Visioconférence : cinq idées pour lutter contre l’épuisement lié aux réunions virtuelles

En abordant différemment la visioconférence, les organisations peuvent gagner en efficacité et prévenir les burnouts d’employés qui enchaînent les réunions virtuelles, souvent trop longues.

Le passage au travail à distance a entraîné une progression rapide de la visioconférence et du nombre de réunions virtuelles. Et la tendance ne semble pas près de s’arrêter. Le futur environnement de travail semble se diriger vers un « mode hybride » où les réunions vidéo resteront un élément central de la coopération entre employés (et avec les clients).

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Cependant, ce phénomène a également entraîné des conséquences négatives, en premier lieu la lassitude à l’égard des réunions virtuelles (qui a même donné l’expression « Zoom fatigue »).

Car contrairement à une conférence audio, la vidéo exige une participation plus active. Les personnes sont souvent assises ou debout dans un même endroit, face caméra, pendant de longs moments. Et le fait de se voir dans une petite fenêtre en bas de l’écran finit par pousser à se regarder soi-même. Ce qui conduit les participants à se concentrer davantage sur leur apparence que sur le contenu de la réunion.

Les réunions souffrent aussi souvent d’une mauvaise qualité vidéo - soit à cause de problèmes de réseau, soit à cause de périphériques audio et vidéo de piètre qualité. Là encore, ces désagréments se traduisent par une perte d’attention, ou par un effort mental supplémentaire pour ne pas décrocher.

Si ces problèmes ne sont pas réglés, la productivité des réunions diminue. Et les participants auront tendance à couper leur caméra, ce qui rendra la communication moins efficace.

Il existe heureusement quelques solutions simples pour y remédier.

Comment organiser des réunions moins fatigantes (et plus efficaces)

Voici cinq pistes que les organisations peuvent suivre pour lutter contre la fatigue de la vidéo :

1 – Raccourcir la durée des réunions. La réunion type aujourd’hui dure une heure. Raccourcir les discussions à 45 ou même 30 minutes est une excellente idée. Ces durées plus courtes facilitent la concentration de l’auditoire, obligent l’orateur à être succinct et donnent aux employés plus de flexibilité pour programmer des pauses entre leurs réunions.

Envisagez également des réunions « pop-up » – ou « flash » – encore plus courtes pour les conversations de groupe.

2 – Réduisez le nombre de réunions. Utilisez des applications de collaboration d’équipe et de gestion des tâches pour suivre l’état d’avancement des étapes de vos projets. Ce suivi plus fin vous permettra de ne prévoir des réunions que lorsqu’elles sont absolument nécessaires – par exemple, pour discuter d’un problème clé ou faire un brainstorming sur un projet.

3 – Revoyez vos exigences. Il n’est pas toujours nécessaire que tous les membres d’une équipe aient leur caméra allumée, surtout lorsque le nombre de participants à une réunion est élevé. Dites à vos collaborateurs qu’ils peuvent éteindre la leur et ne participer qu’en audio s’ils ont besoin de changer d’air – s’ils veulent se promener pendant la réunion par exemple, ou être en tenue décontractée chez eux.

Bien entendu, cette politique doit être suffisamment souple dans les deux sens pour exiger une participation vidéo lorsqu’il est nécessaire de se voir ou de partager des contenus.

4 – Planifiez des pauses. La plupart des applications de gestion d’agenda permettent de programmer des pauses entre les réunions. Utilisez-les pour éviter d’enchaîner les réunions en imposant des pauses de cinq, dix, voire quinze minutes.

5 – Améliorez la vidéo. Utilisez les fonctionnalités des applications de visio pour réduire le bruit de fond et améliorer la présentation visuelle.

Que ce soit dans les salles de réunion ou pour le bureau personnel de vos collaborateurs, déployez des appareils audio et vidéo et de bonne qualité pour améliorer le cadrage, l’éclairage et l’acoustique. Et encouragez vos employés à désactiver le « retour vidéo » de leur propre image, si l’application le leur permet.

Principaux points à retenir

Steps to reduce video fatigue

Les organisations RH et IT doivent travailler main dans la main pour bien comprendre les nouveaux défis auxquels les employés sont confrontés lorsqu’ils utilisent massivement la vidéo et qu’ils enchaînent les réunions virtuelles.

Le mieux est de déployer des outils d’analyse pour mesurer la qualité vidéo et audio ainsi que l’utilisation des caméras.

Sollicitez aussi activement le feed-back des employés pour déterminer leurs points sensibles.

Grâce à un mélange de règles, de bonnes pratiques et de technologies, les entreprises peuvent lutter contre la fatigue des réunions virtuelles. L’épuisement des employés en sera réduit, et vos réunions en gagneront d’autant en efficacité.

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