Communications unifiées : trois bonnes pratiques pour assurer la pérennité de votre déploiement

La pérennité d'une plateforme de communications unifiées n'est pas un sujet simple. Les technologies évoluent en permanence et très rapidement, tout comme les attentes des employés. Voici néanmoins trois bonnes pratiques qui devraient vous aider avant d'investir.

Les technologies de communications unifiées (UC pour Unified Communication) évoluent à un rythme rapide. L'IT peut donc légitimement se poser la question de la manière dont il est possible de rendre pérenne un investissement dans ce type de projet.

La réponse n'est pas simple, ni simpliste. Avant d'y répondre avec quelques bonnes pratiques en la matière, examinons d'abord la nature de l'UC et ce qu'il faut entendre par « stratégies d'investissement ».

Les communications unifiées ont toujours eu un champ variable et une définition mouvante avec le temps. Par conséquent, il n'est pas raisonnablement possible de se projeter à très long terme. Vous devrez accepter le fait que la proposition de valeur d'un projet UC continuera d'évoluer. Lorsqu'une entreprise décide d'investir dans une offre de ce type, elle ne doit surtout pas considérer les communications unifiées comme une technologie statique.

Il faut également garder à l'esprit qu'une stratégie d'investissement a deux dimensions.

La première est financière, tout est question ici de prix, de coûts, d'économie et de ROI chiffré. Les coûts totaux associés à une plate-forme sur site doivent être comparés avec les coûts long terme d'une alternative cloud, par exemple.

La deuxième dimension, évidemment, est technologique. La décision de rester avec une plateforme UC sur site ou de passer au UCaaS est un pari technologique que vous faites sur ce qui, à votre avis, répondra le mieux à vos besoins d'outils collaboratifs.

Mais avec l'évolution très rapide du domaine, il est difficile de planifier et de se projeter à plus de deux ou trois ans. Ce n'est pas bien grave, mais cela implique que vous ne pourrez pas investir dans un déploiement et simplement l'oublier.

Au final, plutôt que de vous concentrer uniquement sur la finance ou la technologie, n'oubliez pas de regarder (et de vous laisser guider) par la façon dont les outils de collaboration sont utilisés - et comment les supporter.

Examinons maintenant les trois bonnes pratiques suivantes.

1. Assurez-vous que les éditeurs d'UC prennent en charge tous les modèles de déploiement

Cela devrait être le point de départ... à moins que vous ne soyez tout à fait à l'aise avec une migration massive vers le cloud (UCaaS).

Les communications unifiées sont complexes par nature. De nombreuses entreprises préfèrent déployer sur site - où elles peuvent continuer à être propriétaire de la plate-forme et à la gérer.

Mais cette maitrise totale s'accompagne d'une certaine complexité qui peut être un facteur dissuasif pour des services informatiques déjà surchargés de travail. Le cloud apparait alors, aussi, comme une option bienvenue.

Conséquence, un mélange de ces deux scénarios est courant. Mais pour prendre en charge des communications unifiées hybrides, vous devez être absolument certain que votre fournisseur pourra réellement assurer ces deux méthodes de déploiements.

Tous les fournisseurs ne peuvent pas le faire. Insistons mais c'est important : ce point doit être votre premier critère lors de votre présélection.

2. Stimuler de façon proactive l'adoption par les utilisateurs finaux

Quelle que soit la qualité de la technologie choisie, un projet de communications unifiées ne peut réussir que si vos collaborateurs l'adoptent.

Contrairement à d'autres outils que l'IT peut déployer et que les métiers sont obligés d'utiliser (ERP, CRM, HCM ou autres), les communications unifiées dépendent entièrement du bon vouloir de l'utilisateur final.

Une plate-forme UC est généralement un portefeuille d'applications assez similaires à celles que les employés utilisent déjà. Il faut donc leur démontrer l'avantage qu'il y a à utiliser la plateforme unifiée choisie plutôt que plusieurs outils éparpillés.

Pour y arriver, l'IT doit penser à élaborer un plan proactif pour favoriser l'adoption en soulignant par exemple les synergies qui rendront les utilisateurs plus productifs.

3. Évaluer les besoins des métiers et leurs préférences en matière de collaboration

L'IT doit comprendre les souhaits exprimés par les métiers. De quoi ont-ils besoin pour collaborer efficacement ? En quoi leurs outils actuels sont-ils insuffisants ?

Les communications unifiées peuvent prendre en charge un large éventail d'applications - le but n'est pas ici d'en faire « plus » mais de faire « mieux », et de pouvoir prendre en charge un large éventail de préférences.

Car la plupart des lieux de travail sont multi-générationnels. Or chaque groupe d'âge collabore différemment.

Le point de départ est de reconnaître que l'UC n'est pas une solution universelle, clef en main et magique. Certaines offres sont plus centrées sur la téléphonie, d'autres sur la vidéo ou sur la messagerie.

La meilleure façon d'assurer la pérennité d'un projet et votre investissement dans les communications unifiées est de comprendre ces besoins et ces préférences afin de vous assurer que la plate-forme que vous choisissez est bien en adéquation (ou le plus possible) avec ces diverses attentes.

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