Cet article fait partie de notre guide: DaaS : une tendance de fond, portée en prime par la pandémie

Poste de travail dématérialisé : l’imprimante a-t-elle encore un avenir ?

La pandémie accélère le télétravail, la collaboration à distance et la numérisation des outils et des documents. Dans cette « nouvelle normalité » appelée à durer, que devient la bonne vieille imprimante de bureau ? Réponse : elle va se réinventer en profondeur.

Avec la covid-19, de nombreuses entreprises ont été frappées de paralysie. La majorité d’entre elles s’emploient à faire le dos rond ou à survivre à la crise pour en sortir sans trop de casse, dès que la situation sera revenue à la normale. Certains des changements intervenus pourraient néanmoins s’installer dans la durée. Par exemple, il est fort probable que de nombreuses entreprises continueront à favoriser des configurations de travail plus souples. Global Workplace Analytics estime que 25 % des employés seront encouragés à continuer à travailler de chez eux. Outre l’avantage d’une réduction des déplacements, le taux d’occupation des bureaux va diminuer, ce qui incitera des entreprises à libérer des mètres carrés et réduire leurs loyers.

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Dans ce nouveau contexte, on peut se demander ce qu’est l’avenir de l’imprimante multifonction dans un univers de télétravail de plus en plus dématérialisé.

L’environnement de travail d’après crise

Les êtres humains sont fondamentalement des animaux sociaux. Ils ne sont pas habitués à la distanciation sociale, même lorsqu’ils travaillent à distance. Bien que le télétravail puisse booster la productivité (mais sur quelle durée ?), les distractions et l’isolement en sont souvent le revers de la médaille.

Les interactions personnelles s’avèrent aussi essentielles pour entretenir une culture d’entreprise innovante. Par conséquent, le monde professionnel d’après pandémie sera certainement un modèle mixte entre bureau traditionnel et télétravail. Nous verrons apparaître une nouvelle vague de technologies sans contact comme les interrupteurs en mode mains libres, les ascenseurs ou les régulateurs de température à commande vocale.

L’adaptation des constructeurs d’imprimantes à cette nouvelle normalité sera un facteur décisif de leur résilience. Une étude de Quocirca sur l’impact économique de la covid-19 révèle que les volumes d’impression ont déjà fortement diminué avec la fermeture de la plupart des bureaux.

De nombreux employés ne disposent par ailleurs pas d’imprimantes chez eux. Ou s’ils en ont, comme ils ne les utilisent pas, il est probable qu’ils continueront à privilégier une collaboration de type numérique, de retour au bureau. Une mauvaise nouvelle, mais aussi une opportunité d’innover et d’introduire de nouveaux produits et services pour le secteur de l’impression.

Quel avenir pour l’impression et les imprimantes ?

Dans le même temps, la pandémie pourrait signer la fin des bureaux open-space et conduire à abandonner les environnements d’impression centralisés au profit de déploiements plus distribués. En conséquence, les entreprises pourraient se voir dans l’obligation de rationaliser leur infrastructure d’impression.

De la même manière, l’intensification des efforts de transformation numérique peut créer de nouveaux débouchés pour les fournisseurs capables de se réorienter vers des offres de service cloud ou intégrés dans des workflows numériques.

Parmi les tendances émergentes, on voit déjà poindre :

  1. Fourniture de solutions sécurisées d’impression à domicile. Une étude de Quocirca montre qu’au Royaume-Uni environ 30 % des employés qui réalisaient régulièrement des impressions au bureau n’ont pas accès à une imprimante quand ils travaillent depuis chez eux. Et même s’ils en ont une, il est peu probable que leur machine réponde aux normes strictes de sécurité qu’on attendrait d’un environnement professionnel. Le risque est que ceux qui retournent au bureau aient perdu l’habitude d’imprimer. L’étude montre que près de 80 % des télétravailleurs impriment moins et fonctionnent plus par voie numérique. Les contrats de gestion des services d’impression (Managed Print Services) devraient prévoir la fourniture d’imprimantes personnelles à ceux qui en ont besoin, ainsi qu’un suivi de l’utilisation à des fins de comptabilité et de sécurité.
  2. Fourniture de services de workflow numérique orientés cloud. Après la covid-19, les entreprises devront réinventer entièrement les services qu’ils proposent à leurs clients. La dématérialisation des processus papier est appelée à s’accélérer encore, apportant durablement des opportunités de mieux tirer parti des appareils multifonctions « intelligents » (scanner + OCR par exemple) pour l’acquisition de documents et le lancement de workflows automatisés. Ce n’est que la première étape. Les fournisseurs capables de créer encore plus de valeur ajoutée dans l’automatisation des processus métier auront une longueur d’avance. Dans l’ensemble, 89 % des personnes interrogées dans le secteur de l’impression s’attendent à des besoins accrus en matière de services de workflow cloud, tandis que 75 % prévoient une augmentation de la demande de dématérialisation des processus papier (étude Quocirca).
  3. Transition vers une infrastructure d’impression dans le cloud. Les services d’impression dans le cloud se révèlent un nouveau moyen efficace de mettre en œuvre une infrastructure économique, évolutive et durable. En gérant des imprimantes et des appareils multifonctions en réseau au moyen de services cloud évolutifs, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses d’investissement et leurs coûts d’exploitation. L’évolutivité du cloud a démontré sa valeur au cours de la pandémie. Beaucoup de dirigeants du secteur de l’impression s’attendent donc à une progression de la demande de services de ce type dans leur domaine. Ces services cloud peuvent gérer et contrôler l’environnement d’impression décentralisé, et s’étendre aux imprimantes personnelles des collaborateurs.
  4. Développement d’offres Device-as-a-Service (DaaS). Il s’agit de la possibilité de proposer des offres groupées de type « office-in-a-box » aux collaborateurs à domicile (par exemple, un ordinateur portable, une imprimante, etc.). Ce modèle de service à la demande, déjà proposé par des fournisseurs comme HP, va permettre aux prestataires d’impression de renouveler leur business model en ciblant ces télétravailleurs. Ces services seront d’autant plus plébiscités qu’ils aident à gérer la sécurité, dans un contexte où le travail collaboratif à distance multiplie les vecteurs d’attaque.
  5. Développer la proposition de technologie sans contact. La pandémie oblige de plus en plus d’entreprises à adopter la technologie sans contact pour limiter les risques de transmission du virus. Cette situation pourrait favoriser le déploiement à plus large échelle de techniques biométriques sans contact, par exemple le « pull printing » grâce à une authentification par carte à puce. Ces techniques, comme la reconnaissance faciale ou vocale, représentent peut-être l’avenir. Les multifonctions AltaLink de Xerox proposent déjà une fonctionnalité de commande vocale.
  6. Renforcement du développement durable. Même si les conséquences de la pandémie sur le plan humain sont dévastatrices, il a été constaté une baisse de l’impact des activités humaines sur l’environnement. Dans leur approche d’un nouvel environnement de travail, il est plus que probable que les entreprises prendront en compte ces paramètres environnementaux, qui sont déjà devenus des priorités si l’on en croit SAP ou encore Atos. Les prestataires d’impression et leurs revendeurs devront s’assurer qu’ils peuvent aider leurs clients à être plus flexibles et plus « Green ».

Conclusion

Pour tirer parti de ces opportunités, les fournisseurs de produits d’impression de bureau doivent se préparer à transformer leur activité et à s’allier avec d’autres entreprises afin de combler les lacunes dans leur portefeuille.

Personne ne sait combien de temps la crise actuelle va durer ni quelle sera l’ampleur de son impact au niveau mondial. Mais il ne fait aucun doute que nous sommes à l’aube d’une ère nouvelle en matière d’organisation du travail, avec comme mot d’ordre la flexibilité qui permet de faire le lien entre le bureau à l’ancienne et le domicile.

Le bureau va se réinventer et les fournisseurs de services d’impression devront se démener pour conserver leur place dans cet environnement de travail post covid-19. Mais ceux qui y arriveront devraient prospérer à nouveau. Car les études le montrent, les imprimantes ont encore une place et les multifonctions ont encore un rôle à jouer dans cette nouvelle normalité. C’est seulement que cette position et ce rôle changent.

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