McDonald’s prépare la réforme de la facture électronique

Sécurisation des flux média et début de la dématérialisation

Cyrille Maton, responsable du contrôle de gestion, souligne que l’équipe doit impérativement disposer d’outils afin d’assurer un suivi analytique dynamique des campagnes, et ainsi garantir la transparence vis-à-vis du bureau exécutif et des franchisés.

L’automatisation au sein de McDonald’s Force est née d’un impératif de conformité. La Loi Sapin, encadrant les achats d’espaces publicitaires, place l’annonceur en première ligne : McDonald’s demeure le responsable juridique et fiscal ultime vis-à-vis des régies (télévision, presse, affichage), même en présence d’agences mandataires.

Sous l’impulsion de la direction, le GIE a dû sécuriser ces flux en vérifiant systématiquement chaque facture originale émise par les régies. Ce nouveau protocole a généré une hausse immédiate de 40 % du volume de saisies comptables, rendant la gestion manuelle impossible.

C’est dans ce contexte que le partenariat avec Esker a été scellé en 2014. Le choix de la solution a été guidé par un besoin de sécurisation des engagements juridiques et de fluidification des workflows. Cette première réalisation sur le flux média a servi de preuve de concept, démontrant la capacité de l’outil à absorber des pics de charge sans recrutement supplémentaire.

Cette étape a en outre marqué la fin d’une époque « préhistorique » où la circulation des factures dépendait de photocopies physiques et de courriers internes. Elle a aussi ouvert la voie à une dématérialisation étendue aux frais techniques et aux achats hors média, visant le « zéro papier ».

Interopérabilité et écosystème logiciel

La performance du système comptable repose sur une interopérabilité entre Esker et l’ERP Cegid, autre éditeur lyonnais et dont le progiciel est hébergé sur un cloud privé Azure. La connectivité technique a facilité l’intégration du cycle Purchase-to-Pay, permettant aujourd’hui de traiter environ 80 % des flux de manière automatisée.

Pour ses opérations, le GIE ne s’appuie pas exclusivement sur les applicatifs Esker. Il a également recours à SAP Concur. Initialement conçu pour les notes de frais, l’outil a été affecté à la gestion des dépenses publicitaires locales des franchisés.

Un mécanisme automatisé permet, via une demande validée dans SAP Concur, de générer instantanément un courriel vers Esker, et de déclencher la création d’un devis et d’un bon de commande.

L’automatisation s’étend aux complexités tarifaires du « print » (PLV), où les prix sont dégressifs en fonction des volumes. Là où un opérateur humain devait jongler avec des grilles de calcul complexes et des paliers de prix, la solution Esker calcule désormais instantanément les tarifs exacts.

Performance opérationnelle et valorisation du capital humain

L’intégration logicielle entre Esker, Cegid et Concur a transformé la direction financière en un centre de pilotage capable de réagir plus rapidement aux besoins du terrain.

L’automatisation a aussi modifié la structure des compétences au sein de la finance. En éliminant les tâches de saisie répétitives, le GIE a pu stabiliser ses effectifs sur une décennie tout en montant en gamme sur les profils recrutés.

La priorité est désormais donnée aux analystes et contrôleurs de gestion capables d’assurer un pilotage dynamique des budgets et des provisions.

Cyrille Maton observe que le temps libéré par la machine est réinvesti dans des missions à haute valeur ajoutée, comme la gestion des litiges, l’analyse stratégique pour le marketing ou l’optimisation de la trésorerie.

Le gain en matière de cash-flow est également quantifiable grâce à un modèle de prélèvement automatique, qualifié de mode « billard », qui sécurise les flux entrants en provenance des restaurants.

L’usage du module de gestion des fournisseurs renforce cette sécurité par un contrôle automatique des coordonnées bancaires, neutralisant les risques de fraude au virement.

La technologie ne remplace pas l’humain, mais le repositionne sur le relationnel et l’expertise, estime le responsable du pôle. Ainsi, l’outil Esker agit comme un garant de la fiabilité des données et de la piste d’audit.

Le défi de la facturation électronique : entre préparation et tensions

Le GIE McDonald’s Force se trouve actuellement au cœur d’un défi : la Réforme de la Facturation Électronique (RFE). En tant qu’émetteur et récepteur de gros volumes, le groupement doit être opérationnel dès le 1er septembre 2026.

La complexité est ici technique et réglementaire, notamment pour le « cas d’usage 15 » prévu par la réforme et relatif aux achats médias. Pour être prête à la date butoir, l’équipe finance consacre actuellement trois demi-journées par semaine aux tests et au paramétrage.

Le travail préparatoire révèle des zones de friction dans l’écosystème IT. Si l’accompagnement d’Esker est jugé rigoureux, Cyrille Maton exprime une vive inquiétude face aux retards de l’ERP Cegid et de son intégrateur.

Au 18 juin, les versions définitives permettant la compatibilité avec la RFE n’étaient toujours pas livrées. Les mises à jour sont attendues en août, pour un lancement en septembre. De quoi susciter des tensions sur le calendrier de recettage.

IA, gestion des contrats et horizon 2030

Avant de se projeter concrètement sur d’autres projets, le contrôle de gestion attend de stabiliser son application de la RFE. L’avenir de la direction financière du GIE s’inscrit malgré tout dans une logique d’innovation continue, au-delà de la seule contrainte légale.

L’intégration de l’intelligence artificielle générative est à l’étude pour automatiser le reporting et la mise en forme de la Data, sous réserve de garanties strictes sur la confidentialité des données sensibles. Pas question de transmettre des informations financières à des LLM grand public.

Des perspectives prometteuses émergent également autour des assistants pour les achats sur catalogue et l’adoption de modules de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Ces outils permettraient d’analyser automatiquement les clauses en cas de litige fournisseur, optimisant encore la réactivité du contrôle de gestion.

Mais dans les métiers de la finance, le réglementaire n’est jamais très loin. À l’horizon 2030, la réforme européenne « ViDA » (VAT in the Digital Age) représentera ainsi la prochaine étape de normalisation.

Pour aborder cette nouvelle réglementation, le GIE entend s’appuyer là aussi sur les travaux menés durant plus d’une décennie en matière de dématérialisation.