Reconversion des militaires : Défense Mobilité mise sur le low-code pour simplifier les parcours

Ne pas faire de la reconversion des militaires un parcours du combattant administratif

Dans un même temps, un militaire parachutiste peut lancer un parcours de reconversion depuis sa base à Toulouse qu’il terminera près de son lieu de résidence à Strasbourg, illustre le général.

« Il faut donc de la fluidité dans la circulation des informations. Comme toute administration, nous avons besoin de nous concentrer sur notre cœur de métier, à savoir les échanges avec les candidats et les prestataires, tout en diminuant le poids des tâches administratives chronophages », relate Frédéric Sternenberg.

Les investissements de Défense Mobilité dans le numérique ne datent pas d’hier. Mais avant 2022, les outils étaient déployés localement. S’ils pouvaient être efficaces pour un pôle, ils dialoguaient mal avec des systèmes utilisés par d’autres sous-directions. Les ressortissants, c’est-à-dire les militaires et civils en reconversion, devaient échanger plusieurs fois par mail ou par téléphone pour obtenir un rendez-vous.

« Nous avons eu toute une réflexion autour de la modernisation de nos pratiques et la mise en place d’un système commun qui réunisse les parties prenantes de Défense Mobilité : le militaire en reconversion, l’accompagnateur de Défense Mobilité et l’employeur », explique le directeur de Défense Mobilité. Ce système unifié découle d’une doctrine administrative de plus en plus répandue dans les ministères qui se résume en une affirmation : « dites-le-nous une fois ».

Petit à petit, ce système commun a pris la forme d’une plateforme rassemblant trois portails consacrés à chacun de ces rôles. Un projet qui réclamait de répondre à une contrainte supplémentaire. Une fois qu’un militaire retourne à la vie civile, il n’a plus accès à l’intranet de l’Armée à laquelle il appartenait. Pour des raisons de sécurité évidentes.

Le low-code Pega dans un environnement SecNumCloud

D’où la nécessité de s’ouvrir au « tout Internet ». Un travail qui incombait en partie aux DSI des Armées. En revanche, le développement de la plateforme nommée Peg@se et son hébergement ont été confié à des partenaires. Après un appel d’offres réclamé par Défense Mobilité en 2020, la DIRISI (Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information) a choisi Capgemini. L’ESN proposait de s’appuyer sur la plateforme Pegasystems et de l’héberger dans un environnement SecNumCloud, OVHcloud pour ne pas le nommer. C’était une condition de la DIRISI et de la DGNum. L’identité, le grade et l’Armée d’appartenance des candidats ne doivent pas être connus. Ni du public, ni de l’hébergeur, ni d’acteurs tiers extraterritoriaux.

« Les services informatiques du ministère ont été séduits par le low-code de Pega. C’était l’occasion pour les informaticiens de tester cette solution en conditions réelles », indique le commissaire général de première classe.  D’autres services au sein des Armées ont opté pour les solutions ServiceNow et Appian, hébergées sur les infrastructures « IntraDef ».

Le Case Management était bienvenu. Il fallait modéliser une quinzaine d’étapes dans un parcours qui mobilise une douzaine d’intervenants sur une période moyenne de sept mois. Les portails administrateur et candidats ont été mis en ligne en 2021. L’adoption a réellement débuté en 2023.

Pegasystems conseille directement Défense Mobilité depuis 2023. Et c’est Sopra Steria qui a repris le contrat d’évolution et de maintenance. Défense Mobilité a internalisé quelques compétences.

Depuis le portail Défense Mobilité, les candidats à la reconversion ont accès à un espace personnel leur permettant de prendre un rendez-vous d’information, de visualiser l’ensemble du parcours, d’échanger avec leur conseiller, et de consulter la documentation associée. Les échanges téléphoniques sont encore d’actualité, pour les individus qui ne seraient pas adeptes du numérique ou qui préfèrent échanger de vive voix avec leur conseiller.

Du côté des administrateurs, le chef d’antenne évalue la viabilité du projet de reconversion du candidat, suivant son niveau d’étude, son parcours professionnel, entre autres. Un coordinateur régional valide le principe d’un financement du projet et l’entité finances de Défense Mobilité approuve ou non la demande. L’ensemble des échanges sont réalisés depuis Peg@se, ce qui a fortement réduit les envois de mail, d’après une chef d’antenne sollicitée par Pega.

Des ateliers CV, des « job dating » et d’autres événements organisés par les antennes sont orchestrés depuis la plateforme Peg@se.

Les données d’activité et de décision d’accompagnement sont déversées dans un lac de données à des fins d’analyse. « J’ai un fort besoin en pilotage à la fois pour justifier mon activité et pour dessiner l’avenir. […] Les DRH des armées doivent faire en sorte que tout le monde ne part pas au même moment », explique le Commissaire général de première classe.

En revanche, « la bascule de système d’information a représenté un véritable défi pour les agents de Défense Mobilité », renseigne Frédéric Sternenberg. « La moyenne d’âge du personnel est de 50-55 ans, des fonctionnaires de catégorie B ou des sous-officiers. Il y a eu un travail d’accompagnement au changement et de formation. Nous avons des super-utilisateurs dans les grandes antennes qui parrainent le personnel et échange avec mon équipe basée à Arcueil ».

Par ailleurs, il faut régulièrement former les nouveaux agents qui rejoignent les équipes de Défense Mobilité. À noter que le taux de rotation du personnel est plus élevé du côté militaire. De plus, des journées de formation sont mises en place afin de passer en revue les cas récurrents. Un effort permanent.

Se rapprocher des employeurs de confiance

Un autre travail est en cours. La plateforme ne permet pas encore de mettre directement en contact un candidat et un recruteur. Le portail employeur est en place à l’état de PoC, mais il n’est pas encore ouvert. Un test est mené depuis quelque mois avec un recruteur. « Le portail ne rassemblera pas tous les employeurs. Nous allons l’ouvrir aux partenaires de confiance », précise Frédéric Sternenberg.

Défense Mobilité, Sopra Steria et Pega doivent encore mettre en place un moyen d’unifier le formatage des offres d’emploi proposées par les recruteurs. « À plus long terme, il s’agit de mettre en contact direct un employeur et un candidat », ajoute-t-il.

Par ailleurs, Défense Mobilité s’intéresse à la mise en place d’un algorithme de correspondance entre les CV des candidats et les offres des recruteurs. « Cela favoriserait l’usage de la plateforme qui ne serait plus seulement un portail de relation entre administrés et administrateurs ». D’autres cas d’usage de l’IA et de l’IA générative sont à l’étude, notamment pour assister les accompagnateurs.

À plus court terme, Défense Mobilité envisage de lancer une application mobile, dans le but de simplifier l’expérience pour les candidats. Il s’agit d’assurer la plus grande compatibilité possible avec les appareils à leur disposition.

La DIRISI, elle, a pour mission d’optimiser les performances du réseau. Les connexions simultanées l’après-midi dans les « emprises » et leurs environs (les bases militaires) limitent la connexion à la plateforme. « Nous travaillons avec la DIRISI pour augmenter les débits et faire en sorte que les pare-feux ne ralentissent pas le processus », affirme Frédéric Sternenberg.

Enfin, Défense Mobilité réfléchit à l’évolution de son processus. L’organisation envisage de spécialiser les parcours d’accompagnement au sein même de Peg@se. Toutefois, aucune décision n’a été prise à ce sujet.