BI : Microsoft multiplie les sources de données fraîches d’Excel

Plus de « data types », données importables depuis Power BI, partenariat avec le « curateur de données » Wolfram Research. Microsoft ouvre son tableur à plus de jeux de données. Preuve supplémentaire qu'Excel reste l'outil d'intelligence décisionnelle le plus populaire auprès des utilisateurs.

Les utilisateurs de Power BI ont toujours pu extraire et importer des données d’Excel, mais la mise à jour du tableur, avec ses nouvelles fonctionnalités d’intégration, rend les données de Power BI plus accessibles vers Excel. Pour les clients des deux outils de Microsoft, toutes les données produites dans Power BI seront faciles à explorer et à importer dans Excel sous forme de données structurées.

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Les feuilles de calcul restent l’outil le plus populaire pour l’analytique, malgré le développement de solutions d’informatique décisionnelle (BI) plus évoluées. Les tableurs sont si familiers, en fait, que certaines startups du secteur – comme Grid ou Kloud.io – ont développé des produits qui utilisent des interfaces de feuille de calcul plutôt que des tableaux de bord.

Même Microsoft continue d’investir dans Excel, tout en développant Power BI et, à présent, Azure Synapse Analytics. L’éditeur a introduit pour la première fois ce qu’il appelle des « types de données » en 2018 (« data type »), une fonctionnalité qui permet d’importer des jeux de données en temps réel – comme les cours de bourses ou des informations géographiques – directement dans une cellule Excel.

Power BI nourrit Excel

Depuis lors, les utilisateurs d’Excel ont demandé à pouvoir accéder aussi facilement à leurs propres données métier. En retour, Microsoft a donc développé cette nouvelle intégration entre Excel et Power BI.

Donald Farmer est directeur de TreeHive Strategy. Avant de devenir consultant, il a dirigé des équipes chez Microsoft qui ont travaillé sur Power BI. Pour lui, cette nouveauté est une avancée, prudente, mais logique pour Excel.

« Excel a toujours été la source principale de données pour Power BI », explique-t-il. « Les deux ont toujours été étroitement intégrés. Mais c’était surtout dans un sens. Excel était la source de Power BI. Maintenant Power BI devient, en sens inverse, une source principale pour Excel, ce qui fait que les utilisateurs d’Excel pourront capitaliser sur Power BI ».

L’ex de Microsoft met néanmoins en garde sur l’importance de bien gérer la gouvernance des données avec cette nouvelle porte ouverte entre les deux outils. Un point qui est au centre de Power BI et qui ne devrait pas poser de problème, assure Microsoft en réponse. À condition de le prendre effectivement en compte.

« Excel reste la référence. Continuer à l’améliorer en donnant accès à des données plus complexes est essentiel pour la démocratisation de la BI. »
Mike LeoneEnterprise Strategy Group

Pour Mike Leone, analyste senior chez Enterprise Strategy Group, cette intégration a surtout l’avantage de démocratiser un peu plus l’analytique, en permettant aux utilisateurs qui sont plus à l’aise avec Excel de travailler avec les données plus complexes de PowerBI.

« Même si Microsoft continue d’ajouter des fonctionnalités de BI en libre-service à PowerBI, Excel reste la référence pour beaucoup de gens », rappelle-t-il. « Continuer à améliorer Excel pour permettre d’en faire plus aux personnes qui sont plus à l’aise avec le tableur, et leur donner accès à des données plus complexes dans l’outil qu’elles connaissent et qu’elles aiment, c’est essentiel pour la démocratisation de la BI ».

Aussi des sources sans passer par Power BI

La mise à jour donne également la possibilité aux utilisateurs d’Excel qui ne sont pas clients de Power BI de créer des « data types » eux-mêmes. Grâce à la fonctionnalité Power Query, les utilisateurs peuvent se connecter manuellement à des sources, importer ces données et spécifier qu’ils souhaitent les structurer sous la forme d’un « data type ».

GIF montrant la création d'un nouveau data type dans Excel.
Création d'un nouveau data type dans Excel

En plus de permettre aux utilisateurs d’Excel, clients ou non de Power BI, de créer leurs propres « data type », Microsoft a passé un partenariat avec Wolfram Alpha pour ajouter une centaine d’autres sources de données publiques à Excel.

Wolfram Alpha, une filiale de Wolfram Research, est un moteur de requête auquel ses clients peuvent poser des questions factuelles et obtenir des réponses sous forme de données structurées, à l’inverse d’un moteur de recherche qui renvoie une liste de documents ou de pages web.

En utilisant les données de Wolfram Alpha, les utilisateurs d’Excel pourront accéder à des types de données comme des informations nutritionnelles sur les aliments, sur les pays (longueur totale des routes en Espagne, en France, ou au Royaume-Uni) ou d’importer des données scientifiques (nombre de protons par atome, de neutrons pas isotopes, etc.).

Excel ou Power BI ?

Pour Mike Leone, ces données correspondent bien aux attentes de la majorité des utilisateurs d’Excel.

« Quand vous passez [votre analytique] à l’échelle, que vous avez des types de données complexes, des requêtes évoluées et que le besoin d’un tableau de bord interactif se fait sentir, vous atteignez les limites d’Excel. [Mais] pour des requêtes simples et pour l’analyse de petits jeux de données structurées, avec juste du texte ou des chiffres, Power BI est vraiment trop puissant. Excel est plus que suffisant pour faire le travail », estime-t-il.

De son côté, Donald Farmer se montre plus mitigé.

« [La mise à jour] apporte beaucoup de puissance à Excel », constate-t-il. « [Mais] les profils de personnes qui profiteront de ces fonctionnalités pourraient probablement faire le même travail, plus efficacement, dans Power BI. Excel est un super outil, mais je ne pense pas qu’il soit nécessairement approprié pour certains de ces cas d’usage [qu’impliquent ces nouveaux jeux de données] ».

Plutôt que de nouveaux « data types » et une intégration avec Power BI, Donald Farmer aimerait voir plus de fonctionnalités de gouvernance des données dans Excel.

Microsoft, de son côté, répond que Power BI fournit déjà des outils de gouvernance, des datasets, et que par ricochet, les utilisateurs d’Excel en bénéficieront.

L’avenir d’Excel : data storytelling et développement low code ?

D’un point de vue plus prospectif, et en plus de cette gouvernance qu’il appelle de ses vœux, l’ex de Microsoft et de Power BI pense que le futur d’Excel pourrait passer par des capacités de présentation et de data storytelling à la Grid.

Cette startup islandaise permet de prendre des données d’Excel (ou de Google Sheets) et, sans écrire une seule ligne de code, de les transformer en documents web visuels et interactifs. Le créateur de la feuille de calcul – et de la modélisation – peut ainsi plus simplement expliquer son analyse, puis partager le document.

Exemple de tableau de bord sur le prévisionnel à 5 ans d’une entreprise généré avec Grid
Exemple de tableau de bord sur le prévisionnel à 5 ans d’une entreprise généré avec Grid

Toujours selon l’analyste, l’avenir proche d’Excel pourrait également passer par le développement en low-code d’applications (d’inventaire, de suivis de facturations, etc.) à partir des données de feuilles de calcul, comme ce qu’a fait Google en rachetant Appsheet.

L’intégration entre Power BI et Excel est d’ores et déjà disponible. Les nouveaux « types de données » issus de Wolfram Alpha ne le sont en revanche qu’en préversion pour les membres du programme « Office Insider ».

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