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Conseil

Adoption des technologies RH : 7 leviers à activer

Malgré les investissements massifs, les taux d’adoption des outils RH restent faibles. Hiten Sheth, expert du cabinet Gartner, livre sept stratégies pour améliorer l’appropriation de ces technologies par les collaborateurs.

par
  • Hiten Sheth, director, research and advisory, recruitment technology analyst, Gartner
Publié le: 08 avr. 2025

Malgré l’attention croissante portée à la transformation numérique des RH et malgré des budgets conséquents alloués à ces outils digitaux, leur adoption reste très limitée. Selon une étude menée par Gartner, le taux d’utilisation moyen d’un SIRH ne dépasse pas 32 %. Pire : près de la moitié des responsables RH interrogés (48 %) citent la faible adoption comme l’un des principaux obstacles à surmonter.

Et pourtant, les outils numériques sont indispensables à l’efficacité opérationnelle des RH. Ils jouent aussi un rôle moteur dans la transformation globale des entreprises… À condition, bien sûr, qu’ils soient véritablement utilisés.

Pour libérer leur plein potentiel, voici trois freins auxquels il faut s’attaquer :

  • Aversion au changement et difficulté à impulser des changements comportementaux et culturels,
  • difficulté pour les collaborateurs à naviguer dans les interfaces RH,
  • et manque d’intégration de ces technologies dans les routines du quotidien.

Lancer des campagnes génériques d’adoption à grande échelle ne suffit pas. Une approche plus efficace consiste à déployer des actions ciblées, simples à mettre en œuvre, mais à fort impact.

Voici sept leviers à activer pour lever ces trois freins culturels et technologiques.

Impliquer les utilisateurs finaux dès la sélection de l’outil

Choisir un logiciel RH sans consulter les collaborateurs conduit presque toujours à un faible taux d’adoption. Les impliquer dès les premières phases (sélection, passage en revue des prestataires, rédaction des cahiers des charges) permet non seulement de recueillir des retours utiles, mais aussi de renforcer leur engagement.

Tous les employés ne peuvent pas participer, mais des groupes pilotes, des sondages ciblés ou des panels de volontaires suffisent à refléter une diversité d’usages. Il est essentiel de communiquer ouvertement sur le processus de décision et sur ses limites afin d’éviter les frustrations.

Créer une communauté d’utilisateurs pour encourager l’apprentissage entre pairs

Favorisez un environnement collaboratif dans lequel les salariés partagent leurs astuces, leurs difficultés ou des tutoriels (via des vidéos par exemple). Cela permet de bâtir une culture de l’apprentissage collectif.

Les départements, l’IT ou les managers peuvent relayer ces initiatives dans leurs programmes. Pour maximiser leur efficacité, il faut s’appuyer sur des outils simples, valoriser les contributions, et poser des règles pour éviter toute divulgation d’informations sensibles.

Initier les nouveaux arrivants aux outils RH dès l’onboarding

La période d’intégration (onboarding) est idéale pour faire adopter le SIRH et poser les bases d’une culture du libre-service RH. Les nouveaux salariés sont en effet amenés à utiliser ces plateformes pour accomplir des tâches critiques dès leur arrivée.

Mais pour cela, il faut fournir des consignes claires, proposer un accompagnement progressif, et maintenir des points de contact réguliers pour ancrer les bons réflexes.

Mobiliser les dirigeants comme ambassadeurs du changement

L’implication des dirigeants – qui par ailleurs doit être visible – dans l’adoption des outils RH envoie un signal fort. Lorsqu’ils endossent le rôle de sponsors du changement, cela crée un effet d’entraînement positif.

Encore faut-il que cet engagement soit sincère : il faut donc leur présenter tôt la vision stratégique, leur fournir des points de suivi réguliers, et aligner leurs actions sur les attentes concrètes des salariés.

Utiliser des techniques de « nudge » pour influencer les comportements

Des incitations discrètes comme des rappels contextuels ou des bulles d’aide à l’écran peuvent influencer positivement l’usage des outils.

Personnalisés, ces « nudges » incitent les salariés à finaliser une tâche, à actualiser leurs données ou à suivre une formation. L’analyse des données (tickets d’assistance, points de friction) permet d’ajuster ces incitations. L’important est de rester concis, pertinent, et de ne pas surcharger l’utilisateur.

Intégrer l’IA générative pour fluidifier les tâches RH

L’intégration d’outils d’IA générative (assistants virtuels, correcteurs de texte, suggestions automatiques) dans les plateformes RH facilite leur usage au quotidien et améliore l’expérience utilisateur.

Les responsables RH peuvent s’appuyer sur leurs prestataires pour identifier les cas d’usage pertinents. Il est aussi crucial de collaborer avec les équipes conformité, juridique, et IT, et d’expliquer clairement les capacités (et les limites) de l’IA, tout en maintenant un contrôle humain en bout de chaîne.

Automatiser les tâches répétitives avec la RPA

L’automatisation robotisée des processus (RPA) permet de déléguer les tâches répétitives, comme la saisie de données ou le traitement de formulaires, libérant ainsi du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

La RPA offre en outre une flexibilité pour adapter les workflows aux besoins des collaborateurs et des managers. Il est recommandé de commencer par des processus simples, très récurrents et à incidence rapide, pour démontrer rapidement les bénéfices.

Conclusion

Chaque entreprise est unique. Il revient aux responsables SIRH de choisir les leviers les plus adaptés à son contexte. Combinés par deux ou trois, ces « hacks » peuvent avoir un effet démultiplicateur.

Dans un contexte de forte pression sur la croissance, les outils RH sont des piliers de la transformation des entreprises. Encore faut-il qu’ils soient réellement utilisés. C’est la mission première des dirigeants RH aujourd’hui.

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