Definition

Visioconférence

Les logiciels de visioconférence – parfois appelés vidéoconférence, web-conférence ou plus simplement « visio » - sont des outils informatiques qui permettent d’établir des connexions en direct, entre deux ou plusieurs parties distantes, via Internet, avec de la vidéo, pour simuler des réunions en face à face.

La visioconférence permet de réunir de manière virtuelle des personnes qui ne pourraient normalement pas se rencontrer en face à face.

Dans sa forme la plus simple, la « visio » transmettait des images et du texte statiques en plus de la voix en basse qualité. Mais la plupart des outils actuels permettent la transmission de flux vidéo et d'une voix HD.

Dans le monde de l’IT professionnelle, la visio est un élément central de la communication unifiée (UC).

L’avènement des salles de réunion virtuelle dans le cloud permettent désormais aux entreprises de réduire les investissements d'infrastructures minimal pour déployer la visioconférence.

Comment fonctionne la visioconférence

Techniquement, le processus au cœur de la visioconférence se divise en deux grandes étapes : le codage compression/décodage décompression, et le transfert et le chiffrement des données.

La compression consiste à capturer un signal analogique (sons, couleurs, luminosité, etc.) avec une webcam et un micro et à en faire, avec des codecs, des paquets numériques qui peuvent être transférées sur un réseau en utilisant le moins de bande passante possible.

Pendant le transfert, les données numériques sont envoyées à l'appareil récepteur (ou aux appareils). Une fois qu'il a atteint son point final, le flux est décodé et décompressé par les codecs de l'application qui les reconvertissent en audio et en vidéo analogiques.

Le transfert entre les participants peut être centralisé sur un serveur (celui du fournisseur) qui fusionne les flux et les redispatche (multiplexage) ou de manière décentralisé (maillée ou autre) selon le protocole utilisé.

Le flux est chiffré pendant le transfert pour éviter toute interception des conversations. Mais le véritable chiffrement de de bout en bout (c'est-à-dire sans aucun point clair à aucun moment du transfert, même pas sur le serveur de l’éditeur) n'est pas encore généralisé à date.

Les différents composants d’un système de visioconférence

Les composants d'un système de visioconférence sont :

  • Un réseau pour le transfert de données. Il s'agit généralement d'une connexion internet à haut débit qui utilise une technologie similaire à celle de la voix sur IP (VoIP).
  • Des caméras vidéo ou des webcams qui fournissent une entrée vidéo.
  • Des micros - soit externes, soit intégrés au dispositif de l’utilisateur (smartphone, PC, Mac, équipement de salle de conférence).
  • Un écran, un moniteur, un téléviseur ou un projecteur pour diffuser la sortie vidéo.
  • Des casques, des haut-parleurs intégrés aux appareils ou des haut-parleurs externes pour la sortie audio
  • Une solution logicielle de codage et de décodage (codecs) et de chiffrement.
  • Une solution d'annulation d’écho acoustique (AEC) et de réduction des latences dans la transmission de l’audio.

Avantages de la visioconférence

La visioconférence présente de nombreux bénéfices. Dans les entreprises, elle offre un meilleur moyen de communiquer et d'interagir avec les collègues, les partenaires et les clients.

Ses avantages tangibles sont, notamment, la réduction des frais de déplacement - en particulier pour la formation des employés - et la réduction de la durée des projets grâce à l'amélioration des communications entre les membres d’une équipe.

Sur le plan personnel, la connexion en face à face ajoute une partie non verbale à l'échange ce qui permet de développer un sentiment de familiarité plus fort avec chaque collègue.

Inconvénients et limites de la visioconférence

Si la visioconférence présente de nombreux avantages, elle a aussi des limites. Par exemple, les appels vidéo exigent une connexion Internet haut débit constante, ce qui n’est pas le cas partout.

Les conférences avec de fortes latences dans les flux audio ou vidéo deviennent vites frustrantes.

Un autre inconvénient est le coût encore élevé des systèmes de visioconférence de haute qualité en entreprise. Les entreprises plébiscitent les services de visio pour réduire leurs frais de déplacement professionnel. Mais au-delà des solutions purement logicielles ou SaaS, beaucoup continuent de devoir équiper leurs locaux de salles dédiées, ce qui se traduit par des budgets non négligeables (équipements matériels, licences, installation et maintenance du système, etc.).

Marché et acteurs de la visioconférence

Les outils grand public – Facetime d’Apple et Skype de Microsoft – ont largement démocratisé la visio. Ils ont aussi habitué les utilisateurs à faire des réunions aussi bien sur un ordinateur que sur leurs smartphones.

Le marché de la visio B2B est compose de très nombreux acteurs. Citons Cisco (Webex), Microsoft (Teams), Avaya, Mitel, Lifesize, Logitech, ZTE, PGi, Poly, RingCentral, GoToMeeting, Adobe Connect, Fuze, Zoom, BlueJeans (Verizon) ou encore Google (Meet).

Des options sont également présentes en France - avec Tixeo, ALE (Rainbow), Apizee, Livestorm Meet, Private Discuss - et en Europe - avec le Britannique Starleaf ou encore le Norvégien Whereby

De manière plus large, la visioconférence devient une « commodité », notamment avec l’arrivée à maturité des solutions open source qui fournissent des bases solides pour créer et déployer soi-même un outil (Jitsi, BigBlueButton ou encore NextCloud Talk, ce dernier étant encore en devenir).

Les principales fonctionnalités d’un outil de visioconférence

Les fonctionnalités de base de la visioconférence sont la diffusion de vidéo et de voix en temps réels, entre participants d’une réunion. Mais ces solutions vont au-delà.

En amont, elles gèrent les invitations (envoi de mails, ajout aux agendas, invitation dans une salle virtuelle permanente ou création d'un salle temporaire, etc.) et les droits d’accès (ajout de mot de passe, salles d’attente pour valider l’identité des participant, etc.).

Pendant la réunion, les outils de visioconférence permettent le partage d’écran, le tchat public (un commentaire est envoyé à tout le monde) et le tchat privé (conversation entre participants) ainsi qu’un ensemble de réactions (lever la main virtuellement, émoticons).

En aval, la plupart des outils permettent d’enregistrer les réunions pour des visionnages a posteriori.

La visioconférence peut presque toujours se transformer en « webcast ». Dans ce cas, seuls les organisateurs peuvent diffuser. Ils ont la parole et la main, et le public ne peut que réagir par tchat ou par « émoticons ». Cet usage particulier de la visio est adapté pour les comités d’actionnaires, les conférences d'entreprise (internes ou de presse) ou les grands évènements.

Avec l’avènement du télétravail, certaines fonctionnalités considérées comme « gadget » tendent à se démocartiser et à devenir « centrales ». Par exemple des fonds d’écran virtuel - avec ou sans fonds vert, fixes ou animés - cachent l’arrière-plan des participants. Autre exemple, la visualisation des participants peut se faire dans des contexte virtuel (représentation de la réunion sous forme d’amphithéâtre par exemple).

Un mode de Microsoft Teams transpose les participants dans un environnement virtuel donnant l’impression d’être assis dans la même pièceUn mode de Microsoft Teams transpose les participants dans un environnement virtuel donne
l’impression d’être assis dans la même pièce

Fonctionnalités avancées de visioconférence

En plus de ces fonctionnalités de base, les éditeurs travaillent pour ajouter de la valeur à ces outils avec des fonctionnalités « avancées », souvent payantes.

Les conversations peuvent par exemple être sous-titrées en temps réel, puis traduite soit via un interprète soit via l’IA.

Des outils de visio permettent d’imposer des canevas (template de présentation fixe, à deux interlocuteurs dont un qui est le présentateur et l'autre la personne qui intervient par exemple) ou de lancer des minuteurs pour contrôler les temps de parole et/ou les transitions.

De plus en plus, la visioconférence joue la carte de l’intégration avec des outils tiers. Soit en s’intégrant, via un connecteur, dans une application - par exemple pour lancer un appel avec des clients depuis un CRM. Soit, en sens inverse, en intégrant ces applications dans la visio - par exemple en lançant un sondage ou un quizz pendant la réunion, en partageant des documents stockées dans un EFSS à la Dropbox et en éditant des documents avec une suite bureautique en ligne sans quitter la visio, ou encore en partageant un tableau blanc (white board) pour l’idéation, parmi bien d'autres possibilités.

Les solutions qui ne proposent pas des fonctionnalités comme la traduction automatique peuvent, avec ces connecteurs, le proposer à leur client via un prestataire externe sous la forme d'une extension (add-on).

Au-delà des connecteurs, certaines solutions de visioconférence ont des API et des SDK pour « encapsuler » leurs fonctionnalités dans des solutions métiers conçues sur mesure par des développeurs : applications mobiles d’intervention terrain, outils de recrutement, etc.

Cette définition a été mise à jour en décembre 2020

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