Qu’est-ce qu’une « digital workplace » idéale en 2021 ?

L’espace de travail numérique est un concept qui s’impose dans les entreprises. Mais il est encore loin d’être une réalité partout, révèle une étude d’Arctus qui revient au passage sur quelques bonnes pratiques. Dont la personnalisation des outils.

On parle depuis un certain temps maintenant de « digital workplace », mais finalement en 2021 à quoi devrait ressembler cet « espace de travail numérique » ? Et d’abord, concrètement, qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

On peut définir la Digital Workplace comme un espace centralisé, qui met à disposition des employés d’une organisation tous les outils du quotidien pour permettre à chacun de trouver les contenus et les services (applicatifs métiers, widgets) dont il a besoin pour travailler de manière fluide.

La bonne digital workplace en 2021 est celle qui s’adapte de manière fine aux besoins de chaque utilisateur, tout en garantissant un accès à un socle d’information corporate partagé par tous.

Elle doit être disponible aussi bien sur PC que sur smartphone ou tablette, en mode responsive.

Pourtant les résultats de l’observatoire montrent qu’il y a encore loin de la coupe aux lèvres.

La Digital Workplace : pas encore une réalité pour la majorité des entreprises françaises 

Dans l’édition 2021 de « l’Observatoire Intranet & Digital Working », seuls 39 % des sondés déclarent disposer d’un espace numérique interne complet – c’est à dire qui comprend à la fois des fonctionnalités d’information et de communication, collaboratives et sociales.

Aujourd’hui, les intranets sont encore majoritairement des dispositifs utilisés pour diffuser de l’information (79 %), avec une communication institutionnelle descendante.

Photo d'Isabelle ReyreIsabelle Reyre, Directrice associée chez Arctus

Par ailleurs, près d’un tiers des sondés (29 %) indique ne pas bénéficier de la personnalisation de leur environnement. Et ils sont autant à ne pas avoir la possibilité de liker, commenter ou partager les contenus de cet environnement. 

Cependant, on observe une nette progression dans l’usage des outils collaboratifs avec un gain de 11 points par rapport à 2019. En atteste le score élevé de déploiement des solutions par Microsoft (SharePoint, Microsoft 365, etc.). Google – avec Google Workspace – obtenant désormais la deuxième position avec une part de marché d’environ 10 %.

Sans surprise, les fonctionnalités de visioconférence et de messagerie instantanée sont en tête des usages avec respectivement 77 % et 74 %. L’usage des outils, comme Teams, a été amplifié par le contexte sanitaire que nous avons traversé.

On parle désormais aussi « d’employee experience platform », un domaine où les éditeurs rivalisent d’ingéniosité pour intégrer dans leur plateforme de nouveaux services pour enrichir l’expérience utilisateur et embarquer avec fluidité toutes les applications qui permettent de développer des interactions en temps réel avec une multitude de collaborateurs à distance : Klaxoon, Miro, Mural, Beekast.

Les deskless workers : comment les embarquer ?

Si le digital est un indispensable du télétravail (comme le déclarent près de 60 % des répondants), il est aussi essentiel pour les équipes déconnectées, ou tout du moins qui ne disposent pas de poste fixe.

La crise sanitaire impose de revoir comment faire société et fédérer tous les acteurs de l’entreprise sans exception. Cette préoccupation grandissante se manifeste par une meilleure prise en compte des populations non connectées.

Preuve en est, selon l’Observatoire Intranet & Digital working, désormais 54 % des entreprises disposant de population non connectée déclarent mettre à disposition des PC partagés ou des bornes informatiques, suivi par 36 % de smartphones professionnels, puis 32 % de téléphones personnels (BYOD) et enfin 17 % via des écrans d’affichage dynamiques. C’est donc plus de 80 % de cette population qui accèdent à l’intranet à distance.

La personnalisation des flux n’est pas toujours au rendez-vous

Mais pour disposer d’un service digne d’une digital workplace le profilage et la personnalisation sont essentiels. Là encore les chiffres nous montrent que les chantiers sont encore nombreux.

Près d’un tiers des salariés (29 %) ne bénéficie en effet d’aucune personnalisation de leur interface. Pourtant, près de trois quarts des répondants indiquent avoir un usage régulier à largement étendu, de ces dispositifs mis en place.

Par rapport à 2019, on identifie une progression de la part des sondés qui estiment la Digital Workplace comme centrale (+18 points) et un recul du niveau de la consultation ponctuelle (-17 points). Très clairement, la demande est là. Qu’il s’agisse de créer du lien, de collaborer plus facilement, ou encore d’avoir accès aux informations nécessaires, les collaborateurs souhaitent plus que jamais bénéficier d’un environnement digital complet. L’accès à une plateforme unifiée permet de gagner un temps précieux tout en pouvant bénéficier d’un espace « à la main » de l’utilisateur.

La digital workplace, on le voit, est encore en phase de déploiement. Elle a donc de beaux jours devant elle. La crise sanitaire n’a fait que renforcer le besoin de « faire société ».

Et si cette plateforme digitale devenait la représentation des nouvelles entreprises ? À méditer.

Méthodologie

Enquête menée auprès de 423 répondants issus de 394 entreprises françaises de toutes tailles et de tout secteur d’activité, soit + de 3,5 millions de collaborateurs représentés, à travers un questionnaire en ligne, ouvert du 2 février au 9 avril 2021.

L’auteure

Isabelle Reyre est Directrice associée chez Arctus. Arctus est une société de conseil en transformation numérique interne qui accompagne les entreprises dans les nouvelles façons de travailler. Créée en 2007, sa mission consiste à favoriser l’usage des outils numériques pour optimiser le digital working et permettre aux acteurs de l’entreprise – managers et non-managers – de tirer tout le bénéfice des outils digitaux.

Arctus mène depuis plus de 20 ans des études pour analyser les tendances de la transformation digitale interne et aider les décisionnaires et les chefs de projets dans les évolutions de leur organisation.

Pour approfondir sur Applications métiers

Close