Ask Industries affine ses réponses aux appels d’offres avec la planification dynamique

Spécialisé dans les systèmes audio, l’équipementier italien a amélioré sa planification en passant d’Excel à Anaplan. Résultat, une meilleure visibilité long terme et des modifications beaucoup plus simples sur les RFQ en cours d’étude.

Ask Industries fournit des équipements audio pour les véhicules. Et en la matière, les exigences des constructeurs sont nombreuses. Un véhicule peut en effet compter jusqu’à 18 haut-parleurs, et une dizaine est devenue un standard.

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Pour équiper leurs véhicules, les constructeurs lancent un appel d’offres aux équipementiers spécialisés – dont fait parti Ask Industries. Ce RFQ (Request for Quotations, demande de devis) regroupe toutes les exigences du constructeur, que ce soit en termes d’acoustique, d’amplificateur, d’antenne, de câbles – tant en dimensions, qu’en formes, en positionnement, etc.

Un fournisseur comme Ask Industries, qui travaille avec la plupart des constructeurs automobiles, reçoit 300 RFQ chaque année – et gagne environ 30 % des marchés.

Les RFQ au cœur de la planification

Les RFQ sont en tout cas très différents en fonction des voitures et des options de chaque gamme.

Or ces RFQ impactent tous les départements d’Ask Industries. Le budget Ventes bien sûr (renouvellement de gamme par exemple), mais aussi l’investissement nécessaire (machines-outils), l’engineering et la R&D (Product Management), les comptes et bilans d’exploitation (P&L/BS, pour Profit and Lost, Balance Sheet).

Auparavant, toute la gestion et les estimations se passaient dans Excel : « les responsables de chaque service ajoutaient des feuilles dans les classeurs, puis envoyaient le document au service suivant qui lui même ajoutait des informations. D’où des documents très lourds à manipuler, et des calculs qui finissaient par bloquer », raconte Enrico Righini, directeur du contrôle de gestion d’Ask Industries.

Chaque service a en effet son propre modèle de planification. Et les échelles de temps sont différentes selon les composants : un amplificateur nécessite entre 2 et 4 ans de R&D et reste en production une dizaine d’années, alors qu’un câble ne nécessitant que quelques mois de développement est produit pendant 3 ans.

L’équipementier doit de plus répondre au constructeur dans un délai de 3 semaines maximum. À la fin du processus les responsables ventes et produits ainsi que le PDG devaient approuver l’offre.

À noter que, les services achats et logistiques n’étaient pas consultés, par manque de temps.

Des outils traditionnels trop rigides

En 2017, Enrico Righini réfléchit à la manière de se débarrasser d’Excel pour mieux gérer la planification. Pour lui, il est évident que les RFQ constituent le cœur business d’Ask Technologies, et qu’ils doivent figurer au centre de son système de planification.

La solution envisagée devait répondre à plusieurs objectifs, en termes de processus métiers, d’organisation et de technologie. Il s’agissait de supprimer les doublons, de disposer d’informations fiables pour chaque décision, de réduire les délais, d’assurer que chaque service ait accès à une plateforme commune, ou que les données se propagent instantanément d’un service à l’autre, entre autres.

« Le projet n'a pas été facile, il s’agissait d’évoluer d’une activité non planifiée vers une activité organisée. »
Enrico RighiniAsk Industries

Dans cette optique, Ask Industries a estimé que les outils traditionnels comme SAP et Tagetik manquaient de flexibilité (ce qui n’empêche pas par ailleurs Ask Industries d’exploiter au jour le jour l’ERP SAP 4/HANA). Au final, aidé par Accenture, Ask Industries choisit Anaplan, une solution certes plus souple, mais pour laquelle les modèles étaient à construire.

Une implémentation en 11 mois

Alors que pour d’autres projets informatiques Ask Industries avait l’habitude de procéder à une mise en œuvre par pays (Italie puis Pologne, puis Allemagne, etc. – Ask étant présents sur 4 continents), l’équipementier a procédé par départements avec Anaplan.

Le modèle de planification pour le service Ventes a été implémenté en premier pour le Brésil, l’Italie, l’Allemagne et la Chine. Au final, tous les modèles ont été installés entre avril 2018 et février 2019. « Nous avons respecté les délais et le budget, à 4 % près », se félicite même Enrico Righini.

Aujourd’hui, la solution est exploitée par 160 utilisateurs : 100 au service investissement, 20 aux ventes, 30 au P&L/BS, et 10 à la gestion produits. La collaboration entre les différents départements s’en trouverait grandement facilitée : les appels d’offres gagnés alimentent les ventes ; les ventes et les coûts de production alimentent les comptes d’exploitation ; les dépenses en R&D sont planifiées sur un horizon de 15 ans.

« Passer d’Excel à Anaplan n’a pas été facile, il s’agissait d’évoluer d’une activité non planifiée vers une activité organisée. »
Enrico RighiniAsk Industries

« Les utilisateurs ont dû accepter cette conduite du changement. Ils avaient l’habitude de travailler sur leurs propres fichiers Excel. Passer d’Excel à Anaplan n’a pas été facile, il s’agissait d’évoluer d’une activité non planifiée vers une activité organisée », reconnaît Enrico Righini.

ROI

Les gains en réactivité sont néanmoins appréciables. Le service Ventes ne prend plus qu’une journée pour vérifier un budget, contre deux semaines auparavant. Les ventes réalisées sont transférées quasi instantanément au département P&L/BS. Et la consolidation au niveau de ce dernier est automatique.

Surtout, le changement d’une information est visible instantanément par tous les services. Ainsi, le changement d’un paramètre sur un haut-parleur par exemple permet d’affiner rapidement et simultanément l’investissement et les ventes, afin de modifier en conséquence la réponse au RFQ.

La prochaine étape sera l’intégration des services achats à l’outil. Quant à la relation avec les constructeurs automobiles, Ask Industries n’a pas trop ébruité comment il avait optimisé le traitement des RFQ. « Si nous apparaissons comme trop riches, ils vont nous demander des réductions. Si nous apparaissons comme trop pauvres, ils vont chercher à changer de fournisseurs », nous confie, non sans humour, Enrico Righini.

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