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L'INSERM optimise les budgets de ses 300 laboratoires avec des outils BI

Le poids de la recherche sous contrat ne cesse de croitre dans la santé. L'INSERM a donc renforcé son pilotage financier en poussant ses directeurs de laboratoire à utiliser son portail décisionnel qui s’appuie sur Oracle BI Apps.

Avec un budget annuel de 950 millions d'euros, l'INSERM est un acteur de poids de la recherche médicale en France. C'est même la plus vaste organisation dédiée à la recherche biomédicale en Europe. L'Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale fédère 300 laboratoires en France. Il œuvre dans disciplines diverses : depuis la neurologie jusqu’à la lutte contre le cancer, en passant par l'immunologie. Il est présent sur 36 sites de recherche clinique au sein des hôpitaux français, et possède une forte présence à l'international, notamment pour être au plus près des foyers d'infection des virus Zika ou Ebola.

L'INSERM compte 5.000 salariés dont 2.155 chercheurs et s'appuie depuis de nombreuses années sur les outils Oracle pour sa gestion financière. Certains de ces chercheurs sont très actifs sur le Big Data dans le cadre des recherches sur la médecine personnalisée. Mais cette analytique Big Data s’arrêtait là.

Pour gérer l'activité de ses laboratoires, L'INSERM exploite en effet des outils plus traditionnels. « Pour notre système financier, nous sommes dans une position assez classique puisque nous exploitons E-Business Suite d'Oracle de longue date » explique François Chambelin, directeur financier de l'INSERM. « La E-Business Suite irrigue nos trois niveaux de l'organisme qui sont : le siège, les délégations régionales, et nos 300 laboratoires. » L’INSERM utilise cette suite pour la gestion des budgets, la comptabilité et le contrôle de gestion.

L'INSERM, un utilisateur Oracle de longue date

Si aujourd'hui les relations entre l'INSERM et Oracle semble au beau fixe, ce ne fut pas toujours le cas.

L'INSERM avait été le premier établissement public français à mettre en œuvre l'ERP Oracle, non sans mal puisque le projet SAFIR (Système automatisé financier de l'Inserm), dont l'appel d'offre avait été lancé 2000 mais n'avait pu entrer en production que trois ans plus tard. Pour n'être vraiment opérationnel qu'à partir de 2004.

Depuis, l'INSERM a déployé la plateforme décisionnelle Oracle Business Intelligence aux côtés de l'E-Business Suite.

Pour le directeur financier, l'objectif de ce projet est que « chacune de ces strates [ait] accès à un décisionnel qui soit nourri par les données générées par le système de gestion ».

La montée en puissance de l’informatique décisionnelle au sein de l’institut accompagne un mouvement de fond : la part des contrats de recherche croît de plus en plus dans le modèle économique des laboratoires.

Ces contrats de recherche peuvent être initié par un partenaire publics ou privé et concerne un point de recherche relativement précis comme, par exemple, l'effet des nanoparticules sur la santé. Ces contrats représentent maintenant 30% du budget de L'INSERM.

Dans ce cadre de diversification des revenus, une des plus-values importantes apportées par le décisionnel est « la bonne maîtrise du coût des fonctions de support ».

« Nous avons doublé notre chiffre d'affaires sur les contrats de recherche - sans aucun recrutement supplémentaire. Ce qui signifie que nous avons doublé notre productivité sur ce sujet. Je suis convaincu que les BI Apps - via la vision achats qu'ils nous donnent - permettent aux directeurs de laboratoires de maximaliser l'efficacité de leurs budgets ».

Avec la plateforme décisionnelle d’Oracle, les directeurs financiers des délégations régionales peuvent aujourd’hui consulter des indicateurs clés pertinents, comme par exemple le montant des commandes passées par un laboratoire. D'un drill-down sur une valeur les DAF peuvent retrouver l'ensemble des pièces comptables correspondant aux commandes en question.

Autre illustration de la souplesse apportée par BI Apps aux équipes de François Chambelin, suite aux attentats de 2016, les autorités ont demandé à l'INSERM quelles étaient ses contrats de gardiennage pour assurer la sécurité de ses laboratoires. L’information a pu être retrouvée en quelques minutes grâce au système décisionnel qui a permis de savoir très rapidement quels établissements ne disposaient pas encore d'un gardiennage suffisant.

Autre vertu de ce meilleur partage de l'information financière, au moment de la rédaction des rapports : « cela nous a permis de réduire le risque quant aux livraisons des résultats des contrats de recherche qui sont généralement des rapports scientifiques et financiers et dont les dates de livraison sont impératives » estime François Chambelin.

Au niveau des unités de recherche elles-mêmes, la plateforme BI donne les moyens aux responsables de consulter leurs portefeuilles de contrats de recherche par client, de visualiser les sommes en jeu, les budgets alloués sur l'année et sur les années suivantes.

« Un responsable peut visualiser immédiatement le niveau d'activité de chacun de nos laboratoires jusqu'à l'année n+2. C’est une information clé au moment où l'on s'apprête à répondre à une demande d'un industriel pour un nouveau contrat de recherche », explicite le Directeur.

L'INSERM à l'heure de la « Shared Data »

Pour François Chambelin, fluidifier la circulation des informations via cette brique décisionnelle permet aussi de consolider la confiance des opérationnels dans la donnée.

« Les directeurs de laboratoire sont des scientifiques, souvent des médecins et des chefs de service hospitalier. Ce sont des gens qui ont peu de temps à accorder aux aspects financiers. Il est donc essentiel qu'au moment où il faut discuter d'un budget ou de la possibilité de prendre en charge un nouveau projet, il y ait une confiance partagée quant à la donnée qui est mise à leur disposition ».

Avec cette population pour qui le reporting financiers est loin d'être la priorité numéro 1, François Chambelin doit se montrer diplomate. La diffusion de la BI reste très progressive. Même si, actuellement, BI Apps compte tout de même déjà un millier d'utilisateurs environ.

« Ce n'est pas du Big Data, mais c’est ce que j'appellerai du Shared Data. Aujourd'hui, nous allons aller vers une vision plus fine de la data, réaliser plus de corrélations sur les données financières. Nous voulons aussi intégrer les données RH, ce qui n'est pas encore le cas. Cela nous permettra d'avoir une vision encore plus fine et d’aller jusqu'à l'imputation des ressources RH aux projets ».

Mais pour cela, l'INSERM va devoir rapprocher les données issues du monde SAFIR, conçu sur les technologies Oracle avec ceux du système SIRENE, le SIRH de l'institut, qui - lui - alimente aujourd’hui un tout autre outil décisionnel… en la personne de Business Objects de SAP.

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