GED : comment l’Institut de Biologie de Lille arrive à gérer lui-même ses outils collaboratifs

Pour assurer la sécurité de documents sensibles, l’IBL voulait un « Office » à la fois en ligne – pour la collaboration – et sur site – pour la confidentialité. Son choix s’est porté sur l’open source avec un déploiement en interne d’une alternative européenne à Microsoft.

Avec ses 12 000 m² de laboratoire, ses dix-sept équipes de recherche et ses deux cent cinquante collaborateurs, l’Institut de Biologie de Lille (IBL) – qui fait partie du CNRS – fait de la recherche dans les domaines de l’infectiologie, de la génétique du diabète et de l’obésité, et de la cancérologie. Dans son fonctionnement quotidien, et comme pour presque toutes les organisations, l’IBL doit créer, partager et utiliser une multitude de documents bureautiques.

Jusqu’ici, les outils utilisés pour élaborer ces documents étaient « des versions professionnelles de Microsoft Office », explique Jérémy Maton, Administrateur Systèmes et Réseaux de l’IBL au MagIT. C’est-à-dire des licences PC et Mac avec les applications installées sur les machines.

Quant au partage de documents, il se faisait principalement par mail.

Ces modes de travail « complexifiaient l’administration et l’accessibilité », se souvient le responsable. Conséquence, en 2018, l’idée de passer à des outils plus dans l’air du temps (Dropbox-like, co-édition de documents, etc.) prend forme. « Nous avons migré progressivement par conscience du manque d’efficacité collaborative [pour] améliorer notre fonctionnement », raconte aujourd’hui Jérémy Maton.

Un Office sur site sinon rien

Mais pour l’Institut de Biologie de Lille, pas question de transformer un outil IT sans prendre beaucoup de précautions. « Notre premier critère [de choix] était la possibilité d’héberger localement nos données pour assurer leur sauvegarde et garantir leur sécurité, compte tenu du caractère sensible des documents » justifie Jérémy Maton, Administrateur Systèmes et Réseaux.

« Dans le domaine de la recherche, les pratiques sont encore d’avoir la maîtrise des outils et des contenus. Nous ne dérogeons donc pas à ces habitudes. Nous traitons des données de recherches pouvant donner lieu à des brevets par exemple. Ce n’est pas anodin pour nous ».

« Dans la recherche, les pratiques sont encore d’avoir la maîtrise des outils et des contenus. Nous traitons des données qui peuvent donner lieu à des brevets. Ce n’est pas anodin. »
Jérémy MatonInstitut de Biologie de Lille

« L’Institut se compose de nombreux métiers [N.D.R. : chercheurs, enseignants, étudiants, etc.] qui communiquent avec une multitude d’organismes externes. La solution que nous recherchions devait donc aussi être totalement interopérable avec la plupart des suites bureautiques du marché ».

Autre exigence, elle devait être compatible avec tous les systèmes d’exploitation (y compris Linux).

Le choix se porte rapidement sur OnlyOffice, une alternative européenne open source à Office 365 d’origine balte. « L’ergonomie a été un atout considérable », ajoute le responsable. « [Dans OnlyOffice] tout est pensé pour ressembler aux outils bureautiques connus, que ce soit l’interface, les onglets, les icônes ou la terminologie ».

La compatibilité des mises en forme avec Microsoft Office a aussi fait la différence par rapport à un LibreOffice. « Cela a été primordial pour le partage de données avec les différents partenaires scientifiques et autres collaborateurs », confirme Jérémy Maton.

Fin 2018, OnlyOffice Workspace (ex-OnlyOffice Enterprise) est déployée on-premise au sein de l’Institut Biologique de Lille.

L’Institut de Biologie de Lille amorce le virage vers le collaboratif

L’Administrateur Systèmes et Réseaux n’en dira pas plus sur l’infrastructure sous-jacente, sauf qu’elle n’est pas cloud. Et que le projet de la cloudifier n’est pas envisagé pour le court terme. « La récente labellisation d’OVHcloud “SecNumCloud” par l’ANSSI changera peut-être la donne un jour [mais] pas dans l’immédiat », répond-il au MagIT quand on évoque la possibilité de passer à un cloud souverain.

Au sein de l’IBL, le nouvel outil ouvre en tout cas la porte aux fonctionnalités collaboratives « qui répondaient à une vraie demande ».

« Grâce à la gestion des droits d’accès très affinée, les échanges de documents se sont considérablement simplifiés, que ce soit pour coéditer les documents (lors du travail sur les argumentaires ou de la prise de note), pour donner l’accès aux documents à tous les membres de l’équipe (afin qu’ils puissent les modifier au fur et à mesure de l’avancement des recherches) ou pour partager une présentation avec un étudiant », liste Jérémy Maton.

Le moteur ElasticSearch – intégré dans la GED d’OnlyOffice – permettrait également un accès plus rapide à l’information.

« La messagerie instantanée intégrée à l’édition des documents nous a aussi permis […] de garder un lien social. »
Jérémy MatonInstitut de Biologie de Lille

Le passage à cet outil en ligne (mais sur site) a pris une importance toute particulière avec les confinements. « Nous avons été amenés à revoir nos méthodes de travail pour alterner entre le présentiel et le télétravail. Avec OnlyOffice, chacun de nos utilisateurs peut se connecter de chez lui avec un PC ou une tablette en totale autonomie. L’interface est la même partout, la connexion est simple et sécurisée où que l’on soit », se réjouit le responsable.

« Et l’outil de messagerie instantanée intégrée directement à l’édition des documents nous a aussi permis de continuer à travailler ensemble, et finalement à garder un lien social ».

Aujourd’hui, 320 utilisateurs travaillent sur l’outil. « Nous avons très peu de retours des utilisateurs, ce qui est plutôt bon signe », conclut Jérémy Maton. « Que ce soit la GED ou la suite bureautique, les outils ont été complètement adoptés ».

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