu’une entreprise dispose déjà d’un réseau privé virtuel. Mais l’impression via un VPN peut être problématique pour plusieurs raisons :

  • La redirection d’imprimante. Outre l’impression à distance, il y aura des situations dans lesquelles les utilisateurs imprimeront sur leur propre imprimante locale, même si ce n’est que pour des raisons personnelles. Les utilisateurs devront savoir comment diriger les travaux d’impression vers la destination appropriée, à distance ou sur site. Les logiciels clients VPN rendent souvent la gestion de la redirection des périphériques délicate.
  • Pilotes d’imprimante manquants. Les utilisateurs n’auront probablement pas installé les pilotes requis sur leurs appareils personnels. Cette question est moins problématique que la redirection de périphériques, car les pilotes ne doivent être installés qu’une seule fois. Il y a également de fortes chances que le serveur d’impression de l’entreprise soit capable d’installer automatiquement les pilotes requis, la première fois qu’un utilisateur imprime sur une imprimante distante. Les serveurs d’impression Windows, par exemple, installeront automatiquement les pilotes d’imprimante aux clients Windows.
  • Sécurité. Si un utilisateur a établi une connexion VPN, la connexion est vraisemblablement sécurisée. Mais l’impression Windows exige toujours que les ports TCP 139 et 445 soient ouverts, ainsi que le port UDP 137. Les administrateurs peuvent parfois être réticents à ouvrir des ports supplémentaires dans le pare-feu.

Même si l’impression à distance via un VPN se fait presque exclusivement dans un environnement d’entreprise, il est possible d’utiliser la connectivité VPN dans d’autres situations – par exemple, lorsqu’un utilisateur envoie un travail d’impression à une imprimante située au domicile d’un autre utilisateur. Les utilisateurs qui partagent leur imprimante doivent créer un VPN personnel, mais le manque de support technique et d’expertise des utilisateurs rend généralement cette option peu pratique.

Se tourner vers le cloud

Plusieurs options basées sur le cloud peuvent faciliter l’impression à distance. Elles sont simples pour les utilisateurs et réduisent les problèmes d’administration pour le service informatique, mais elles peuvent introduire des vulnérabilités de sécurité.

Certaines options cloud sont gratuites, d’autres sont des services payants basés sur des abonnements forfaitaires ou sur le nombre de pages imprimées. Les frais peuvent être substantiels pour les entreprises facturées à la page. Les entreprises doivent également évaluer le degré de contrôle qu’elles souhaitent conserver sur leur infrastructure d’impression, puisque les fournisseurs d’impression en mode cloud se chargent de la majeure partie de la configuration et de la gestion de l’impression.

Pour l’impression d’un site distant à un autre, les services d’impression en cloud grand public sont souvent gratuits et généralement faciles à configurer par les utilisateurs sans assistance. Pourtant, les entreprises doivent se demander si ces services offrent la sécurité nécessaire à l’impression de documents sensibles.

Les services d’impression cloud destinés aux entreprises plutôt qu’aux particuliers permettent aux utilisateurs d’imprimer en toute sécurité sur les imprimantes de l’entreprise depuis n’importe quel endroit, à l’aide de n’importe quel appareil. Ces services peuvent grandement simplifier l’impression à distance pour les utilisateurs et, dans de nombreux cas, éliminer la nécessité pour les utilisateurs d’installer un pilote d’imprimante sur leurs appareils. Certains fournisseurs d’impression cloud proposent également des analyses avancées pour aider les entreprises à mieux cerner les habitudes d’impression des utilisateurs et peut-être à réduire les coûts.

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