Automatisation du flux de travail

Qui utilise l'automatisation des flux de travail ?

Toutes les organisations ont des domaines qui pourraient bénéficier de l'automatisation des notifications répétitives, des autorisations et d'autres tâches de base.

Un rapport de 2021 du fabricant de logiciels d'automatisation Zapier a révélé que 94 % des travailleurs des petites et moyennes entreprises (PME) interrogés ont déclaré effectuer des tâches répétitives et chronophages. Le rapport indique également que 90 % des travailleurs du savoir estiment que l'automatisation a amélioré leur travail et que 66 % déclarent que l'automatisation les a rendus plus productifs.

Dans une entreprise, chaque département peut utiliser un système d'automatisation des flux de travail, notamment les finances, les ressources humaines, le marketing, les opérations et les ventes. Ce système est généralement utilisé pour automatiser des tâches répétitives qui ne nécessitent pas un niveau élevé de prise de décision intellectuelle.

Les organisations cherchent généralement à automatiser les flux de travail pour les raisons suivantes :

• accroître l'efficacité
• réduire les erreurs
• stimuler la productivité
• accélérer les processus

Elles mettent également en œuvre l'automatisation des flux de travail afin que les employés puissent passer moins de temps sur des tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Cette approche donne aux travailleurs plus de temps pour se concentrer sur les tâches qui requièrent de l'intelligence humaine.

De nombreux logiciels d'automatisation des flux de travail disponibles sur le marché sont dotés de fonctions "glisser-déposer" à code basique qui permettent aux travailleurs d'automatiser eux-mêmes les processus manuels qui font partie de leurs responsabilités sur le lieu de travail. Certains outils d'automatisation du flux de travail intègrent des capacités d'intelligence artificielle, qui peuvent prendre en charge des tâches nécessitant un certain niveau de prise de décision.

L'automatisation des flux de travail est le plus souvent utilisée dans les circonstances suivantes :

• Une tâche est répétitive.
• Une tâche doit être accomplie avec précision et sans erreur humaine.
• Une série de tâches simples peuvent être rendues plus efficaces.

Lorsqu'elle est utilisée dans de tels cas, l'automatisation du flux de travail permet à une organisation de rationaliser ses processus opérationnels et d'accroître l'efficacité et la productivité sur le lieu de travail.

Importance de l'automatisation du flux de travail

Les flux de travail devraient être automatisés autant que possible pour de nombreuses raisons, notamment pour accélérer les opérations et accroître l'efficacité et la précision des tâches automatisées.

L'automatisation du flux de travail est importante pour d'autres raisons, notamment les suivantes :

• Tâches à forte valeur ajoutée. En soulageant les travailleurs des tâches banales et de faible valeur, l'automatisation les libère pour qu'ils se consacrent à des tâches non automatisées de plus grande valeur, que seuls les humains peuvent accomplir.
• Économies. L'augmentation de la productivité génère des économies.
• Visibilité. La cartographie des flux de travail utilisée pour programmer les logiciels d'automatisation crée une visibilité sur les processus en cours d'automatisation. Cela permet à une organisation d'avoir une vue d'ensemble de ses flux de travail, ce qui peut l'aider à supprimer les tâches obsolètes ou redondantes qui gaspillent du temps et des ressources.
• La communication. Cette visibilité accrue peut à son tour améliorer la communication et la coordination entre les employés et les services, ce qui permet d'accroître l'efficacité et d'éliminer les goulets d'étranglement.
• Avantages pour le service à la clientèle. En automatisant les réponses aux demandes des clients, les entreprises peuvent améliorer le service à la clientèle et la satisfaction des clients. Sur les quelque 300 cadres interrogés dans le cadre de l'étude 2021 Global Customer Success Survey de l'éditeur de logiciels SmartKarrot, 84 % ont déclaré que l'automatisation était importante ou extrêmement importante pour leurs opérations de service à la clientèle.
• Qualité du produit. L'élimination de l'erreur humaine permet d'améliorer la qualité globale du produit.
• Suivi des performances. En numérisant les tâches au sein d'un flux de travail, l'automatisation permet de suivre les performances du flux de travail d'un bout à l'autre. Cela permet à une organisation d'évaluer facilement la qualité de son fonctionnement.

Ces attributs sont importants car ils renforcent la capacité d'une organisation à être compétitive dans l'ère numérique. Le rapport de Zapier en témoigne : 88 % des PME interrogées affirment que l'automatisation permet à leur entreprise de rivaliser avec des entités plus importantes.

Avantages de l'automatisation des flux de travail dans les processus d'entreprise

Les avantages de l'automatisation du flux de travail sont les suivants

• des cycles de travail réduits ;
• moins de travail manuel et de manipulation des produits ;
• un meilleur respect des règles de conformité et des réglementations ;
• plus de visibilité sur les tâches du flux de travail ;
• une capacité accrue à identifier et à supprimer les goulets d'étranglement opérationnels ;
• l'optimisation de l'expérience, de la satisfaction et du service des clients ;
• l'amélioration de la satisfaction des employés grâce à l'élimination des tâches répétitives ;
• des informations en temps réel fournies par des outils d'analyse du flux de travail tels que des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance (ICP) ;
• la possibilité de s'engager dans l'amélioration continue des flux de travail grâce à une meilleure connaissance des opérations ;
• une meilleure gestion de la charge de travail grâce à une meilleure connaissance des opérations ;
• l'amélioration de la communication et de la coordination internes et externes ;
• une plus grande responsabilisation pour savoir qui est responsable de quoi, car chaque étape du flux de travail de l'entreprise est clairement attribuée ;
• plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée ;
• l'augmentation de la productivité ;
• réduire les coûts opérationnels ;
• une plus grande précision du flux de travail, l'automatisation éliminant le risque d'erreur humaine ;
• une meilleure capacité d'adaptation car l'automatisation du flux de travail peut être ajustée en fonction de l'augmentation ou de la diminution de la demande ; et
• une gestion plus efficace des tâches, grâce à l'inclusion de tableaux de bord, de calendriers et d'autres outils qui peuvent être mis à disposition par les outils logiciels d'automatisation du flux de travail.

Exemples d'automatisation de flux de travail

Voici quatre exemples de tâches que l'automatisation du flux de travail peut prendre en charge :

1. organiser l'approbation et la signature des documents ;
2. déplacer les employés, les partenaires et les clients à travers les processus ;
3. faciliter la facturation et d'autres processus liés à la comptabilité et aux ventes ; et
4. répondre aux questions et aux demandes des clients.

Utilisations de l'automatisation des flux de travail

Les organisations de tous les secteurs peuvent bénéficier de l'automatisation des flux de travail. En outre, elles peuvent utiliser cette technologie dans divers départements et niches, comme la prise en charge des flux de travail DevOps au sein du département informatique.

Les exemples suivants illustrent l'applicabilité de l'automatisation des flux de travail dans les industries et les départements :

Soins de santé. Les prestataires de soins médicaux utilisent l'automatisation des flux de travail pour établir les horaires de travail du personnel et les rotations de garde. Ils utilisent également ces outils pour faciliter l'admission et la sortie des patients et pour transférer leurs dossiers médicaux électroniques. Dans chacun de ces domaines, l'automatisation des flux de travail permet au personnel soignant de se concentrer sur des tâches plus importantes, telles que les soins directs aux patients.

Le secteur juridique. Que ce soit dans le secteur juridique lui-même ou dans la fonction juridique au sein d'une entreprise, l'automatisation du flux de travail est utilisée pour automatiser la facturation, saisir les informations relatives aux nouveaux clients, soumettre et suivre les révisions de contrats et gérer les délais des dossiers.

Technologies de l'information. Les services informatiques utilisent l'automatisation pour soutenir les équipes DevOps et d'autres groupes. Ils l'utilisent pour automatiser l'orchestration du pipeline de développement logiciel, la surveillance des données, la collecte des données, le développement du code de test, les demandes de service, la configuration de nouveaux comptes et le déploiement des tests et du code. Par exemple, un groupe DevOps pourrait automatiser les tests d'une nouvelle application de commerce électronique.

Le secteur financier. Les entreprises financières et les groupes au sein d'une entreprise utilisent l'automatisation du flux de travail pour la saisie des données et les processus d'approbation des comptes. Au sein de l'entreprise, ils l'utilisent également pour automatiser des tâches telles que les demandes de congés payés et les ajustements de salaires.

Le marketing. L'automatisation des flux de travail peut contribuer à divers aspects de l'automatisation du marketing, en faisant en sorte que les tâches associées à la gestion de la marque et aux campagnes se déroulent automatiquement dans un ordre prescrit.

Les ventes. Ces services automatisent souvent l'approbation des propositions et des devis, la présentation des vendeurs aux clients potentiels générés par les interactions sur le site web et la génération d'une liste de tâches une fois qu'un client potentiel a pris rendez-vous avec un représentant commercial.

Cybersécurité. L'automatisation des flux de travail accélère la réponse aux incidents et rend le processus plus efficace.

Ressources humaines. L'automatisation facilite divers processus de ressources humaines, tels que l'approbation des feuilles de temps, l'intégration et la désinsertion des employés et la gestion des changements de personnel.

Les opérations. L'automatisation du flux de travail est utilisée pour une multitude de tâches, y compris la compilation de rapports et l'attribution de tâches.

Étapes de l'automatisation du flux de travail

La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation du flux de travail comporte généralement les sept étapes suivantes :

1. Identifiez les processus qui seraient de bons candidats à l'automatisation, à savoir ceux qui sont constitués de tâches manuelles répétitives. Ce faisant, donnez la priorité aux flux de travail les plus inefficaces et les plus sujets à l'erreur humaine, ou à ceux dont l'exécution manuelle est coûteuse.
2. Définir le processus et concevoir le flux de travail. Cette étape nécessite une connaissance approfondie des opérations commerciales.
3. Définir les objectifs de l'entreprise. Les entreprises doivent expliquer comment l'automatisation du flux de travail peut leur permettre d'atteindre des objectifs spécifiques, qu'il s'agisse d'économiser de l'argent, d'améliorer l'efficacité, de réduire les erreurs, d'augmenter la productivité ou de fournir d'autres avantages généralement associés à cette technologie.
4. Rechercher, choisir et mettre en œuvre le logiciel d'automatisation du flux de travail. Les organisations doivent choisir un logiciel qui possède les caractéristiques, les fonctions et les accords de niveau de service au bon prix pour les aider à atteindre leurs objectifs commerciaux déclarés.
5. Former les employés à l'utilisation du logiciel d'automatisation des flux de travail, en soutenant l'initiative par un solide programme de gestion du changement.
6. Établir des indicateurs de performance clés et les utiliser pour mesurer le succès et ajuster les flux de travail automatisés pour atteindre les objectifs.
7. Favoriser l'amélioration continue en recueillant les commentaires des employés, qui, combinés aux indicateurs clés de performance, peuvent améliorer l'expérience de l'utilisateur et le flux de travail global.

Flux de travail dynamiques ou statiques

L'automatisation des flux de travail peut être dynamique ou statique.

Lorsque le flux de travail automatisé est statique, il n'y a pas de variation dans les étapes suivies. Elles se déroulent dans un ordre strict, qu'il y ait ou non des variables susceptibles d'affecter le résultat.

Lorsque le flux de travail automatisé est dynamique, le logiciel peut utiliser un modèle de schéma pour déterminer au moment de l'exécution l'étape suivante. Un flux de travail dynamique associé à l'automatisation peut favoriser l'agilité.

Outils logiciels et applications populaires d'automatisation du flux de travail

La demande d'automatisation des flux de travail est importante. Le cabinet d'études MarketWatch a estimé la valeur du marché mondial de l'automatisation des flux de travail à 7 milliards de dollars en 2021 et prévoit qu'il atteindra plus de 16 milliards de dollars d'ici 2028.

Les fournisseurs dans ce domaine comprennent IBM, Oracle et Xerox, ainsi que des sociétés plus récentes telles que Appian et Pegasystems.

Outre les plateformes autonomes d'automatisation des flux de travail, de nombreux fournisseurs proposent des logiciels spécifiques à certaines fonctions qui intègrent des fonctionnalités d'automatisation des flux de travail. Par exemple, HubSpot intègre l'automatisation du flux de travail dans ses logiciels de marketing, de vente et de service à la clientèle.

Certaines plateformes d'entreprise, telles que les systèmes de gestion de la relation client, disposent également d'outils permettant d'automatiser les flux de travail.

De nombreux fournisseurs commercialisent leurs solutions d'automatisation du flux de travail comme des solutions à code bas. Cela signifie que leur utilisation ne nécessite pas de connaissances approfondies en programmation. Au lieu de cela, ils proposent des fonctions de glisser-déposer qui permettent aux utilisateurs d'automatiser les flux de travail dans le cadre de leur travail, sans qu'il soit nécessaire, ou presque, de faire appel à des professionnels de l'informatique.

Toute organisation cherchant à mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail doit prêter attention aux capacités du logiciel qu'elle choisit. Il doit être facile à utiliser, rentable et capable d'atteindre les objectifs commerciaux de l'organisation.

Les logiciels d'automatisation du flux de travail sont généralement distribués sous la forme d'une application SaaS (Software as a Service). Les applications SaaS comprennent généralement des outils simples de gestion des flux de travail destinés aux PME.

Les fournisseurs qui proposent une technologie d'automatisation des flux de travail sont notamment les suivants :

• Catalytic dispose d'une plateforme d'automatisation des flux de travail sans code pour numériser les opérations commerciales.
• Flokzu est une plateforme basée sur le cloud qui fournit des modèles de flux de travail et des icônes permettant aux utilisateurs professionnels n'ayant aucune expérience en matière de codage d'automatiser les flux de travail.
• IBM propose une plateforme d'automatisation avec un ensemble modulaire de composants logiciels intégrés appelé Cloud Pak for Business Automation.
• Integrify dispose d'un logiciel low-code basé sur le cloud pour automatiser les processus et rationaliser les flux de travail. Il propose également une API ouverte basée sur REST qui permet aux utilisateurs d'intégrer d'autres bases de données externes et de générer des rapports à partir de différents fichiers, tels qu'Excel et PDF.
• Kissflow est un logiciel d'automatisation doté d'une interface intuitive qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés grâce à la gestion des processus d'affaires (BPM) préinstallée.
• Microsoft propose Power Automate (anciennement Microsoft Flow), qui permet aux utilisateurs d'automatiser les flux de travail et le BPM.
• Nintex intègre l'automatisation des flux de travail et l'intelligence des processus dans son logiciel, qui ne nécessite que peu ou pas de codage.
• Pipefy permet aux utilisateurs de centraliser et de rationaliser les flux de travail en automatisant les tâches sur une plateforme sans code.
• ProcessMaker est un outil d'automatisation de flux de travail et de processus d'affaires basé sur le web et Open Source.
• SmartSuite est un logiciel de gestion du travail collaboratif doté d'une interface "glisser-déposer" qui permet aux utilisateurs de mettre en place des automatisations complexes.
• Zapier facilite le processus d'automatisation en permettant aux utilisateurs de choisir un déclencheur puis une action.

Moteur de flux de travail ou moteur de règles métier

Les organisations peuvent utiliser à la fois un moteur de flux de travail et un moteur de règles métier (BRE), mais il ne s'agit pas de la même chose.

• Un moteur de flux de travail est une application logicielle ou un outil qui aide les utilisateurs à automatiser une série de tâches qui constituent un flux de travail - généralement dans un délai spécifique. L'application logicielle utilisée dans l'automatisation du flux de travail peut être appelée moteur de flux de travail. Le moteur de flux de travail permet à une organisation de gagner du temps et d'économiser des efforts pour faire avancer un processus.
• Un BRE est utilisé pour prendre des décisions autonomes sur la base d'un ensemble de règles. Les BRE opèrent sur un ensemble de conditions dans le logiciel, qui exécute le code d'une application si des critères spécifiques sont remplis. En bref, les BRE définissent des critères sur la manière dont le logiciel doit se comporter dans différents états.

Un moteur de flux de travail est exploité dans le but de gérer le flux de travail. Un BRE, en revanche, n'intervient pas dans l'orchestration des tâches. Il s'agit plutôt d'une ligne directrice sur la manière dont le logiciel prendra des décisions spécifiques dans certaines circonstances. Les utilisateurs non techniques qui n'ont pas beaucoup de connaissances en matière de codage peuvent utiliser un BRE pour modifier le comportement de leur logiciel sur la base d'exigences professionnelles définies.

Automatisation des flux de travail ou automatisation des processus robotisés

La technologie d'automatisation des processus robotiques (RPA) copie la façon dont les gens utilisent les logiciels pour les tâches répétitives à haut volume. La technologie RPA crée des robots qui gèrent ensuite les tâches de flux de travail telles que la saisie de données, les calculs et la copie.

D'un point de vue conceptuel, la RPA est similaire à l'automatisation des flux de travail. La différence est que la RPA est utile pour automatiser des tâches individuelles discrètes, alors que l'automatisation du flux de travail est utile pour automatiser une série de tâches.

L'automatisation du flux de travail et la RPA s'appuient toutes deux sur la technologie pour automatiser les tâches, mais l'automatisation du flux de travail met davantage l'accent sur la communication entre des éléments disparates du flux de travail. Par exemple, dans un processus de chaîne d'approvisionnement, le logiciel d'automatisation du flux de travail peut être utilisé pour s'assurer que la bonne personne est informée au bon moment du travail à effectuer à chaque étape du processus. L'APR ne se concentre que sur une tâche au sein du processus.