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Automatisation des processus métier : comment choisir un outil BPA ?

Voici ce que vous devez savoir sur les outils BPA, comment ils fonctionnent, comment ils aident l’entreprise et comment évaluer les éditeurs.

Chaque secteur de l’entreprise moderne repose sur une forme de normalisation. Les achats, la comptabilité, les ressources humaines, l’informatique, les ventes, le marketing, la production, ou encore l’expédition dépendent de processus et de flux de travail clairement définis pour assurer le fonctionnement de l’entreprise.

Ils apportent une cohérence et une continuité. Chaque tâche est traitée de la même manière. Cette pratique implique une répétabilité sans faille. C’est pourquoi l’automatisation des processus métier doit améliorer toute une gamme d’activités, de la gouvernance d’entreprise, jusqu’à la conformité réglementaire.

Les sociétés qui déploient des outils de Business Process Automation (BPA), elles, peuvent codifier et orchestrer des tâches complexes et répétitives. Néanmoins, il est important de comprendre comment cela fonctionne.

Les avantages communs du BPA

Prenons l’exemple d’un processus commun en entreprise : l’accueil des nouveaux salariés. Celui-ci comprend généralement une série d’étapes. Il commence par l’envoi d’une lettre de bienvenue, l’ajout de renseignement sur les employés dans une base de données, la préparation de documents comme des clauses de non-divulgation, des formulaires fiscaux. Puis, il se termine par l’installation d’un poste de travail, ou tout autre équipement et la planification de séances de formation.

Non seulement ces mesures doivent être documentées, mais les étapes du processus peuvent impliquer plusieurs départements ou mener à la création de procédures. Les relevés bancaires seront envoyés au gestionnaire des paies, par exemple.

Les guides ou listes de contrôle imprimés renvoient à la rationalisation traditionnelle du travail. Or le fait que ces opérations soient manuelles entraîne parfois des erreurs. Le principe du BPA consiste à les éviter, à les rentabiliser par le biais de l’automatisation.

Premièrement, les outils BPA s’appuient souvent sur des organigrammes ou d’autres modèles de visualisation pour orchestrer les étapes d’un processus. Cela doit aider à mieux comprendre les différentes opérations nécessaires à l’accomplissement d’une tâche. De plus, cela permet d’identifier les passages inutiles, les goulets d’étranglement et les effets des modifications choisies par la direction.

Les procédures manuelles sont rarement documentées de manière détaillée. Généralement, leur actualisation n’entraîne pas de remaniements des renseignements associés. Le BPA facilite l’ajout d’indications à chaque étape et leurs mises à jour régulières. Les responsables peuvent ainsi s’en servir pour évaluer l’efficacité et les changer suivant l’évolution des exigences en matière de gouvernance et de conformité.

Ces outils d’automatisation peuvent également suivre l’activité et fournir des analyses concernant les flux de travail. Les documents générés lors des processus peuvent être vérifiés afin de constater leur respect des contraintes opérationnelles. Ces analyses profitent grandement aux entreprises. Elles peuvent aider les responsables à identifier et comprendre les relations de cause à effet sous-jacentes des défaillances.

Par un exemple, une procédure automatisée censée durer quelques heures peut prendre en réalité plusieurs jours avant sa complétion. Une analyse pourrait révéler qu’une étape qui nécessite l’approbation manuelle d’un gestionnaire est la raison du retard. Celui-ci pourrait attendre la fin de la semaine pour valider ces opérations. Le dirigeant pourrait alors s’adapter ou revoir aisément la chaîne de tâches.

Les inconvénients du BPA

Bien que les outils BPA puissent améliorer l’efficacité, réduire les erreurs et aider à protéger l’entreprise, il y a certains inconvénients potentiels à considérer.

L’automatisation s’applique mieux aux processus routiniers, qui sont menés fréquemment par de nombreux utilisateurs. Tenter d’automatiser chaque tâche, en particulier celles qui sont occasionnelles, n’en vaut peut-être pas la peine.

De plus, la robotisation n’est pas un effort ponctuel. Les organisations doivent réévaluer périodiquement les flux de travail. Elles examinent comment les changements apportés au fil du temps à la gouvernance, aux postures de sécurité ou aux exigences de conformité réglementaires devraient se manifester dans la réévaluation des processus. Par exemple, une nouvelle loi peut obliger une entreprise à mettre à jour certaines procédures. Si ces processus sont automatisés, cette forme de traitement devra être ajustée pour respecter les règles en vigueur.

Par ailleurs, le BPA lui-même peut poser un problème. Malgré ses avantages, c’est une ressource IT supplémentaire que l’entreprise doit acheter et maintenir. Il y a un certain risque d’enfermement auprès d’un éditeur suivant sa feuille de route. C’est pourquoi l’évaluation et la sélection des outils sont particulièrement importantes.

Déploiement de l’automatisation des processus métier

Alors que les logiciels traditionnels peuvent être déployés localement, il est courant de trouver des outils BPA disponibles sous forme de plateformes SaaS. Laserfiche Business Process Automation, Tallyfy, ou Kissflow font partie des services les plus utilisés.

Ces applications SaaS simplifient également la mise en œuvre. Au lieu de se soucier des serveurs, du stockage, des licences, etc., les utilisateurs professionnels peuvent lancer le SaaS depuis n’importe quel navigateur Web compatible en se connectant simplement au compte fournisseur. Par conséquent, l’installation se résume à la configuration de l’outil.

Le reporting en temps réel au sein d’une plateforme BPA devrait idéalement permettre à chaque employé impliqué dans un processus de visualiser l’état actuel de chaque flux de travail en cours. Les éditeurs SaaS offrent généralement plusieurs niveaux de service pour répondre aux besoins et au budget d’une organisation. Par exemple, Tallyfy propose un forfait de base à 15 dollars par utilisateur par mois et un forfait pro à 30 dollars par utilisateur par mois. La deuxième formule ouvre plus de possibilités en matière de personnalisation, de rapports et d’analyse.

Encore faut-il savoir concevoir un workflow avec l’un de ces services. Heureusement, la plupart des solutions de BPA fournissent des modèles préconstruits qui peuvent être adoptés et modifiés suivant les besoins spécifiques des métiers. Cela accélère la mise en place des processus, mais il est tout à fait possible d’en créer de A à Z s’ils ne conviennent pas.

Chaque étape peut généralement être liée à des instructions, assorties d’une contrainte de temps, associée à des actions, des approbations ou de la documentation spécifique. Ces instructions peuvent être attribuées à un salarié ou un groupe de personnes.

Le plus grand défi réside dans l’effort nécessaire pour traduire la vision de l’entreprise en processus exploitables. Il faut une compréhension globale de l’organisation pour identifier clairement les objectifs d’une procédure automatisée et le diviser en étapes bien définies qui correspondent à des postes spécifiques.

Le retour sur investissement du BPA se calcule suivant le volume de tâches à effectuer. L’automatisation s’avère plus évidente dans les secteurs qui se concentrent sur l’accomplissement d’actions critiques en grand nombre.

La formation des employés sur la plateforme choisie peut contribuer à accélérer l’adoption et à améliorer la productivité liée aux flux de travail automatisés.

Sélectionner le bon outil

Les logiciels d’automatisation des processus fournissent généralement des rapports complets par le biais de tableaux de bord dynamiques. De tels rapports en temps réel devraient idéalement permettre à chaque employé impliqué dans une procédure de visualiser l’état actuel de chaque flux de travail en cours. Ils doivent mettre en évidence tous les points de préoccupation, comme les documents manquants, les contraintes de temps, etc.

Malgré ces traits communs, les outils ne se valent pas tous. Certains sont adaptés à des secteurs d’activité ou à des départements spécifiques. Par exemple, Kissflow propose des alternatives SaaS pour les RH, les achats et les finances/opérations, ainsi qu’un poste de travail numérique universel. De tels services spécialement conçus à cet effet prennent généralement en charge un plus large éventail de tâches ou de processus connexes, prêts à l’usage. Par exemple, un outil BPA dédié au RH doit faciliter des opérations courantes : suivi des candidats, présence des employés, prise des congés, gestion du rendement, et accueil des salariés.

Ensuite, les logiciels BPA nécessitent un ensemble de connexions vers les applications de messagerie, de collaboration et de reporting. En plus des intégrations avec Outlook, Slack, Gmail, Power Automate de Microsoft (anciennement appelé Flow) et ainsi de suite, un nombre croissant d’outils supportent les liens vers les applications personnalisées. Cela permet aux développeurs de logiciels de créer des services qui utilisent la plateforme BPA par le biais d’API RESTful, de crochets Web en temps réel ou d’un connecteur tel que Zapier.

Par ailleurs, les organisations qui ont des solutions de Business Intelligence à l’instar de Power BI ou Tableau peuvent obtenir des données supplémentaires en s’intégrant aux outils BPA.

Au-delà de ces caractéristiques, trois autres lignes directrices aident à choisir efficacement son BPA. Premièrement, il convient d’évaluer les capacités des logiciels (en particulier les produits SaaS). Les tests permettent de gagner du temps et ne pas gaspiller de l’argent. Lors de la période d’essai, il faut tenter d’automatiser les tâches les plus complexes de l’entreprise et constater (ou non) l’efficacité d’une telle solution.

Deuxièmement, elle aura une incidence sur la gouvernance et la conformité de l’organisation. La direction devrait donc participer au processus d’évaluation et de sélection.

Enfin, il s’agit d’anticiper les potentiels arrêts de services. L’éditeur pourrait cesser ses activités ou faire l’objet d’une acquisition. Pour cela, la feuille de route permet de mesurer les effets d’une telle interruption, et de déterminer si les données peuvent être sauvegardées et migrer vers d’autres solutions similaires.

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