Utiliser les sondages de Qualtrics pour améliorer l’engagement des employés

Les enquêtes en ligne de SAP Qualtrics permettent de mieux comprendre le sentiment des employés, ce qui aide les managers et les RH à agir en conséquence et à améliorer l’engagement des collaborateurs. Voici quelques conseils et un retour d’expérience pour y arriver.

Qualtrics propose une version gratuite de son outil d’enquêtes en ligne et de sondages pour aider les employeurs à mieux gérer l’engagement de leurs employés. Cet outil fournit des résultats en temps réel qui peuvent donner des informations précieuses aux ressources humaines – comme repérer des tendances ou découvrir les raisons à la base de problèmes d’implication. Le tout contribuant à améliorer l’expérience employés (qui englobe l’implication).

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Les sondages sont importants, mais ils ne sont pas le seul moyen

Cela paraît évident, mais les organisations ne peuvent comprendre leurs employés que si elles trouvent des moyens concrets d’échanger sur leurs perceptions de leur vie au travail.

Une des fonctionnalités les plus importantes de Qualtrics concerne les sondages ; en particulier ceux (les « enquêtes Pulse ») pour sonder les employés qui travaillent depuis chez eux et ceux pour évaluer la manière dont ils voient le retour au bureau, analyse Laura Becker d’IDC.

Qualtrics a également sorti un « vérificateur de symptômes » que vous pourrez déployer lorsque les employés reviendront au bureau, ainsi qu’un composant de recherche de contacts qu’un employé peut activer pour avertir les collègues avec lesquels il a été en contact, dans le cas où il tombe malade.

Ces exemples illustrent différentes facettes de l’intérêt des outils d’enquêtes en lignes.

Mais les enquêtes ne sont qu’un élément d’une stratégie d’écoute des sentiments employés, avertit David Johnson, analyste chez Forrester. « C’est un canal important, mais ce n’est pas le seul », prévient-il. « Il ne remplace pas les conversations téléphoniques (ou une cartographie des déplacements des employés) ».

Enquêtes dans Qualtrics : simples, mais attention aux pièges

Autre avertissement de l’analyste : la version gratuite de Qualtrics a des capacités réelles, mais limitées. Les entreprises devront presque toujours passer à une version payante pour recueillir des données plus substantielles, continue David Johnson. La version gratuite est donc plus dédiée à se « faire la main ».

Enfin, les données recueillies par Qualtrics nécessitent des compétences analytiques pour bien les comprendre et prendre de bonnes décisions. « Vous devez être prudent lorsque vous interprétez les données. Si vous les prenez au pied de la lettre, vous pouvez en tirer de très mauvaises conclusions ».

Parmi les entreprises qui ont commencé à utiliser Qualtrics après être entièrement passées en télétravail se trouve Chanty – un concurrent ukrainien de Slack.

Avant la fermeture de ses bureaux à Zurich, à New York et en Ukraine (en raison du COVID-19), les dirigeants et les managers communiquaient avec les employés au cours des réunions. Mais la pandémie a obligé l’entreprise à trouver de nouveaux moyens pour savoir comment les employés se sentaient.

« Dans leurs vies personnelles, vos collaborateurs sont habitués à être des clients [que l’on écoute]. Ils attendent de vous le même niveau de service au travail. »
Laura BeckerIDC

Chanty leur a donc envoyé régulièrement des enquêtes très simples – pas plus de deux questions – sur leur état d’esprit, leur productivité ou les principaux écueils de leur journée de travail à domicile, raconte Dmytro Okunyev, le fondateur de Chanty. Les managers utilisent ces réponses pour essayer de créer une meilleure expérience employé. Par exemple, l’entreprise a appris que ses collaborateurs travaillaient beaucoup mieux lorsque leurs horaires sont flexibles plutôt que fixes.

Autre changement induit par ces retours, auparavant, les dirigeants et les managers de Chanty se concentraient sur les aspects plus organisationnels du travail dans les bureaux. Depuis, ils ont changé pour essayer de mieux comprendre la satisfaction des employés, ajoute Dmytro Okunyev.

Pour lui, Qualtrics a été assez assez facile à mettre en place, ce qui a permis à son entreprise de lancer rapidement les premières enquêtes. « Il y a des tutoriels et des ressources pour vous aider, mais franchement, c’est si facile que vous pouvez créer un compte et démarrer tout seul en 15 minutes », avance-t-il.

Néanmoins, bien qu’il soit facile de créer des enquêtes, l’application a été initialement conçue pour les utilisateurs américains. Résultat, Chanty a dû résoudre plusieurs problèmes d’importation de fichiers CSV avant de pouvoir analyser les réponses.

Les employés sont des clients internes

Chanty ne demandera pas à tous ses employés de revenir au bureau. Au contraire, elle prévoit de mettre en place un modèle de travail à domicile à temps partiel. « Les résultats des enquêtes faites avec Qualtrics nous ont donné beaucoup d’indices sur le fait que les gens veulent vraiment se sentir comme chez eux… même lorsqu’ils sont au bureau », explique Dmytro Okunyev, qui va en tirer les conclusions et prendre les mesures en conséquence.

« Cela ne s’appelle pas Qualtrics Pulse Survey pour rien », renchérit Laura Becker (IDC), «  ces enquêtes prennent le pouls des employés en continu [N.D.R. : en anglais pulse signifie pouls, pulsation] ».

Qualtrics permet à la fois d’avoir un feedback à 365 degrés et de créer un dialogue régulier avec les employés, ajoute-t-elle. Le temps où les entreprises effectuaient des enquêtes annuelles semble révolu. Les sondages internes se font désormais de manière beaucoup plus fréquente.

Cette écoute régulière montre aussi aux employés qu’ils sont entendus. Le processus de sondage en lui-même favorise donc leur engagement en leur montrant que leur avis compte. « Les études traduisent une corrélation claire entre l’engagement et les résultats [d’une entreprise], car l’engagement fait que les employés sont plus impliqués et plus confiants », estime Laura Becker.

« Les employés sont les clients internes de votre organisation », conclut-elle. « Dans leurs vies personnelles, ils sont habitués à être des clients [que l’on écoute]. Ils attendent de vous le même niveau de service dans leur environnement de travail ».

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