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RPA : méthodologie pour choisir l’outil qui vous convient

Quels critères permettent de choisir le bon outil RPA ? Cet article revient sur la méthode établie par Gartner pour évaluer les solutions des éditeurs.

Cet article est extrait d'un de nos magazines. Téléchargez gratuitement ce numéro de : Applications & Données: Applications et Données n°9 : « Ce qui fera la différence pour le cloud, c’est l’IA »

La robotisation des processus émerge du CASE et du BPM. C’est une suite logique de ces outils qui intègrent maintenant la catégorie low-code/no-code. L’objectif est d’automatiser des tâches répétitives ou bien de connecter des systèmes trop anciens pour assurer une continuité de services ou réconcilier une base de données sur un mainframe. Les logiciels spécialisés dans la RPA ont pris une place importante sur le marché, mais ils ne sont pas les seules solutions disponibles. Un simple coup d’œil au Magic Quadrant 2019 de Gartner permet de se rendre compte de la diversité des options proposées par les éditeurs. C’est justement pourquoi il faut établir les bons critères pour choisir un outil RPA.

Suite de l'article ci-dessous

Différencier RPA standalone et RPA infusée

En effet, il est important de distinguer les éditeurs qui proposent des solutions dites standalones ou agnostiques, spécialisées dans la conception de bots, des offres infusées, qui proposent des fonctionnalités RPA au sein de leurs plateformes de développement ou de gestion de tâches. Dans le premier cas, il sera beaucoup plus aisé d’intégrer les bots au sein de systèmes différents via API, par exemple. Dans l’idée, ces acteurs sont moins dépendants d’un système ou des solutions d’un éditeur. C’est le cas pour Blue Prism, Automation Anywhere, Kofax ou encore UiPath.

À l’inverse, les solutions infusées des acteurs comme Microsoft, Appian ou PegaSystems (entre autres) démontrent une plus forte adhérence avec les plateformes dont ils proviennent. Les bots RPA sont considérés comme des processus au sein de plateformes bout en bout qu’il est possible de concevoir depuis un onglet de l’interface CASE management ou BPM. L’avantage c’est que ceux-ci sont plus facilement accessibles depuis un même environnement plutôt que de passer par un outil de développement tiers. Ils ont aussi une meilleure compatibilité avec les autres produits et outils de leurs éditeurs respectifs.

PegaSystems, un des représentants de la RPA infusée

Nolan Greene, Directeur marketing produit RPA chez Pegasystems, écrit dans un article de blog que c’est une erreur de considérer la RPA comme une plateforme. « L’automatisation et la rationalisation de multiples processus complexes de longue durée qui relient les systèmes internes et externes, le travail des machines et des hommes, les logiciels sur mesure et les applications et systèmes tiers ne sont pas l’objectif de la RPA. C’est le travail d’une plateforme iBPMS » [intelligent Business Process Management Suites].
La RPA serait pour Pega une « pièce du puzzle » de l’automatisation. Gartner le soutient dans cette analyse à travers son Magic Quadrant. Il s’agit donc d’un des éléments de la boîte à outils d’automatisation « DigitalOps », un complément au BPM.

Seulement, les entreprises qui n’utilisent pas ces outils généralement issus du BPM, comme ceux de Pega, trouveront moins l’intérêt de se procurer une solution de bout en bout pour remplacer des outils qu’elles ont déjà en interne. À noter qu’Appian ne propose que depuis peu une option infusée dans sa plateforme low-code/no-code. Auparavant, elle ne comptait que sur des intégrations avec les outils dédiés d’UiPath d’Automation Anywhere et Blue Prism. C’est l’approche choisie par un acteur français du BPM, Bonitasoft, qui propose à ses clients de faire appel aux services d’UiPath.

RPA autonome, supervisée et hybride

Comme nous l’avons expliqué à de nombreuses reprises, il faut différencier trois types de bots RPA. Le premier, autonome, vise à supprimer entièrement le besoin de l’intervention humaine dans un processus donné. Les tâches effectuées sont répétitives, comme de la remontée de données entre un système et un autre système à heures fixes. Le deuxième bot est supervisé par l’utilisateur d’un poste ou un développeur, afin qu’il se déclenche suivant les besoins.
Le premier s’exécute majoritairement en back-office, tandis que le deuxième sert principalement à automatiser des tâches en front office. Un troisième bot, dit hybride, combine les deux types pour gérer des tâches répétitives qui demanderaient d’accéder aux deux types d’environnements.

Tous les acteurs du marché entendent proposer des bots autonomes, supervisés et hybrides. Cependant, certains d’entre eux s’illustrent mieux dans une des pratiques et vice-versa, suivant les cas d’usage qu'ils veulent couvrir. C’est justement pourquoi Gartner a publié en sus du Magic Quadrant 2019 un article intitulé « Attributs critiques de l’automatisation robotisée des processus ».
En novembre 2019, le cabinet de conseil identifiait trois grands types de cas d’usage : l’intégration de données de manière ponctuelle via une interface utilisateur, la migration de données à grande échelle et l’automatisation du rassemblement d’informations pour renforcer le savoir des métiers. Typiquement, ces cas d’usage peuvent être déployés en utilisant dans l’ordre un bot hybride, un bot automatisé et un bot supervisé.

Gartner identifie les meilleures solutions par cas d’usage en s’appuyant sur dix critères d’évaluation. Pour la migration de données à grande échelle, Blue Prism et UiPath dominent le classement des 18 solutions étudiées. Kofax, Pegasystems et Workfusion, à égalité, suivent de près ces représentants de la RPA standalone. L’intégration automatisée de données via l’IU semble être la spécialité d’UiPath et d’Automation Anywhere suivi par Blue Prism, Kofax, Servicetrace (non disponible en France) et NICE.
Enfin, le renforcement du savoir apparaît comme le point fort de WorkFusion et Kofax. Automation Anywhere, ServiceTrace, UiPath, Another Monday, puis Blue Prism sont légèrement en retrait.

Les 10 attributs critiques d’un outil RPA selon Gartner

Ces cas d’usage ne suffisent pas à déterminer la pertinence d’un outil RPA. Gartner a établi 10 « attributs critiques » pour choisir un outil RPA. Ces « attributs critiques » incluent :

-           la qualité des outils de développement fournis,

-           les fonctionnalités d’intégration,

-           la présence de fonctionnalités d’observabilité,

-           l’étendue de la bibliothèque de scripts/composants,

-           l’identification des impacts du changement,

-           la sécurité,

-           la résilience et la reprise après erreur,

-           l’automatisation des processus métiers,

-           l’utilisation de l’IA, du ML et du NLP,

-           la disponibilité d’un outil OCR.

Ces critères techniques sont plus ou moins importants suivant les cas d’usage. Toutefois, il en ressort que Gartner a noté en premier lieu la pertinence des environnements de développement et des fonctionnalités d’intégration vers différentes applications ou API. Tous les acteurs cités disposent des capacités listées ci-dessus avec toutefois quelques réserves à noter.

L’IA, une fonctionnalité contingente de la RPA

Les capacités d’automatisation des outils RPA passent de plus en plus par de l’IA, du machine learning ou du NLP (traitement du langage naturel). Il ne s’agit plus seulement d’exécuter des scripts, mais de laisser la place à des fonctionnalités capables de traiter des données structurées souvent  inaccessibles via un connecteur ou une API.

Les techniques comme l’OCR, le data scraping et le screen scraping sont améliorés par des fonctionnalités de vision par ordinateur. C’est d’ailleurs l’utilisation la plus courante de l’IA au sein des plateformes/logiciels RPA. Ces techniques visent à extraire des informations de fichiers PDF, d’images ou bien à enregistrer et à reproduire les faits et gestes d’un collaborateur lors d’un processus métier (exemple, le lancement et l’arrêt de l’ensemble des applications nécessaires au travail d’un téléconseiller, ou la population de champs d’information sur un client dans plusieurs outils).

Toutefois, ces techniques sont pour l’instant limitées et demandent souvent un ajustement manuel pour fonctionner correctement. De plus, ces fonctionnalités impliquent une puissance de calcul supplémentaire généralement mis à disposition par les fournisseurs cloud. Certains éditeurs, par exemple PegaSystems ou BluePrism proposent également ces solutions IA via des licences supplémentaires, note le Gartner.

Se tourner vers un éditeur agnostique doit permettre d’éviter l’enfermement auprès d’un éditeur de BPM ou de toute autre solution de gestion de processus métier. En revanche cela ne garantit pas les meilleures pratiques commerciales.

À qui s’adressent les outils RPA ?

Contrairement à ceux que certains éditeurs veulent faire croire, développer un bot RPA n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Si certains peuvent être développés par des collaborateurs éclairés, c’est-à-dire qui ont une compréhension des logiques métiers et celles qui sous-tendent un processus, la plupart des solutions demandent des compétences en développement. Bon nombre d’éditeurs comme PegaSystems, Appian, UiPath (qui tente aussi d’être facile d’utilisation pour les métiers) ou encore NICE proposent des certifications pour développeurs et administrateurs système.

Cela ne les empêche pas de proposer des interfaces simples à utiliser pour ces populations techniques. Matt Calkins, cofondateur et PDG d’Appian, privilégie l’accélération des développements via la RPA plutôt que la démocratisation des outils à proprement parler. À l’inverse, certains acteurs, Microsoft en tête, veulent proposer des logiciels accessibles pour les collaborateurs. Dans Microsoft Power Automate, Flow s’adresse à la fois à des développeurs et à des métiers qui peuvent utiliser des fonctionnalités préconstruites ou manipuler une interface simplifiée. Cela demande toutefois un support de la part des administrateurs.

NB : comme pour n’importe quel logiciel, le choix d’un outil RPA s’effectue en consultant la documentation technique et les modalités de licence fournies par les éditeurs. Les analyses du Gartner ou de Forrester sont des aides supplémentaires.

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