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Sept fonctions à considérer pour bien choisir sa plateforme de collaboration

Avec la multiplication des offres de collaboration, il devient difficile d’en évaluer chaque fonction afin de se repérer sur le marché. Cet article vous accompagne dans votre décision lorsqu’il faut choisir la bonne plateforme.

Aujourd’hui, les entreprises et leurs employés se reposent de plus en plus sur des technologies particulières en matière de collaboration et de travail en équipe. Et le travail à distance a également entrainé un accroissement de la demande dans ces outils dont la vocation première est de faciliter les échanges et les interactions.

Dans les entreprises, les employés considèrent avec grand intérêt les plateformes dits de media sociaux pour leurs réunions en ligne et recherchent une intégration avec les données de l’entreprise et ses services en ligne. Cela a logiquement favorisé l’émergence d’une nouvelle vague d’outils de collaboration.

Deux des principales solutions du marché sont Slack et Microsoft Teams. Et l’annonce par Cisco de sa propre plateforme de collaboration, Cisco Spark, est une illustration que la demande d’outils avancés -qui vont au- delà des WebEx ou GoToMeeting - se fait pressante. Cette nécessité de collaborer via l’audio et la video, tout en pouvant manipuler les données de l’entreprise, a poussé certaines entreprises à purement abandonner les outils de conférence en ligne traditionnels au profit de plateformes collaboratives.

Ces nouvelles solutions de collaboration dites sociales suscitent un grand intérêt chez les utilisateurs et les fournisseurs de technologies. De leur côté, les DSI doivent eux-aussi revoir leurs stratégies et évaluer si les outils en place sont suffisants pour supporter les besoins des utilisateurs, ou si finalement d’autres sont nécessaires. Mais sélectionner la bonne plateforme nécessite une bonne évaluation de chaque processus de l’entreprise.

Voici les différents éléments à prendre en compte dans votre processus d’évaluation.

Multi-plateforme et mobilité

Puisque les employés utilisent différents terminaux pour accéder aux données de l’entreprise, la capacité d’un outil de collaboration à s’exécuter sur des terminaux mobiles est un prérequis. Les demandes pour accéder à l’information depuis n’importe où, n’importe quel terminal et n’importe quand sont légions. Si un utilisateur doit interagir avec un membre de son équipe depuis son smartphone, cela doit se faire sans trop d’efforts.

L’IT doit donc comparer l’expérience utilisateur en matière de mobilité de chacun des outils.

Les outils doivent être intuitifs et faciles à utiliser

Lorsque l’on déploie un nouveau logiciel, le retour utilisateurs est clé. C’est cela qui en fait un succès ou un échec. Cela pousse les DSI à déployer ces outils auprès d’un  petit groupe d’utilisateurs métier afin d’avoir des retours, avant un déploiement plus global dans l’entreprise.

Microsoft Teams et Slack sont des bons exemples d’outils de collaboration intuitifs. Ils proposent tous deux des raccourcis vers les chats audio/video à partir de la fenêtre de conversation.

Adapter le stockage aux données

Le stockage est un autre élément critique à prendre en considération. Les utilisateurs utiliseront en effet la plateforme pour y stocker leur contenu. Avec l’accroissement du nombre d’utilisateurs et l’accumulation de contenu, il se peut que la capacité de stockage atteigne rapidement son maximum.

Cisco offre jusqu’à 5 Go de stockage par utilisateur, comparé aux 20 Go de Slack. Microsoft Teams autorise davantage de flexibilité, car il s’appuie sur SharePoint et OneDrive pour stocker son contenu. L’éditeur de Redmond se distingue des autres, car il s’appuie sur ses outils de stockage pour les besoins des utilisateurs.

Intégration avec les outils tiers

Slack propose par exemple un nombre important de connecteurs pour rapatrier du contenu externe vers la plateforme et l’intégrer aux conversations. Cet outil, et d’autres, permettent aux utilisateurs de visualiser des données externes à la plateforme. C’est par exemple le cas de Microsoft Teams et de Cisco Spark. Cela peut faire la différence pour les entreprises à la recherche de plateformes capables de se connecter à leurs systèmes internes.

La recherche de contenu

Autre dimension à évaluer : la fonction de recherche. Slack a récemment présenté sa fonction Slack Enterprise Grid, pour rechercher du contenu et communiquer entre plusieurs divisions ou départements d’une entreprise. Cela semble être aujourd’hui un must-have, résultant d’une demande d’utilisateurs professionnels.

Cette fonction n’est pas nouvelle chez Microsoft qui a intégré SharePoint à Teams.

Intelligence et automatisation

L’intelligence artificielle est aussi un domaine clé pour les outils de collaboration. Et cela n’a pas échappé à Slack et Microsoft. Les deux entreprises ont intégré des bots au sein de leur plateforme respective pour mettre à disposition des agents virtuels qui répondent à des demandes particulières et effectuer des tâches données.

Cela permet donc aux entreprises de développer leur propre bot pour automatiser certains processus manuels et accroître leur efficacité opérationnelle.

Retour sur investissement

Dans un processus d’évaluation, le coût de la solution est aussi un critère clé de choix. Pour les utilisateurs d’Office 365, il peut être assez séduisant de se tourner vers Teams, sans coût additionnel.

Slack et Cisco offrent aussi des licences gratuites, avec certaines limitations. Cela peut certes attirer des petites entreprises. Leurs souscriptions sont de 12$ ou 12,50$ par utilisateur et par mois.

Notons enfin qu’en évaluant les besoins et comparant les outils de collaboration du marché, l’IT doit aussi prendre en compte le fait qu’elle aura à les gérer et à les supporter.

Et la sécurité est une priorité n°1 pour nombre d’entreprises quand la question de la collaboration est posée. Etant donné que la plupart de ces outils sont dans le Cloud, cette question est primordiale.

Dernière mise à jour de cet article : mars 2017

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